20 ефективни техники за управление на времето

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 03:47

Организирайте живота си така, че да не губите нито минута.

1. Правило 1-3-5

Работните ви часове през деня са ограничени, а правилото 1-3-5 ви позволява да го прекарате най-разумно. Същността му е следната: за един ден можете да свършите само една голяма задача, три средни и пет малки. Случаите са общо девет, нито повече, нито по-малко. Правилото ще ви помогне постепенно да разчистите развалините, като сте навреме и не преуморявате.

2. Правилото на тримата

За тези, които не са в тон с числата или не могат да правят девет неща на ден, Крис Бейли, автор на Моята продуктивна година, измисли правилото на трите. Той казва, че правенето на трите най-важни неща всеки ден е достатъчно, за да бъдете продуктивни.

Вместо да разпръсквате енергията и вниманието си върху няколко дузини елемента в контролен списък, просто изберете трите най-важни задачи за деня и се съсредоточете върху тях. Изберете още три на следващия ден и т.н. Това ще ви държи фокусирани. Същото правило може да се приложи за поставяне на цели за седмицата, месеца или годината.

3. Метод 10 минути

Имате ли задача, която не искате да започнете? Кажете си: „Ще направя това само за 10 минути и след това ще отида да си почина“. Най-вероятно през това време ще бъдете въвлечени в работа и вече няма да можете да спрете.

4. Помодоро

Тази система е изобретена от Франческо Чирило, за да му улесни подготовката за изпити. Помага да се съсредоточат хората, които лесно се разсейват. Това също е добър начин да контролирате колко време прекарвате в определена работа.

Ето как работи Pomodoro: взимате таймер и го настройвате на 25 минути. След това се съсредоточете върху работата си. Когато изтекат 25 минути, почивате за 5 минути и след това правите всичко отново. След четири цикъла ще имате голяма почивка за половин час.

5. Метод 90/30

Методът 90/30 се използва от писателя и блогър Тони Шварц, съоснователя на Buffer Лео Видрих, литературния критик Бенджамин Че Кай Уай и предприемача Томас Оппонг.

Същността му е следната: работите усилено в продължение на 90 минути, след това почивате половин час и след това повтаряте цикъла. В този случай първите 90 минути отделяте на най-важната задача, която трябва да свършите през деня, а следващите сегменти посвещавате на по-малко важни неща.

Според изследване на The Enchanted World of Sleep от специалиста от Йейл Перец Лафи, 90 минути са оптималното време, за да може човек ефективно да се съсредоточи върху една задача. И половин час е достатъчен за пълноценна почивка, което се потвърждава от изследването на Sleep and Wakefulness на неврофизиолога Нейтън Клейтман.

6. Метод 52/17

Това е частна версия на предишния метод. Не е по-различно, освен в числата: работите 52 минути и след това почивате 17 минути. Според експеримента Правилото на 52 и 17: Това е случайно, но повишава вашата производителност, проведен от службата за заетост на Muse с помощта на приложението DeskTime, тези периоди от време ви помагат да останете продуктивни и да избегнете претоварване. Затова използвайте метода 52/17, ако смятате, че нямате сили да работите 90 минути подред.

7. Яденето на жаби

Методът е изобретен от Eat That Frog: Brian Tracy Explains The Truth About Frogs мотивационния говорител и автор за самопомощ Брайън Трейси. Той нарича „жаби“неприятни и трудни задачи, които трябва да изпълните, въпреки нежеланието си. Направете едно нещо още от началото на деня - яжте жабата. И тогава ще ви бъде по-лесно: ще изхвърлите този камък от душата си и ще си осигурите добро настроение за целия ден.

8. Времеви блокове

Едно неприятно нещо при списъците със задачи е, че те не ви дават представа колко време отнема дадена задача. „Купете хляб“и „Край на отчета“заемат един ред в списъка, но тези задачи са несравними по сложност и важност.

Календарът е много по-добър от списъка със задачи: той ви позволява визуално да контролирате времето. Виждате голям блок и разбирате, че задачата не е лесна. Затова опитайте техниката на „временните блокове“: поставете ги в календара и разпределете време за всеки според сложността на задачата. И докато вършите тази или онази задача, не се разсейвайте от другите.

9. GTD

GTD (Getting Things Done) е система за производителност, изобретена от бизнес треньора Дейвид Алън. Основните му принципи са както следва:

1. Запишете всичките си дела и идеи на едно място, така наречената Inbox.
2. Сортирайте периодично съдържанието на входящата си кутия, като приоритизирате и определяте времето на задачите. Поставете бележки в папки според съдържанието им – „Работа“, „Дом“, „Пазаруване“и т.н.
3. Извършете ревизии - изхвърлете ненужните бележки, зачеркнете завършените дела, преместете материали, които са загубили своята релевантност за архива.
4. Когато всичко е планирано, продължете с изпълнението. Задачи, които могат да бъдат завършени за няколко минути, решете незабавно. Други могат да бъдат делегирани или поставени в календар.

Можете да разберете всички тънкости на GTD в нашето ръководство.

10. ЗТД

Лео Бабаута, автор на блога за производителност Zenhabits, вярва, че GTD системата на Дейвид Алън е много сложна и изисква твърде много усилия. Той предлага своята система Zen to Done. За да го следвате, трябва да развиете 10 прости навика.

1. Съберете цялата информация във входящата поща.
2. Обработете всички записи, без да ги оставяте на заден план.
3. Планирайте основните си цели за всеки ден и най-големите си цели за седмицата.
4. Съсредоточете се само върху едно нещо в даден момент, без да разпръсквате вниманието си.
5. Създавайте прости, кратки списъци със задачи.
6. Организирайте бележките си в категории въз основа на тяхното съдържание, точно както в оригиналния GTD.
7. Преглеждайте редовно бележките си и се отървете от ненужните неща.
8. Опростете. Намалете списъка със задачи и цели, пишете кратко и ясно.
9. За да се настроите на работа, поддържайте определен ежедневен режим през цялото време.
10. Правете това, което наистина искате да направите.

11. Канбан

Японски метод за производителност, който ви помага да следите какво правите, какво вече сте направили и какво трябва да направите в бъдеще. Kanban визуално визуализира работния процес.

Взимате дъска със стикери (или се регистрирате за мениджър на задачи като Trello) и начертавате три колони върху нея: To do, Doing, Done. След това напишете вашите дела на лепенки и ги поставете в съответната колона в зависимост от това какво правите и какво вече сте направили.

12. Правилото за две минути

Това правило е неразделна част от GTD, но може да се използва дори и да не сте фен на техниката на Алън. Ако задачата отнема по-малко от две минути, направете я незабавно. Така разтоварваш мозъка си, защото вече не е нужно да си спомняш за този случай.

13. Нула входяща кутия

Zero Inbox е изобретен от писателя и експерта по изпълнение Мерлин Ман и работи добре с GTD. Ман го прилага към имейли, но можете да обработвате случаи, документи, бележки и друга информация по същия начин. Както подсказва името, целта на тази техника е да запази входящата си кутия празна.

В оригиналната GTD система Inbox продължаваше да трупа куп записи. Трябва да отделите време, за да ги подредите и е лесно да пропуснете нещо важно в претъпканата входяща кутия. Ман препоръчва да разглобите съдържанието веднага щом пристигне. Отваряте входяща кутия и решавате какво да правите с всеки елемент: изтриване, делегиране, отговор, отлагане или завършване. Не го затваряйте, докато не извършите едно от посочените действия с всички елементи.

Освен това автоматичните филтри в пощата, интелигентните папки и програмите за сортиране на документи ще ви помогнат да спестите време.

14. Пресни или пържени

Fresh or Fried се превежда като „прясно или пържено“. Тази философия е създадена от Dominate Your Day With the „Fresh or Fried“prioritization system от блогъра Стефани Лий. Според нея, когато се събудиш сутрин, мозъкът ти е "свеж", но с напредването на деня се "пържи". Това означава, че трябва да определите времето на своя пик на производителност и да имате време да свършите всички най-важни неща на ден през този период. Ето как работи.

1. В края на деня, когато вече сте уморени, отделете 15 минути, за да създадете списък със задачи за утре.
2. Преместете най-важните задачи в началото на деня, в секцията Fresh. Там се изпращат неща, които не ви харесват - самите "жаби". Те трябва да бъдат направени, докато все още имате сили.
3. По-малко спешни, по-малко трудни и по-приятни неща отиват в раздела Пържени - тоест следобед, в зависимост от графика ви. Те ще натоварят мозъка ви по-малко.
4. Следвайте списъка си на следващата сутрин. След това вечерта съставете нов.

Стефани препоръчва FoF на хора, които всяка вечер установяват, че са напълно изтощени, но не са имали време, въпреки че са работили цял ден.

15. Метод айсберг

Рамита Сети, автор на „Ще те науча да бъдеш богат“, използва този метод, за да запази информация за по-късно. Работи така: записвате всички имейли, бележки, статии, списъци на едно място – например в услуга за водене на бележки като Evernote или Notion, или като документи. След това разпределете тези материали, като използвате тагове, папки и категории - както желаете.

Преглеждайте тази информация на всеки 4-6 седмици и преценете дали може да се приложи на практика. Ако нещо е безполезно, изхвърлете го или го архивирайте. Това ви позволява да създадете своя собствена база от знания.

16. Автофокус

Автофокусът е изобретен от системата за управление на времето за автоматично фокусиране от експерта по производителност Марк Форстър. Тази система за планиране е подходяща за креативни хора, които трудно следват GTD.

Запишете всичките си дейности в тетрадка без никакъв ред. След това преминете през списъка, изберете тези, които трябва да бъдат направени възможно най-скоро, и ги подредете. Когато спешните задачи са решени, продължете с тези, които ви харесват най-много сега. Ако не сте завършили нещо - преместете го в края на списъка, ще се върнете към това по-късно. И повтаряйте тези стъпки ден след ден.

17. Матрицата на Айзенхауер

Тази схема е създадена от американския президент Дуайт Д. Айзенхауер. Матрицата има четири раздела за задачи: Неспешни и неважни, Спешни, но не важни, Важни и неспешни и Спешни и важни. Разделете задачите си на секции и можете да разберете за какво отделяте най-много време и на кои задачи трябва да се обърне повече внимание.

18. 4D метод

4D е изобретен от Едуард Рей, мотивационен писател и консултант. Методът е предназначен да помогне на хора, които се ужасяват при вида на списъка си със задачи и не знаят как да подходят към всички натрупани предмети.

Рей твърди, че трябва да запомните само четири думи за буквата D и тогава няма да загубите дух пред планини от работа. Ето ги и тях:

• Направете – Ако ви е възложена задача, най-добре е да я направите сега и да я зачеркнете от списъка.
• Делегиране - когато не можете или нямате време да изпълните нещо, но имате относително свободен помощник, прехвърлете задачата на него.
• Изтриване - Някои неща не са толкова важни. Изхвърлете ги, като ги премахнете за постоянно от списъка със задачи. Ако се опитат да ви наложат ненужни отговорности, научете се да казвате „не“учтиво.
• Закъснение – Когато дадена задача е твърде голяма или не изисква незабавно изпълнение, тя може да бъде отложена. Но определено трябва да й поставите ясни срокове, в противен случай тя ще остане мъртва тежест.

Изберете задача, направете едно 4D действие с нея и след това преминете към следващата.

19. Време

Обикновено хората, които се опитват да бъдат продуктивни, следят времето, което отделят за важни неща, и напълно забравят да обмислят периодите, в които правят глупости. Този проблем се решава от техниката "Тиминг", която е изобретена от експерта в областта на управлението на времето Глеб Архангелски. Позволява ви да разберете къде прекарвате времето си, учи ви да бъдете по-внимателни към това, което правите, и по-малко разсейване.

Вземете тетрадка и запишете всичките си действия и колко сте ги направили, с точност до 5-10 минути. Записвайте работни моменти, преговори, срещи и дори време, прекарано в YouTube и в игри. Отделете няколко седмици за това. След това прелистете тетрадката, разпознайте своите „хронофаги“с поглед и направете заключения. Може би трябва да гледате по-малко забавни видеоклипове или да прекарвате по-малко време в пиене на кафе, или вашият враг са телефонните обаждания.

20. Метод на Тим Ферис

Тимъти Ферис е гуру на производителността, който измисли свой собствен метод от две правила за организиране на работата. Първото е правилото 80/20 или принципът на Парето, който гласи, че 80% от нашата работа може да бъде свършена за 20% от времето. Останалите 20% ще отнемат 80% от времето. Вторият е законът на Паркинсон: работата запълва цялото време, отредено за нея.

Изводът от това, казва Ферис, е, че не е нужно да работите повече, за да направите всичко - трябва да се съсредоточите по-добре. Позволете ви да работите с пълна отдаденост само 20% от работното време, но можете да преработите всички наистина важни неща. А останалите 80% могат да бъдат посветени на проста рутина, за да можете да се съсредоточите върху приоритетни задачи и да избегнете претоварване.