Как да работим правилно с KPI

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 03:47

Внедряването на KPI ще улесни живота на ръководителя на предприятието, собственика на бизнеса и дори обикновените служители.

Какво е KPI

KPI са ключови показатели за ефективност. Индикаторите са различни. Ключовите са тези, които влияят на крайния резултат. Самият индикатор може да се промени доста, но печалбата е забележима.

Например собственикът на бръснарница изчисли, че ако увеличи средната сметка на бръснар със 100 рубли, годишните приходи ще нараснат с 300 хиляди рубли. Ако разходите останат същите, печалбите ще се повишат. Средната бръснарска сметка за бръснарница е ключов показател.

Защо са необходими KPI

Задачата на KPI е да улесни живота на ръководителя на предприятието, собственика на бизнеса и обикновените служители. Въведох системата KPI, когато екипът ни нарасна от двама души на 22. Твърде много време започна да се отделя за решаване на оперативни проблеми, не беше достатъчно за преките директорски задължения. Благодарение на KPI делегирах правомощия и отговорност на ниво ръководители на отдели и обикновени служители, но все още контролирам всичко.

Когато KPI не са полезни, въпросът е, че компанията не работи правилно с тях. Точно така беше със съсобствениците на клиниката по козметика. Те работеха с фуния за продажби, събираха индикатори, но не знаеха какво да правят с тях по-нататък. И когато разбрахме кои показатели влияят на печалбите и кой трябва да отговаря за всеки, за три месеца те направиха бизнеса печеливш от губещ.

Как да работим с KPI

Внедряване на KPI

Авторите на книги по мениджмънт представят прилагането на KPI като многоетапна процедура: описват организационната структура на компанията, финансовата структура и бизнес процесите. При този подход процесът заплашва да се проточи поне шест месеца. Големият бизнес може да го направи. Но малък бизнес не може да си позволи да маркира толкова дълго.

Но има по-лесен и бърз начин. Ще трябва да определите кои показатели имат най-голямо влияние върху печалбите и кой в компанията влияе върху тези показатели. Няма универсален набор от индикатори. Те са индивидуални за всеки бизнес. За онлайн продажбите ключовите показатели са цена на клик и конверсия на сайта. За кол център, продължителността на разговорите на агента.

Идентифицирахме индикатора, който влияе на печалбата, разбрахме от кого зависи тя и назначихме отговорно лице.

Ние мотивираме персонала

Следващата стъпка е да се създаде система за мотивация на персонала. Популярният вариант, когато бонусът на служител е обвързан с цялостния резултат на дадена компания или отдел, работи зле. Служителят сам е отговорен за своя резултат. Но как ще се отрази на резултатите на колегите? Затова трябва да знаете какво влияе и за какво отговаря даден подчинен и да обвържете бонусите на всеки с неговия индивидуален резултат.

Трябва да се има предвид дали служителят пряко или косвено влияе върху финансовия резултат. Екипът ни включва редакционен персонал, който произвежда съдържание за сайта. Съдържанието работи за увеличаване на търсенето, но косвено. Редакцията е разходен център. Затова няма смисъл мотивацията на главния редактор да се обвързва с печалбата. Но отделът по продажбите има план за броя на обажданията и преобразуването на заявките в продажби. Те влияят пряко на приходите.

Признак за добра KPI система за мотивация е, когато служителят вижда в средата на месеца колко вече е спечелил и какво трябва да се направи, за да получи толкова, колкото иска.

Правене на заключения въз основа на KPI

Служителите не винаги постигат целите. И не винаги по тяхна вина. Когато видите, че нещо не е наред, не бързайте да стреляте по персонала в коридора. Първо, разберете каква е причината. Ако служителят не е виновен, тогава трябва да му помогнете и да създадете условия, при които той може да постигне целевите показатели.

Ако служителят не изпълнява плана от месец на месец и това е в него, остава само да го замените с тези, които ще се справят. Тук няма да спасят нито чарът, нито доброто отношение на ръководството. Тези фактори са безсилни срещу индикаторите.

Извършваме одит на KPI системата

Внедряването и коригирането на KPI системата не е всичко. Трябва да разберете: системата, която сте внедрили, не е веднъж завинаги. В бизнеса нещо постоянно се променя. При всяка промяна може да се наложи коригиране на KPI системата. Трябва да сте готови за това.

Когато трябва да коригирате KPI системата, разберете кои индикатори вече не са актуални, кои трябва да бъдат заменени и кой трябва да отговаря за новите индикатори. По-лесно е да настроите системата, отколкото да я създадете от нулата.

Системата за мотивация също трябва да бъде коригирана. Това става най-добре с участието на служители. Всеки служител има лични цели. И най-хубавото е, че системата за мотивация работи, когато и вие, и служителят разбирате какво иска и какво трябва да направи за компанията, за да реализира личните си цели. Ако един служител иска да печели 150 хиляди на месец, нека заплатата му е 75, а останалото - бонуси. Така той ще разбере, че струва 75 хиляди, но може да спечели 150, ако е успешен професионалист.

Помня

• Разберете кои показатели влияят на печалбите и кой в компанията ги влияе.
• Изберете ключовите показатели, които имат най-голямо влияние върху крайния резултат и възложете отговорността за тях. Задайте 2-3 ясни KPI за всеки отдел.
• Мотивирайте служителите за техните ключови показатели.
• Следете дали служителите постигат целите.
• Когато показателите не са постигнати, разберете каква е причината. Ако служител има нужда от помощ, помогнете. Ако случаят е такъв, сменете го с друг.
• Постоянно преглеждайте KPI и системата за мотивация. Направете корекции, когато разберете, че системата се нуждае от тях.