8 неща, които да се научите да бъдете по-продуктивни

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 03:47

Управлявайте времето си, подчертавайте важното и не се стремите към съвършенство.

Томас Оппонг, популярен блогър и предприемач, вярва, че да си продуктивен и да си зает не е едно и също нещо. Той говори за това какво би било хубаво да научите, ако искате да постигнете целите си.

1. Дайте приоритет

Ако не знаете къде отивате, тогава определено ще попаднете на грешното място.

Йоги Бера американски бейзболист, играч на Висшата лига

За да постигнете нещо, първо трябва да разберете какво точно искате. Успешните и ефективни хора знаят какво да правят, кога и какви инструменти да използват. Това умение влияе върху успеха както в работата, така и в живота като цяло.

За да приоритизирате правилно задачите, идентифицирайте най-важните задачи, отделете спешните от важните, подредете ги по важност и добавете очакваното време за изпълнение за всяка. Поставете всичко това в списъка си със задачи, като същевременно го запазите възможно най-кратък. Наречете го вашия „списък на успеха“.

Защо това е необходимо, обяснява Гари Келър, автор на Start with the Essentials! 1 Изненадващо прост закон за феноменален успех ":" Дългите часове, прекарани в изпълнение на задачи от плана, завършване на деня с пълен кош за боклук и перфектно почистен работен плот не допринасят за ефективността ви и нямат нищо общо с успеха. Вместо списък със задачи, вие искате списък за успех, основан на стремеж към изключителни резултати.

Списъците със задачи обикновено са много дълги; списъците за успех са кратки. Един те дърпа във всички посоки; другото е в едно определено. Първият е разбъркан набор от действия, а вторият е ясна инструкция. Ако списъкът не се основава на успех, е малко вероятно да получите това, което искате. Ако напишете абсолютно всичко в него, тогава ще правите всичко подред, с изключение на това, от което наистина се нуждаете."

2. Водете си бележки

Не разчитайте твърде много на паметта си: тя ще ви провали в най-неподходящия момент. Вместо това винаги записвайте всичко.

Има стотици опции за водене на бележки, от обикновени стикери до приложения като Evernote, Any.do и Wunderlist.

Като заснемете всичко, което трябва да се свърши за една седмица, ще имате по-ясна представа кои задачи да започнете първи. Това ще улесни приоритизирането.

3. Отделете спешното от важното

Това, което изглежда спешно днес, може да не е важно утре. Вашата работа е да знаете какво се нуждае от незабавна реакция и какво може да бъде отложено. Тогава ще можете да отделите повече внимание на всяка задача и да свършите нещата по-бързо.

За да получите резултат, е важно не само да изберете върху какво да се съсредоточите, но и да разберете какво трябва да се игнорира.

Питър Брегман, писател, консултант по личностно развитие

Поставете ясни правила и граници, за да не се натоварвате, опитвайки се да угодите на всички. Освободете се от някои от задълженията. Например отделете време за отговори на имейли или помолете някой да ги подреди, за да можете да се съсредоточите върху задачите си.

Делегирайте част от работата. Това ще намали натоварването и ще се справи с всичко по-бързо.

4. Фокусирайте се върху едно нещо

Способността да се фокусира е подценено умение. Но една задача променя всичко: кара ви да останете фокусирани върху работата и да я свършите по-бързо.

Ако целенасочено се занимавате само с една задача, без да се разсейвате, ефективността нараства 2-5 пъти.

Трябва ясно да подредите приоритетите и да изберете една задача. Това ще ви помогне да постигнете повече за по-малко време и с по-малко стрес.

5. Използвайте принципа 80/20

Вероятно сте чували за принципа на Парето, известен още като правилото 80/20. Според него приблизително 80% от резултата зависи от 20% от действието. Затова се съсредоточете само върху няколко задачи, които ще ви помогнат най-много.

Може би искате да направите всичко наведнъж и просто не можете да разберете какво да направите. След това отделете минута и преценете: какво е важно, кое е спешно, какво можете да делегирате и какво обикновено е загуба на енергия.

За да направите повече за по-малко време, следете колко време прекарвате и какво. Отговори на следните въпроси. Какво ви доближи до целта ви? Какво беше загуба на време? Какво може да се делегира?

Изберете 20% от задачите си, които дават 80% от резултата, и изпълнявайте само тях. Делегирайте останалите или просто ги изтрийте.

Използвайте практическото правило. Всеки ден отделяйте три основни задачи и се концентрирайте изцяло върху изпълнението им за определено време.

6. Намерете свободно време и го прекарайте разумно

Само вие сте отговорни за времето си. И само вие можете да решите колко да посветите на мислене, говорене, действие и дори забавление, което ще ви доближи до успеха.

Не можете да позволите на други хора да определят вашите планове.

Уорън Бъфет инвеститор и предприемач

Ако имате нужда от 20% от усилията, за да получите 80% от резултата, тогава си представете: трябва да отделите само 20% от времето си за работа. Затова го пазете като най-ценния си ресурс.

Изключително продуктивните хора се фокусират върху това да се възползват максимално от всяка свободна минута. Но да притежаваш времето си не означава просто да имаш много от него. Трябва да го изразходвате ефективно и да знаете точно какво искате да постигнете.

Не забравяйте, че ако не поставите приоритет в живота си, някой друг ще го направи вместо вас.

Грег Маккеън психолог, блогър, автор на книги за личностно израстване

Всяко предизвикателство, което си поставяте, трябва да бъде постижимо, реалистично и ограничено във времето. Основното нещо: трябва да осигури напредък към целите ви за деня, седмицата или месеца. Чрез ясно идентифициране на задачите си винаги ще знаете върху какво да се съсредоточите веднага щом имате няколко свободни часа.

Анализирайте времето си и изведнъж имате много безплатни минути, за да работите върху житейските си цели, да се отпуснете и да облекчите стреса, да прекарате време със семейството и приятелите си, да четете или да спортувате.

И това ще бъде едно от най-важните неща, които можете да направите.

7. Избягвайте перфекционизма

Вашата работа страда от постоянния стремеж към съвършенство. Бавно изпълнявате някои задачи, непрекъснато отлагате други и като цяло ставате по-малко продуктивни.

Губите ценно време и това дразни шефа ви. Още по-лошо е, ако сам си шеф, защото тогава работата може никога да не бъде доведена до идеала.

Съвършенството може да се окаже ваш враг. Често това е просто илюзия: продължавате да подобрявате нещо, което вече е добро.

Лари Ким основател и главен изпълнителен директор на MobileMonkey

Побеждавайки перфекционизма, най-накрая ще спрете да отбелязвате времето, да се страхувате от грешки и да забавяте изпълнението на задачите. Провалът ще бъде причина за растеж, а не страх. Работата ще върви по-бързо и ще започнете да я вършите по-ефективно.

8. Анализирайте усилията и резултатите си

Измервайте себе си не само с това, което сте постигнали, но и с това, което бихте могли да постигнете, ако бяхте използвали най-добрите методи на работа.

Проверявайте напредъка си постоянно. Измерете внимателно разходите и резултатите си. Отделете време, за да прецените какво се случва и да разберете как да направите още по-полезни неща. В противен случай ще отиде на вятъра - за действия, които имат малък ефект върху вашата производителност.

Тъжната истина е следната: живеем в свят, в който много незначителни неща поглъщат времето ни, но не дават големи резултати. Много малко неща обаче са изключително ценни.

Невъзможно е да се надцени степента на незначителност на нещо.

Джон Максуел писател, публичен оратор, експерт по лидерство

Винаги записвайте къде прекарвате времето си и дали получавате очакваните резултати. Това в началото може да изглежда като безсмислено упражнение. Но скоро ще видите колко ценни са тези данни и ще започнете да анализирате всяка седмица, която сте живели.