Как да приоритизирате, когато сте постоянно претоварени

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 03:47

Ние определяме основното в живота и се учим да го поставяме на първо място.

Когато се давите в морето от задачи и ангажименти, дори да решите какво да направите първо може да бъде трудно. В такава ситуация е важно да приемете, че е просто физически невъзможно да завършите всичко и да подчертаете най-важното. В противен случай стресът и чувството за вина ще ви преследват.

Какво трябва да бъде приоритет

Всеки ще има свои специфични задачи, но има няколко области от живота, на които всички трябва да обърнем повече внимание. Те са тези, които ви помагат да се доближите до дългосрочните си цели и да направят живота си заслужаващ. И все пак мнозина ги игнорират в продължение на месеци или дори години. Опитайте се да ги преместите в горната част на списъка си със задачи.

1. Здраве

Здравословният начин на живот по-често отива на заден план. Отказваме се да ходим в парка и да тренираме, за да свършим нещата, или избираме бързо хранене, за да не губим време за готвене.

Резултатите от подобни решения се натрупват и започват да засягат всички области на живота. Бързото хранене не осигурява достатъчно енергия, за да работи добре. Стресът и раздразнителността, които идват от това, че не се грижим за себе си, могат да ни накарат да се чувстваме като при любимите си хора. В резултат на това страда не само физическото благополучие, но и психическото благополучие, емоционалното състояние се влошава. Така че напомнете си: здравето е в основата на всичко.

2. Сънят

Подгответе се за изпити, завършете с писането на репортаж, стойте до късно, гледайки сериал - избираме всичко, но не и сън. Изглежда, като го намалим, ще спечелим няколко допълнителни часа за нашите дела. Но цената е много висока.

Вероятно сте изпитвали последиците от липсата на сън: умора, раздразнителност, неспособност да се концентрирате и да правите нещо продуктивно. Но проучванията показват, че постоянната липса на почивка води до много по-сериозни проблеми, от заболявания на сърдечно-съдовата система до влошаване на мозъка. Не пренебрегвайте съня.

3. Отношения с близки

В моменти на стрес често започваме връзки с близки, вярвайки, че те няма да отидат никъде и просто ще се върнем към общуването, когато имаме повече време. И така пропускаме детски концерт заради работна среща или забравяме да пожелаем на приятел честит рожден ден, защото мислите са заети с бизнес. Такива малки неща се натрупват и развалят отношенията и е трудно да ги възстановите по-късно.

Отделете време за укрепване на семейството и приятелствата, за да не се налага да съжалявате за пропуснатото. Ето няколко съвета, които да ви помогнат да направите това:

• Направете първата крачка. Не чакайте другите да предложат нещо. Бъдете този, който поддържа връзка и кани семейство и приятели някъде.
• Определете сами какво няма да ви липсва за нищо на света. В един момент неизбежно ще трябва да направите избор в полза на работата или други отговорности. Но трябва да има ситуации, които не могат да бъдат пренебрегнати, като годишнина от сватбата или помощ на приятел в труден за него момент.
• Поддържаме връзка. Всички сме заети, но това не е причина да губим контакт. Обадете се, пишете, поздравявайте любимите хора за победите им, изразявайте съчувствие в случай на неуспехи, благодарете и се свържете просто така.

4. Продуктивна работа

Да работиш усилено и да си продуктивен не е непременно едно и също нещо. Можете да работите от сутрин до вечер, но да получите минимални резултати. Ето защо е важно да действате не само усърдно, но и разумно: да работите задълбочено, да се концентрирате върху задачи, които помагат за израстване, включително професионално. Търсете и приоритизирайте възможности, които ви позволяват да научите нови неща и да правите неща, които ви вдъхновяват.

Какво да изключим от приоритетите

За да преместите нещо нагоре в списъка със задачи, трябва да се откажете от нещо друго. Ето някои дейности, които можете да предприемете, за да освободите времето и енергията си.

1. Социални медии и усвояване на съдържание

Проверката на новостите в Instagram или Twitter не трябва да е ваш приоритет. Ето какво съветва авторът на дигиталния минимализъм Кал Нюпорт: „Фокусирайте се върху шепа внимателно подбрани онлайн дейности, които подкрепят вашите ценности, и пропуснете останалите“.

За да улесните този процес:

• Следете къде отива вашето време. За това има специални услуги. Когато видите колко губите, е по-лесно да пренасочите това време към нещо друго.
• Затруднете достъпа си. Премахнете приложенията за социални медии, за да избегнете достъп до скука.

2. Задачи с ниска стойност

Винаги има неща, които отнемат много време, но не ни движат напред:

• проверявайте пощата и отговаряйте на писма;
• четете натрупаните съобщения в работните чатове;
• изпълняват повтарящи се административни задачи;
• изпълни нечия спешна молба.

Такъв оборот само отвлича вниманието от основното. Напомнете си, че няма да постигнете големи цели, ако правите само такива малки неща през цялото време.

3. Отрицателно отношение

Често се спираме на неприятни събития и неуспехи, съмняваме се в себе си или се ядосваме на другите. Това не само разваля настроението, но и отнема време, което може да се изразходва за промени в живота. Използвайте следните стратегии, за да не се забивате в негативни мисли:

• Съберете колекция от комплименти. Когато някой ви е казал нещо добро, похвалил ви, благодарил, комплимент, запишете го в тетрадка или запазете екранна снимка. Когато сте в лошо настроение, препрочитането на милите думи ще ви помогне да се почувствате по-добре.
• Гледайте вътрешния си диалог. Когато забележите негативни мисли за себе си, представете си, че казвате нещо подобно на близък приятел или дете. Най-вероятно ще откриете, че сте твърде критични към себе си.
• Бъдете по-добри. Не забравяйте, че хората може да са ви наранили, защото самите те изпитват трудности. Но не забравяйте да бъдете мили към себе си. Ако смятате, че човекът е токсичен, защитете границите си или спрете да общувате.

Поставяне на важното на първо място

1. Комбинирайте всички задачи

Със сигурност имате списък с работни задачи и лични дела, а в главата ви постоянно се въртят различни идеи. Толкова е трудно да знаеш с какво да започнеш. Затова първата стъпка е да съберете всички дела на едно място и да отбележите до коя дата трябва да бъдат приключени. За да направите това, можете да използвате хартия или услуги като Trello и Todoist.

2. Отървете се от разсейващите фактори

Блокирайте достъпа до отнемащи време сайтове. Можете да правите това за целия ден или за определен период, когато трябва да работите без разсейване. Ако това не е опция за вас, поне изключете ненужните известия.

3. Устоявайте на желанието да преминете към нещо ново

Винаги ще има нова идея или задача, с която искате да се заемете. Но преминавайки от едно към друго, няма да напреднете в това, което правите. Дори и да ви омръзне, опитайте. Не се отказвайте от един навик след седмица, за да опитате друг. Не се захващайте с нов проект, докато не завършите текущия.

4. Правете разлика между важни и спешни въпроси

Склонни сме да приоритизираме задачите с крайни срокове, дори ако те са по-малко важни за нас сами по себе си. Но дейности като обаждане на баба или ходене на разходка не са приоритет, въпреки че просто правят живота балансиран и даряват ценни спомени.

Използвайте матрицата на Айзенхауер, за да приоритизирате случаите. Има четири категории:

• Спешно и важно: задачи, които са ценни за вас - те трябва да бъдат изпълнени възможно най-скоро.
• Не спешно, но важно: задачи, които помагат за развитието - те трябва да бъдат въведени в календара.
• Спешно, но маловажно: задачи, които могат да бъдат делегирани на някой друг.
• Неспешни и маловажни: задачи, които трябва да бъдат изоставени.

Опитайте се да правите важни неща колкото е възможно повече и минимизирайте маловажните.

5. Управлявайте не времето, а енергията си

За да направите това, трябва да определите кога сте най-продуктивни и да разпределите задачите въз основа на вашето енергийно ниво. Например:

• Ако ставате рано, правете важни неща сутрин, когато сте най-енергични.
• Ако сте нощна сова, правете проекти, които изискват концентрация вечер.
• Ако имате малки деца, вашето продуктивно време е, когато спят или някой друг се грижи за тях. Използвайте тези пропуски за вашите приоритетни задачи.

6. Направете списък с ангажиментите си

Често поемаме твърде много, въпреки че енергията и времето ни са ограничени. Ето защо е полезно периодично да преглеждате задълженията си:

• Направете възможно най-подробен списък с това, за което прекарвате времето си.
• Разделете тези дейности на категории: кариера, семейство, хобита и т.н.
• Решете колко време като процент бихте искали да отделите за всяка категория.
• Намалете броя на по-малко важните отговорности, така че да имате достатъчно ресурси за най-важните.
• Правете списък със задачи всеки ден въз основа на основните ви категории.

7. Стремете се да „изядете жабата“възможно най-скоро

Жаба означава най-трудното или неприятното нещо за деня. Например да работите по проект, който мечтаете да правите, да спортувате, да напишете хиляди думи за бъдеща книга. Обикновено искате да отложите такива неща за по-късно, но е по-добре първо да ги направите.

Това ще ви придвижи напред и ще улесни всичко останало през деня. Ако „ядете жаба“всеки ден, постепенно ще постигнете все по-големи резултати.

8. Разпределете задачите на блокове

Това ще ви помогне да изградите график въз основа на приоритетите и да не губите време да превключвате от едното към другото. Ето как работи методът:

• Направете списък със задачи за деня.
• Разделете задачите от един и същи тип на блокове, например "Работа с поща", "Писане на текст", "Срещи".
• Изчислете колко време ще отнеме за всеки блок.
• Добавете блокове към календара един по един.
• Преминете към следващата само когато приключите с предишната.
• Преместете блокове в календара, ако е необходимо.

Опитайте се да имате поне един от блоковете всеки ден, посветен на вашите приоритети.

Четете също?

• 7 ефективни метода за планиране, които да ви помогнат да останете на път
• Как да бъдем по-продуктивни: 7 основни правила
• 4 начина да организирате списъка си със задачи, за да можете да работите по-интелигентно