Лео Бабаута: моите 10 имейл навика

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 03:47

© снимка

Имейлът може да бъде чудесен работен инструмент или може да се превърне в досаден източник на отлагане и това е начинът, по който го използвате сами. Имаше време, когато подадох заявление за пълен фалит на имейла си, а сега го проверявам по 2-3 пъти на ден всеки ден, но става бързо и ефективно.

Разработих няколко навика, които ми помагат да работя много ефективно с пощата си и да се съсредоточа по-добре върху друга важна работа. И честно казано, входящата ми кутия най-накрая е празна и се чувствам страхотно. В тази статия ще дам 10 от моите навици. Това изобщо не означава, че трябва сляпо да ги следвате, аз просто искам да покажа моя път и въз основа на него може да проправите своя собствен. И така, ето кои са навиците, които работят за мен:

Гледайте по пощата по-рядко

Не държа пощенската си кутия отворена цял ден. И го разглеждам рядко. Стигнах до извода, че ако във входящата ми кутия се натрупат 20-30 писма, светът няма да се срине, в същото време ще ми е лесно да обработя бързо точно това количество. Внимание! Казвам процес, а не четене. Отварям входящата си кутия, за да разпръсна съобщения в други папки, а не да ги чета и да ги оставя точно там.

Разпръснете в папки

Отварям пощата си и започвам да вземам бързи решения: изтриване или архивиране, четене и отговор незабавно (ако отнема по-малко от 2 минути) или архивиране, изпращане на бърз отговор и след това архивиране, добавяне към моя списък със задачи, за да направите това по-късно (маркирайте със звездичка и след това архивирайте). Във всеки случай НИЩО не трябва да остава във входящата кутия.

Добавете всичко към календара незабавно

Ако ми дойде писмо с дата, която трябва да запомня, веднага го вписвам в календара. Среща лице в лице или разговор по Skype, тренировка или нещо, което трябва да запомня само след седмица - всичко веднага се изпраща в календара. Сега това е най-добрият ми навик, доведе се до автоматизма и благодарение на него рядко забравям за нещо.

Използвайте "горещи клавиши"

Използвам Gmail, който предоставя различни клавишни комбинации за моята поща. Всъщност ми отне само няколко минути, за да ги науча, а след това мускулната памет запомня клавишите.

Ето преките пътища, които използвам:

"Gi" - връщане във входящата кутия;

"E" - архив;

"#" - Изтрий;

"C" - създаване на ново съобщение;

"R" - отговор;

"F" - напред;

"А" - отговорете на всички;

"Gs" - отидете на маркирани;

„Tab + Return“– когато създам съобщение, веднага го изпращам и архивирам.

Използвам и настройката, когато след изтриване или архивиране на съобщение автоматично преминавам към следващото, без да се връщам във входящата кутия, това ви позволява бързо да се придвижвате между съобщенията.

Пишете кратки писма

Моят отговор на писмо обикновено е 1-3 изречения. Рядко пиша писма по-дълги от 5 изречения. И трябва да има основателна причина за това. Ако наистина трябва да пиша много, предпочитам да го направя в Google Документи и да го споделя с точния човек. Кратко писмо означава бърз отговор от получателя, защото човек не трябва да се движи през джунглата на вашето красноречие, за да улови и усвои ключова информация.

Бързо добавяне на задачи към списък със задачи

Някои хора използват входящата кутия като списък със задачи, но тя не е много подходяща за това и ето защо:

1. Задачите, които трябва да се изпълняват, се смесват с други букви и тогава е трудно да ги хванете от тълпата.

2. Историята в писмото не винаги съдържа конкретно ръководство за действие, но въз основа на писмото можете да си поставите задача. Когато сте на път да го завършите, ще трябва да прочетете отново писмото, за да си спомните каква конкретна задача сте си поставили, след като сте го прочели.

3. Всеки път, когато погледнете в пощата си, за да хванете друга задача, се натъквате на нови съобщения, които привличат вниманието ви и отвличат вниманието от основните задачи, нарушавайки работния ви ритъм.

Прост и удобен списък със задачи е обикновен текстов документ, в който можете да добавяте задачи от имейли само с няколко щраквания. И по време на работа такъв лист ще бъде по-ефективен инструмент, защото не е нужно да гледате входящата кутия през цялото време.

Съхранявайте само непрочетени съобщения във входящата кутия

Това е трик за напреднали потребители. Хакнах входящата си кутия в Gmail по такъв начин, че тя вече не може да съхранява прочетени съобщения. Това означава, че ако отворя писмото и не го пусна в друга папка, то просто ще изчезне. Това ме мотивира да взема решение какво да правя с това писмо, веднага, или просто ще го загубя. Благодарение на тази специфична настройка в пощенската ми кутия не се натрупват отворени съобщения, които постепенно се превръщат в боклук.

Оставете настрана за четене

Често ми изпращат връзки към статии. Веднага ги изпращам на Instapaper, за да ги прочета по-късно. Ето защо се опитвам да отделям по-малко време на пощата, защото имам толкова много интересни неща за четене освен нея.

Филтрирайте безмилостно

Когато във входящата ми кутия се появи писмо, което не бих искал да виждам, веднага се справям с него. Не ме мързи да се отпиша от пощенския списък или да инсталирам филтър на този подател. И това значително намалява потока от входящи имейли. Безмилостен съм към писмата, които запушват входящата ми кутия и това правило важи дори за хора, които ме притесняват твърде много.

Затворете пощата в края на обработката на писмата

Разглобени съобщения - затворете пощата и не отваряйте няколко часа, докато отново има достатъчен брой писма.

Влизането в някои добри навици за имейл е добро нещо. Веднага ще забележите колко по-спокоен сте станали, за да изпълнявате по-важни задачи, като се отървавате от натрапчивата проверка на имейла на всеки 10 минути. Главата ви ще бъде свободна за свежи мисли веднага щом входящата ви кутия се освободи от ненужни имейли. Късмет!