13 неща в бизнес кореспонденцията, които просто вбесяват

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 03:47

Ако не искате да ядосате другия човек, не правете това.

1. Липса на поздрав

Не пишете делово писмо за удоволствие, имате нужда от нещо от адресата. Затова е правилно да започнем с проява на учтивост – поздрав. Да правиш без него е като да отвориш с крак вратата на чужд офис.

Как да не

По-добре е така

2. Фразата "Добър ден"

Ако не пишете бизнес писмо направо от 2000-те, тогава изберете по-модерна формулировка. Няма значение, че не можете да предвидите точно кога другият човек ще прочете съобщението. Опцията "добър ден" е най-неутралната, но можете да използвате и периода, в който изпращате писмото. И оставете "доброто време на деня" на полумъртви форуми от миналото.

Как да не

По-добре е така

3. Обработка на грешки

Удивително е колко много грешки могат да бъдат направени в толкова кратък текст. Първо, мнозина са приели правилото за разделяне със запетая буквално. Това поражда шедьоври като "Скъпи Антон Михайлович". Апелът е не само име, но и думи, зависими от него.

Второ, внимателно проверете името на адресата. Не се обаждайте на Алексеев Александрас, Марин Мариас и дешифрирайте инициалите.

Как да не

По-добре е така

4. Съкращения и едносрични отговори

Бизнес писането изисква от вас да общувате с пълни изречения. Този подход има практическа полза: събеседникът не трябва да гадае какво имате предвид, защото разкривате всички нюанси и не давате възможност да тълкувате погрешно думите. И вашето "ОК" може да означава всичко. Освен това разфасовките не спестяват много време.

Как да не

По-добре е така

5. Хумор и метафори

Бизнес писмото не трябва да оставя място за тълкуване. Всички думи се използват в прякото си значение и не предполагат различни тълкувания. В противен случай изчакайте допълнителен кръг от кореспонденция, в който ще разберете кой какво е имал предвид. И може да отнеме много време.

Как да не

По-добре е така

6. Удивителни знаци

Удивителните знаци не се използват често в художествените текстове, защото са предназначени да изразяват силни чувства. Бизнес писмото не е платформа за изразяване, дори ако наистина искате да изразите на събеседника какво мислите за него.

Може да нямате предвид нищо особено, но за събеседника удивителният знак ще бъде сигнал, че той вероятно прави нещо нередно. Така че дръжте под контрол и сетивата си, и клавишната комбинация Shift + 1. Възклицанието е подходящо само в обращение.

Как да не

По-добре е така

7. Изобилие от бюрократи

Желанието да изразиш себе си по-формално често генерира чудовищни конструкции, в които е изключително трудно да се разпознае значението. Не прекалявайте със сложни фрази и пишете по-лесно.

Как да не

По-добре е така

8. Caps Lock

Не си струва да подчертавате редовете с главни букви. В интернет все още символизира крещянето. Никой не обича да му крещят. За да стане ясно съобщението, просто го изяснете.

Как да не

По-добре е така

9. Фраза "Благодаря предварително"

Благодаря, разбира се, не можете да сложите в джоба си, но ранната благодарност поставя събеседника в неудобно положение. Един добре възпитан човек ще се почувства задължен да изпълни молбата ви, дори ако разбира, че не трябва да го прави. И ще бъдете запомнени с хвърлянето на проблеми.

Ако събеседникът все още трябва да бъде подтикнат, по-добре е да опишете как е изгодно той да отговори на вашата молба.

Как да не

По-добре е така

10. Странна тема или изобщо без тема

Не е безопасно да отваряте неразбираеми писма, така че съобщение без тема рискува да отиде в спам. Естествено, човек много ще се ядоса, когато открие, че под думите „Зина, гума“има важен документ, скрит от управителя на завода за гуми Зинаида.

Как да не

По-добре е така

11. Познаване

Не бива да се отклонявате от бизнес стила си, дори ако адресатът е най-добрият ви приятел. Първо, може да се наложи да препрати писмо до шефа си или изпълнителите. Второ, писмото може да попадне случайно в трети ръце и да го компрометира, а в същото време и вас.

Трето, трябва да правите разлика между лични и работни. Корпоративните интереси не винаги съвпадат с личните. Струва си да си оставите място за маневриране, за да поддържате приятелски отношения, без да правите отстъпки в преговорите.

Как да не

По-добре е така

12. Липса на история на кореспонденция

Ако активно чатите с някого, адресатът е наясно за какво е разговорът и може лесно да се върне в началото на диалога, като завърти колелото на мишката. Но когато от време на време разменяте писма по имейл, събеседникът може да забрави кой сте и от какво имате нужда от него.

Улеснете човека да го направи: В един параграф напомнете на човека за какво говори.

Как да не

По-добре е така

13. Неправилно боравене с нишки от съобщения

Пощенските услуги и агенти ви позволяват да работите с нишки от съобщения. Това е наистина полезен инструмент, ако се работи правилно. Но не всеки успява.

Може би вече сте станали жертва на масова поща, участниците в която не отговарят директно на автора, а на всички. В резултат на това безинтересен разговор изпълва входящата ви кутия и вие измисляте наказания за тези, които не могат да намерят правилния бутон. В същото време информация, която не е предназначена за любопитни очи, често попада в общото информационно поле.

Медалът има и обратна страна: когато във важен разговор един от участниците не отговаря на всички, а на един човек. И получателят трябва да отдели много време за изпращане на писма, вместо да си върши работата.