6 причини, поради които не правите нищо

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 03:47

Разберете какво точно ви пречи на производителността и научете как да се измъкнете от постоянния натиск на времето.

1. Нямате ясни приоритети

Времето е ограничен ресурс и ако се опитате да направите всичко наведнъж, разбира се, ще бъде невъзможно да изпълните графика. Силата на волята и дисциплината няма да ви спасят. За да не попадате отново и отново в подобна ситуация, използвайте съветите на известния автор Стивън Кови:

Не приоритизирайте това, което е в плана за деня, а планирайте въз основа на вашите приоритети.

Вижте вашия календар или списък със задачи. Всички точки в него имат своя собствена стойност, но не всички заслужават едно и също внимание. Намерете приоритет сред тях. На първо място, това са задачи, които ще ви доближат до важни цели. Също така, това са спешни действия и случаи, чийто отказ ще доведе до сериозни последици.

След като приоритизирате задачите си, изградете деня си, за да можете да го свършите. Имайте предвид, че също така е невъзможно да се справите с всички важни въпроси наведнъж, така че планирайте не повече от три от тях на ден и оставете време за други дейности.

2. Намесвате се в себе си

Например, не отчитайте времето за най-висока производителност. Да речем, че сте си поставили важна задача рано сутринта, въпреки че знаете, че в този час ви е трудно да мислите. Или не правите почивки, въпреки че забелязвате, че след час и половина или два работа вече не можете да се концентрирате (мозъкът ни е така устроен, че след период на концентрация се нуждаем от почивка). Или може би планирате да работите задълбочено през периода, когато децата са вкъщи, или да не изключвате ненужните известия.

Решението на проблема е да следите времето и енергията си. Запишете наблюдения в тетрадка или използвайте специално средство за проследяване на времето като RescueTime. След няколко дни ще забележите в кои части на деня сте особено продуктивни и в кои сте с нулева енергия, кога най-често сте разсеяни и кога ви е по-лесно да се концентрирате. Помислете за това, когато планирате деня си.

3. Използвате календара си неефективно

Обикновено хората попадат в две категории:

• Препланери. Техните задачи се наслагват една върху друга, а напомнянията за срещи, задачи и почивки се появяват на всеки 10 минути.
• Минималисти. Те имат само няколко повтарящи се събития в календара си и много свободно място. Това създава измамното впечатление, че има много време.

И двата подхода за планиране са изпълнени с проблеми. Репланерите имат толкова натоварен график, че е невъзможно да се намери място за неизбежно възникващи неотчетени. Освен това такива хора често не вземат предвид грешката при планирането, тоест забравят, че за изпълнение на задачата е необходимо повече време, отколкото първоначално се смяташе. Минималистите, виждайки безплатен календар, също неефективно разпределят времето си, вярвайки, че всичко ще бъде навреме.

Опитайте се да намерите средата: създайте шаблон за деня, който включва приоритетни задачи, но има място за непредвидени задачи.

Например, ако вашата пикова производителност е от 8:30 до 10:30 сутринта, насрочете важна работа за това време и оставете следващия час празен. През това време можете да си починете, да проверите пощата си, да се обадите на клиентите или да се справите с нечия заявка.

4. Използвате грешни инструменти за планиране

Например, календарът не трябва да бъде натъпкан с дреболии, в противен случай ще стане твърде претрупан. По-добре е да записвате малки задачи или конкретни стъпки от една голяма задача в списъка със задачи, а напомнянията - върху стикер, залепен на видно място.

Ако работите в голям екип, инструментите, базирани на kanban, като Trello, са полезни за проследяване на задачи. Те позволяват на всички участници да наблюдават напредъка и да получават известия.

5. Позволявате на другите да контролират времето ви

Тоест, вие се съгласявате всеки път, когато ви викат на среща, помолят ви да свършите допълнителна работа или участвате в сесия за мозъчна атака. Всичко това намалява времето за неща, които са важни за вас.

Научете се да пазите времето си, като казвате не по-често.

Разбира се, не бива да отхвърляте всяка молба или предложение, просто бъдете по-селективни. Тогава вашата ефективност ще престане да страда от вашата учтивост.

Отказът не означава, че искате да обидите другия човек. Честно кажете, че в момента нямате време и ако офертата е интересна, потърсете място за нея в календара.

6. Имате затруднения с мотивацията

Колкото и внимателно да планирате, това само по себе си не гарантира, че задачата ще бъде изпълнена навреме. Понякога се случва, че условията на работа са идеални, но е просто невъзможно да се концентрирате. В резултат на това работите със стиснати зъби, движите се бавно и се изнервяте, защото целият график се е изместил.

Това е много често срещана ситуация и няма смисъл да се карате, когато се окажете в нея. Просто имате спад в мотивацията в момента. Тя може да бъде причинена от много фактори: проблеми в друга област на живота, умора, изобилие от рутинна работа.

Опитайте се да си върнете мотивацията. Помнете защо вършите работата си, какво ви дава, какво обичате в нея. Направете почивка, за да се презаредите и се погрижете за себе си. Кажете положителни утвърждения. Колкото и странно да изглежда, самохипнозата наистина помага. Например: „Днес ще направя успешен ден“или „Не съм перфектен и това е добре“.