15 удобни инструмента за отдалечена работа в екип

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 03:47

На фона на ситуацията с коронавируса тези услуги са особено актуални.

1. Работещ месинджър: Telegram

• платформи: уеб, Windows, macOS, Linux, Android, iOS.
• Алтернативи: Slack, Skype, Flock,.

Въпреки блокирането, Telegram остава един от най-популярните месинджъри в Русия. Използва се активно както за ежедневна комуникация, така и за бизнес комуникация между служители.

Telegram е бърз, удобен и прост. Услугата не поддържа видеоконферентна връзка и някои други полезни функции, налични в корпоративни месинджъри като Slack, но можете да я използвате абсолютно безплатно.

Телеграма →

2. Офис пакет: "Google Таблици", "Документи" и "Презентации"

• платформи: уеб, Android, iOS.
• Алтернативи: Office 365, Quip, Apple iWork.

Google предлага междуплатформен, богат на функции и безплатен пакет от услуги за работа с популярни офис файлови формати. С него можете да създавате и редактирате текстови документи, електронни таблици и презентации - както самостоятелно, така и заедно с колеги.

Всеки потребител разполага с 15 GB налично дисково пространство за съхранение на файлове на сървърите на Google. За допълнително място за съхранение можете да закупите платен абонамент за G Suite. Той също така включва 24/7 услуги за поддръжка, услуга за корпоративна поща и допълнителни функции за защита на данните. Цените започват от $6 на месец на човек.

Google Таблици Google LLC

Приложението не е намерено

3. Услуга за бележки: OneNote

• платформи: уеб, Windows, macOS, Android, iOS.
• Алтернативи: Evernote, Notion.

Google Документи и подобни услуги не са подходящи за малки бележки. Последните са по-удобни за съхранение в облачни преносими компютри като OneNote. Този продукт на Microsoft има интуитивен интерфейс, който наподобява истински бележник. Простата и ясна структура на услугата ще позволи на вас и вашите колеги бързо да намерите нужните бележки сред стотици други.

Други предимства на OneNote включват обширни възможности за редактиране на текст и поддръжка на всякакви прикачени файлове, от аудио коментари до видео. Освен това услугата може да се използва безплатно. В този случай на всеки потребител се предоставят 5 GB за съхранение на бележки в облака. Целият екип получава 1 TB споделено пространство за OneNote и други услуги на Microsoft, когато закупят платен корпоративен абонамент за Office 365 Business.

Microsoft OneNote: Организирани идеи и бележки Microsoft Corporation

Microsoft OneNote Microsoft Corporation

OneNote →

4. Task manager: Todoist

• платформи: уеб, Windows, macOS, Linux, Android, iOS.
• Алтернативи: TickTick, Notion, Any.do.

За да управлява ефективно отдалечен екип, лидерът се нуждае от удобен инструмент за делегиране на задачи. Todoist е един от най-добрите в тази категория. Тя ви позволява бързо да добавяте задачи, да ги организирате по списъци и приоритети, да задавате времена и да прикачвате изпълнители.

С тагове и филтри, голям брой задачи са лесни за навигация. А историята на дейността помага на мениджъра да следи отблизо напредъка на работата.

В безплатен режим можете да добавите до 80 проекта и до 5 служители към всеки от тях. За да премахнете ограниченията, както и да деблокирате известия, тагове и други разширени функции, ще трябва да се абонирате за платен абонамент. Цената започва от 229 рубли на месец на човек.

Todoist: Doist To-Do List & Tasks

Todoist: Doist Inc. Списък със задачи и списък със задачи

Todoist →

5. Ръководител на проекта: Асана

• платформи: уеб, Android, iOS.
• Алтернативи: Bitrix24, Basecamp, ProofHub, Podio.

Мениджърите на задачи са чудесни за бързи задачи, но не винаги са добри за управление на сложни работни потоци. За по-стратегически подход към бизнеса те използват програми като Asana. Тази услуга ви позволява да планирате и структурирате потока от задачи по различни начини. Всеки служител ясно вижда своите отговорности и условия на работа. А мениджърът може лесно да проследява напредъка и да наблюдава цялостната картина на проекта.

Безплатната версия на Asana е предназначена за екипи до 15 души и няма някои функции. Например, изгледът "Timeline" и разширеното търсене на задачи не са налични в него. Платените абонаменти започват от $ 11 на месец на потребител. Колкото по-скъп е избраният план, толкова повече функции предоставя.

Асана: Вашият работен мениджър Asana, Inc.

Приложението не е намерено

6. Канбан дъски: Trello

• платформи: уеб, Windows, macOS, Android, iOS.
• Алтернативи: MeisterTask, Blossom.

Kanban е популярна методология за управление на проекти. Всяка задача в него преминава през определени етапи: например „В планове“, „В ход“и „Завършено“. Обикновено те са изобразени като дъски, между които се преместват картите със задачи. Оказва се много визуално показване на работния процес, така че много услуги за управление на проекти използват kanban елементи в една или друга степен.

Тази методология може би е най-добре приложена в Trello. Разработчиците са издигнали простотата и яснотата до абсолюта, така че услугата може да не е достатъчно функционална за сложни проекти. Но потокът от задачи в него изглежда толкова минималистичен, че дори дете може да го разбере.

Освен това безплатната версия на Trello няма твърди капачки. Ще трябва да платите само ако имате нужда от допълнителни опции за дизайн, повече от 10 табла за екип, както и инструменти за автоматизирана работа със задачи. Цените на абонамента започват от $10 на месец на човек.

Trello Trello, Inc.

Trello Trello, Inc.

Trello →

7. Редактор на мисловна карта: MindMeister

• платформи: уеб, Android, iOS.
• Алтернативи: Mindomo, MindMup.

Мисловната карта е схематично представяне на процеси или идеи, което опростява възприемането на информация. В тази форма можете да си представите всичко: от стратегия за развитие на проекта до резултатите от мозъчна атака. За да работите колективно с мисловни карти, ви е необходим специален редактор.

MindMeister е добър избор. Той предлага множество шаблони и лесни за използване инструменти за визуализация на данни. С негова помощ можете бързо да рисувате ментални карти с всякаква сложност.

В безплатен режим MindMeister ви позволява да съхранявате до три мисловни карти. Свързвайки се с PRO тарифата, можете да работите с неограничен брой артикули, да ги запазвате в популярни офис формати, както и да получавате функции за управление на екип. Цената е $ 8, 25 на потребител на месец.

MindMeister MeisterLabs

мисловно картографиране - MindMeister MeisterLabs

MindMeister →

8. Облачно съхранение: „Google Drive“

• платформи: уеб, Windows, macOS, Android, iOS.
• Алтернативи: Yandex. Disk, Dropbox, OneDrive.

Трудно е да си представим отдалечена екипна работа без облак за съхранение на споделени данни. Десетки такива услуги са на ваше разположение, но една от най-добрите е Google Drive. Той предлага щедри 15 GB безплатно място за съхранение, интегриран е с други продукти на Google и е достъпен в удобен за потребителя интерфейс.

За да разширите обема, можете да се абонирате за гореспоменатия абонамент за G Suite или да се абонирате само за платения план на Google Drive: за 139 рубли на месец компанията предоставя на потребителя 100 GB облачно пространство.

Google Drive Google LLC

Приложението не е намерено

Google Диск →

9. Услуга за видеоконферентна връзка: Zoom

• платформи: уеб, Android, iOS.
• Алтернативи: Skype за бизнеса, Slack, Hangouts Meet.

Видео срещите създават не само близък емоционален контакт между служителите, но и ефективни условия за комуникация. Виждайки и чувайки колегите си, можете да общувате с тях толкова продуктивно, сякаш сте на една маса. Не е изненада, че услугите за видеоконферентна връзка са толкова популярни.

Zoom е един от лидерите на пазара. Той не само организира защитена видео комуникация, но също така ви позволява да споделяте екрана с участниците в конференцията, да прехвърляте файлове и да запазвате записи на разговори.

В безплатната версия можете да поканите до 100 души на видеосреща, като продължителността й ще бъде максимум 40 минути. За да премахнете ограниченията, трябва да се абонирате за платен абонамент - от $15 на месец от организатора.

ZOOM Облачни срещи zoom.us

ZOOM Облачни срещи Zoom

Увеличаване →

10. Мениджър на екранни снимки: LightShot

• платформи: Windows, macOS.
• Алтернативи: Gyazo, Nimbus Capture.

Когато работите от разстояние, една екранна снимка може да замени хиляди думи. Следователно можете да използвате удобен инструмент за правене на екранни снимки. Облачната услуга LightShot отговаря на това описание. Предлага се безплатно и ви позволява да правите снимки на избрана област от дисплея с две щраквания.

След като създадете изображение, можете незабавно да го изпратите на вашите колеги - чрез връзка през сървъра на LightShot или с помощта на всеки месинджър.

LightShot →

11. Time Tracker: Навременно

• платформи: уеб, Windows, macOS, Android, iOS.
• Алтернативи: Toggl, RescueTime, Harvest.

Инструментите за проследяване на времето ви помагат да следите колко време прекарва вашият екип за определени задачи. Timely прави това автоматично. Първо, трябва да свържете с него услугите, в които работят служителите. Това могат да бъдат същите Trello, Asana или Todoist. След като бъде интегриран, Timely ще започне да анализира дейностите на задачите и да показва резултатите на колегите на времева линия.

Услугата работи чрез абонамент от $49 на месец.

Навременно: Приложение за проследяване на времето и таксуеми часове Tracker Memory AS

Навременна автоматична памет за проследяване на времето AS

Своевременно →

12. Световен часовник: Световно време приятел

• платформи: уеб, Android, iOS.
• Алтернативи: Yandex. Vremya, 24часови зони.

Когато служителите работят в различни часови зони, услуги като World Time Buddy улесняват нещата. Това е удобен часовник, който показва времето във всички избрани населени места на един екран.

Можете да добавите до четири места безплатно. За повече, услугата иска да се абонирате за $ 3 на месец.

Time Buddy - Clock & Converter Helloka, LLC

Time Buddy - Лесни часови зони Helloka

Световно време приятел →

13. Услуга за работа с PDF: Acrobat Pro DC

• платформи: уеб, Windows, macOS, Android, iOS.
• Алтернативи: Сода PDF, PhantomPDF.

Ако вашият екип се занимава много с PDF, съвместният редактор може да ви спести много време и усилия. Acrobat Pro DC е страхотен за тази роля. Това е облачен инструмент, който позволява на всеки, който има достъп до файла, да преглежда и коментира PDF документи.

Acrobat Pro DC е платена услуга. Цената на абонамента е 1610 рубли на месец или 11 592 рубли на година.

Adobe Acrobat Reader за PDF Adobe

Adobe Acrobat Reader за PDF Adobe Inc.

Acrobat Pro DC →

14. Мениджър на пароли: LastPass

• платформи: уеб, Windows, macOS, Linux, Android, iOS.
• Алтернативи: Dashlane, Hypervault, Keeper,.

Работният екип може да използва десетки различни услуги. В идеалния случай всеки се нуждае от силна, уникална парола. За щастие съществуват специални инструменти, за да е удобно за потребителите да създават и съхраняват такива комбинации.

Една от най-известните е услугата LastPass. Той генерира сложни пароли, съхранява ги в защитен облачен сейф и автоматично ги въвежда, когато влезете в съответните акаунти. Като инсталират приложението LastPass на своите устройства, всички членове на екипа ще имат достъп до споделени пароли. В същото време мениджърът може да избере кои идентификационни данни да вижда всеки потребител.

За да използвате LastPass за екип, трябва да закупите лиценз. Цената зависи от броя на участниците.

LastPass Password Manager LogMeIn, Inc.

LastPass Password Manager LogMeIn, Inc.

LastPass →

15. Услуга за автоматизация: Zapier

• платформи: уеб.
• Алтернативи: Power Automate, IFTTT.

Платформата Zapier помага за автоматизирането на рутинните операции. Той се свързва с услугите, които използвате за работа и ви позволява да конфигурирате различни сценарии за тяхното взаимодействие. Например, можете да свържете Gmail и Trello, така че системата автоматично да превръща входящите имейли в нови задачи.

Zapier поддържа хиляди услуги и предлага голямо разнообразие от сценарии за автоматизация. Те могат значително да оптимизират работата ви и следователно ставките не са най-ниските. Абонаментите за екипи започват от $299 на месец.

Zapier →

Този материал е публикуван за първи път през декември 2014 г. През март 2020 г. актуализирахме текста.