Как да бъдем по-продуктивни: 7 основни правила

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 03:47

Бизнес коучът ви казва как да разработите своя собствена стратегия и да започнете да постигате повече, като харчите по-малко енергия.

Марк Петит помага на предприемачите и компаниите да се справят по-добре. И през годините на практика той формулира седем основни правила за производителност.

1. Имайте ясна картина на случващото се

Преди да започнете да правите планове, първо трябва да разберете къде се намирате в момента. Анализирайте работата си от самото начало до настоящия момент.

Това ще ви даде истинско усещане за това, което вече сте подобрили, какво вече е наистина добро и какво още искате да промените. За да направите това, трябва да направите следното.

Посочете вашите желания

Бъдете ясни относно целите си за изпълнение. Разбирате ли напълно какво правите и защо и какъв трябва да бъде идеалният резултат?

След като си отговорите на тези въпроси, ще разберете от какви конкретни подобрения се нуждаете. Когато ясно виждате резултата пред себе си и сте мотивирани да го постигнете, работите по-ефективно.

Помислете какви промени очаквате

Важно е да разберете как конкретните подобрения ще повлияят на вашия бизнес и личен живот – това е вдъхновяващо. В противен случай ще приемете промяната само за кратък период от време, след което ще се върнете към старите си навици.

За да предотвратите това, отговорете си честно на следните въпроси.

• Ще бъдеш ли по-щастлив?
• Искате ли да работите по-малко и да прекарвате повече време със семейството си? Ако е така, какво ще направите?
• Важно ли е за вас да изградите ефективен екип? Какво бихте могли да постигнете с нея?
• Фокусирани ли сте върху кариерата?
• Искате ли да пътувате повече?
• Искате ли да се чувствате по-свободни?
• Планирате ли да правите повече пари?

2. Фокусирайте се върху силните си страни

Ако обръщаме повече внимание на нашите специални таланти, ставаме по-щастливи и по-продуктивни. В същото време нашата енергия, самочувствие и креативност нарастват.

Вземете лист хартия и запишете всичко, което правите добре. Помислете за времето, когато сте се чувствали уверени и сте постигнали резултати, от които сте били доволни. Игнорирайте слабостите – фокусирайте се само върху най-добрите си качества и силните страни на екипа, ако не работите сами.

Не забравяйте, че всеки човек има своите силни страни. Те се допълват от способностите на другите и заедно могат да доведат до невероятно мощни резултати. Трябва да се стремите към тази симбиоза на ефективност в работата си.

3. Делегирайте задачи

Според принципа на Парето 80% от резултата се постига благодарение само на 20% от действията. Често обаче сме толкова заети с рутината, че не можем да поемем най-важните неща, които съставляват тези 20%. И точно те определят нашата производителност.

Подчертайте най-важните си задачи – както лични, така и професионални. Откажете да направите останалото.

Ако имате много неща, които не вършите много добре или дори не искате да правите, поверете ги на някой друг. Това ще бъде много по-ефективно. Ако не можете да завършите проект, не се изтощавайте, опитвайки се да направите всичко сами – просто помолете за помощ.

Вместо да губите време и енергия, определете кой в каква ситуация ще ви бъде полезен. Делегирайте или възложете три големи задачи на всеки три месеца. Това ще ви помогне да освободите време и да увеличите производителността си.

4. Организирайте работата си

Създайте своята визия за продуктивен ден

Можете да изберете своята стратегия: просто реагирайте на задачите, когато идват, или планирайте деня си отвътре и отвън. Но последователното зачеркване на елементи от списъка със задачи не е за ефективност. Трябва да имате ясно намерение да прекарате деня продуктивно и да се настроите за това преди време.

Така че вместо да правите това, което „нуждае“, спрете и решете какво наистина искате. Вашите действия трябва да бъдат фокусирани.

Задайте три задачи за деня

Много хора водят дневник или редовно правят списък със задачи. Въпреки това повечето хора все още се сблъскват със следния проблем. Списъкът със задачи е просто списък със задачи, които хората планират да изпълнят или смятат, че трябва да бъдат извършени. В същото време не е ясно върху кои от тях трябва да се работи на първо място и защо.

За да подобрите производителността, трябва ясно да приоритизирате. Изберете и правете само три ключови неща на ден и първо отделете най-важното време.

Работете по една задача

Независимо какво казва някой, е невъзможно да се работи ефективно върху няколко неща едновременно. Преминаването от една дейност към друга отнема енергия и намалява производителността. А това, което никога не завършите, може да бъде стресиращо и да доведе до чувство за вина.

Затова от трите основни задачи за деня се съсредоточете само върху една на свой ред.

Спринт

Работете за кратки периоди от време, за да останете продуктивни и да останете фокусирани.

Преценете колко време ще отнеме за изпълнение на задачата. Например, ако отнема 4 часа, можете да използвате метода 60–60–30. Работите един час, след което почивате няколко минути. След това още един час и след това направете дълга 30-минутна почивка. И повторете, докато не се справите напълно със задачата.

Не забравяйте за почивките

За да работи горната схема, почивката не трябва да се пренебрегва.

Използвайте специални приложения или просто задайте таймер. Обикновеният часовник е по-добър от телефон: така че нищо няма да ви разсее.

По време на почивките излизайте на разходки, хапвайте здравословни закуски или правете нещо, което ще ви поддържа енергични. Ако чувствате, че сте напълно изтощени и не можете да се съберете, опитайте се да подремнете малко.

Скоро ще забележите, че концентрацията и производителността ви започват да се повишават, а вие самите ставате по-активни.

5. Управлявайте енергията си

Важно е да поддържате и развивате физическата и психическата си сила. Тогава ще бъдете фокусирани върху работата си всеки ден и ще можете да я вършите ефективно.

Наспи се

Колкото по-добре спите, толкова по-продуктивно работите. Ако имате липса на сън и не можете да станете от леглото сутрин, опитайте да въведете вечерни ритуали в графика си. Търсете тези, които ви подхождат лично.

Почивайте често

Основателят на Strategic Coach Дан Съливан вярва, че има два начина да погледнем на света: през призмата на времето и усилията или през призмата на резултатите.

За да извлечете максимума от газта при най-ниска цена, Съливан предлага да имате редовни „почивни дни“. Това са 24 часа, през които не е нужно да правите нищо, свързано с работата. По време на тази почивка ще си починете добре и ще се заредите. И тогава можете да използвате цялата си енергия и креативност, за да постигнете най-добри резултати.

Вместо да мислите за уикенда си като награда, третирайте го като предпоставка за успех.

Дан Съливан

Имайте час за мощност всяка сутрин

Посветете час и половина на себе си: медитирайте, спортувайте, четете, яжте здравословна закуска, направете списък с благодарности и планирайте кои три важни задачи ще вършите днес.

Тези сутрешни ритуали мотивират и ви подготвят за продуктивен ден. Смесете няколко различни задачи, докато намерите комбинация, която работи за вас.

Не казвай по-често

Забравете просто да работите по-дълго и по-усилено. Спрете да казвате „да“на онези хора, дела и неща, които хабят енергията ви и не са полезни.

Вместо това посветете времето и енергията си на задачите, които дават най-добри резултати и ви правят по-щастливи.

Разликата между успешните и много успешните хора е, че последните казват не на почти всички.

Уорън Бъфет предприемач, инвеститор

Спрете да се стремите към съвършенство

Много хора постоянно се подготвят за действие. Те чакат подходящия момент да започнат – само тогава могат да направят нещо перфектно.

Усещането за перфекционизъм говори в нас. Но проблемът е, че този желан момент може никога да не дойде.

Просто отидете и започнете да работите, опитвайки се по силите си и накрая ще бъдете доволни.

6. Измерете и анализирайте

Ключът към успешния план за производителност е измерим напредък.

Неясни и споделени цели не ни карат да се чувстваме добре от свършената работа. Когато визуално виждаме напредъка си или постигаме конкретни цели, се чувстваме много по-щастливи и по-уверени.

А проследяването на собствения ви напредък гарантира, че не се измервате с постиженията на другите. В крайна сметка „сравнението е крадец на радостта“, както каза Теодор Рузвелт.

Поставете конкретни цели

Запишете пет лични и професионални промени, които искате да постигнете през следващите три месеца. Изберете кое е най-важно за вас и това, което може да направи голяма промяна в живота ви.

Формулирайте цели, така че напредъкът да може да бъде проследен. Правете това всеки месец или дори седмица.

Оценете ефективността

Стратегията ви за производителност неизбежно ще повлияе на работните ви задачи. Ето защо, преди да започнете нов проект, установете лични критерии за неговия успех. След това анализирайте готовата работа, за да видите дали отговаря на тези критерии.

Запишете какво се е подобрило, защото сте по-продуктивни. Обърнете внимание какво още трябва да се направи.

7. Опростете

Ключът към увеличаването на вашата производителност е простотата. И е по-добре, ако е възможно най-много простота.

Всички ние сме заобиколени от толкова много сложности, че става трудно да държим всичко под контрол и да се съсредоточим върху най-важното. Това се отнася както за личния, така и за професионалния живот.

Неконтролируем график, претрупана входяща кутия, огромен списък със задачи, бъркотия от мисли, липса на време, куп крайни срокове - каквото и да е. Това причинява умора и усещане за порочен кръг. В резултат на това ще изпитвате постоянна умора и стрес.

Затова се опитайте да поддържате живота си възможно най-прост. Освободете се от непродуктивни дейности, които крадат енергия. Това ще ви позволи да се съсредоточите върху това, което ще ви донесе най-големи резултати, радост и удовлетворение.

Тези седем правила са основни, но не е необходимо веднага да се опитвате да ги следвате всички. Опитайте първо едно или две и вижте как се отразява на представянето ви. Основното нещо е да започнете.