Как да направим повече през новата година

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 03:47

За да разберете как да увеличите производителността си, първо трябва да знаете за какво точно отделяте време. За да направите това, следете какво правите през деня. След това вечерта ще видите какво не можеше да се направи и за какво си струваше да отделите повече време.

Разбира се, ако работният ви ден е съставен основно от различни срещи (ако сте например лекар или адвокат), този подход не е особено подходящ за вас. Може обаче да се използва и извън работно време, ако забележите, че вечерите и уикендите ви минават незабелязано от гледане на телевизионни предавания и социални мрежи.

Отнасяйте се към времето като към храна

Правилното разпределение на времето ни се дава с такава трудност, защото самото време е много неясно понятие. Не може да се види или докосне, дори учените все още спорят за природата му.

Затова се опитайте да мислите за времето като за нещо по-специфично, като храната. Склонността да се разсейвате е подобна на глада за нездравословна храна. Загуба на време е наднорменото тегло. А решението на проблема (отчитането на времето) е воденето на хранителен дневник.

Каква е общата употреба на хранителните дневници? Първо, за хората с наднормено тегло, само да знаят какво ядат понякога може да бъде шок. Всички видове закуски и десерти сякаш не се броят, докато не ги видите преброени на хартия. Разбирането какво ядете, здравословното чувство на срам и отговорността, която идва с воденето на дневник, всички заедно водят до факта, че отслабвате по-бързо.

Същите съображения важат при записване на прекараното време. Така че, ако искате да изградите мускулите си за производителност, започнете да проследявате как прекарвате времето си.

Плюсове на проследяването на времето

За да следите времето си, ще трябва внимателно да записвате часовете и минутите, прекарани в един ден, в продължение на няколко седмици или дори месеци. Колкото и парадоксално да звучи, самият процес също отнема време.

Първо, нека да разгледаме предимствата на проследяването на времето и след това да преминем към съвети, които да ви помогнат да започнете.

1. Това е основата за други техники за производителност

Не започваме силова тренировка, без да определим началната тежест, която можем да вдигнем. Същото трябва да се направи, когато се опитвате да създадете нови навици и да увеличите производителността. Ако не знаем как точно и за какво прекарваме времето си, просто няма да можем правилно да изчислим времето за различни неща и постоянно ще бъдем недоволни от себе си.

Ако например не забелязвате, че прекарвате цял час на ден в социалните мрежи, как можете да се отървете от този навик? Просто ще си помислите, че за да бъдете по-продуктивни, трябва да направите списъците си със задачи по различен начин. Въпреки че просто трябва да блокирате Facebook или VKontakte.

Проследяването на времето, което прекарвате, ще ви помогне да разберете от кои стратегии за производителност наистина имате нужда.

2. Ще откриете, че сте надценили разходите си за време

Сега всички се оплакват, че са постоянно заети и нямат достатъчно време. Но какво ще стане, ако това усещане е проблем на възприятието, а не действителното състояние на нещата? Възможно е това да произтича от факта, че неправилно преценявате колко време ви е необходимо, за да направите различни неща.

Когато разглеждаме нашите рутини, ние преувеличаваме времето, което ще трябва да отделим за определени задачи. И това ни обезкуражава да се заемем с бизнеса или да започнем нови хобита. А понякога дори отделяме повече време за действие, отколкото е необходимо.

Разбира се, не всички случаи просто изглеждат отнемащи време. Някои наистина отнемат време. Но като проследявате времето си, прекарано в продължение на няколко седмици, ще забележите, че определени задачи се изпълняват по-бързо, отколкото сте си мислили. По този начин може да имате време за нещо, което не сте имали време да направите преди.

3…. или подценявана

Също толкова често подценяваме реалното си прекарано време.

Тенденцията да се преувеличава времето, прекарано например за различни домакински задължения, произтича от факта, че намираме подобни задачи за по-натоварващи.

Времето, прекарано в дейности, които не изискват стрес, обикновено отминава. Именно тези действия трябва да бъдат изключени от ежедневието си.

4. Развива чувство за отговорност

Когато сте седели един час в интернет и след това се върнете на работа, е напълно възможно никой друг да не е забелязал това. Оказва се, че този час просто е потънал в забвение. Да, за известно време се чувствате виновни, но след това просто забравяте за това и губите още час-два на следващия ден.

Но когато следим времето си, трябва да запишем и този загубен час. Тук реакцията ще бъде съвсем различна. Записът „Бях в интернет от 12:00 до 13:00“ще предизвика много по-голямо чувство за вина, отколкото просто мисълта: „О, още един час мина“. Трябва да признаете, че сте загубили час.

Естествено, гледайки записките си вечер, искам да видя, че денят не е бил напразен. Ако сте загубили време днес и сте го записали, утре ще бъде по-лесно да не се разсейвате.

5. Помага ви да правите повече

Понякога, анализирайки действията си за известно време, откривате, че наистина нямате какво да правите. Губите си времето за дреболии, защото това всъщност не вреди на работата ви.

Ако можете да си вършите работата и все още имате време, но все пак чувствате, че денят е непродуктивен, можете да поемете повече задачи. Ако работите за себе си и можете да управлявате собствен график, потърсете нови клиенти или доставчици или разработете своя уебсайт. Ако работите за голяма компания, попитайте ръководството дали има нови проекти, които можете да поемете. Малко вероятно е да ви откажат.

6. Това ви учи да не се пръскате върху няколко неща едновременно

Всеки знае, че многозадачността е само пречка за производителността. А самата идея за многозадачност е просто мит. Всъщност ние не правим няколко неща едновременно, а много бързо превключваме от една задача на друга отново и отново. Нашите мозъци не са изградени за многозадачност, така че неизбежно пропускаме нещо или не се справяме добре.

Когато проследяваме времето, ние следим всяка задача. И за всяка задача отделяме определен период от време, поне за да улесним воденето на записи. Дори някак се гордеем, когато отбележим, че час-два са били отделени на една важна задача.

С течение на времето ще развиете способността да се фокусирате върху едно нещо и вече няма да искате да комбинирате няколко задачи и да се разсейвате от важна работа. Най-вероятно ще можете да отделите половин час или час на ден за различни малки задачи и да ги вършите всички на едно заседание.

Как точно и ефективно да проследявате времето си

Ето три ключови правила, които ще направят проследяването на времето ви най-ефективно:

• Честност … Никой освен вас няма да види тези записи, така че не го разкрасявайте. Ако не си честен със себе си, защо изобщо да се занимаваш с този бизнес?
• Постоянство … Ще ви отнеме поне две седмици, за да получите пълна представа за това, за което прекарвате времето си. Водете си бележки само когато живеете с нормалното си темпо (не преди ваканции или празници).
• Педантичност … Мислете не за часове, а за минути. Например в първите дни записвайте всичките си действия от сутрин до вечер с точност до всяка минута. След това можете да преминете към 5-, а по-късно към 15-минутни интервали.

Има два начина за проследяване на времето:

• Времеви интервали … Например от 9:00 до 9:15 сутринта. Задайте таймер на всеки 15 минути (поне в началото, след това можете да увеличите интервала от време) и запишете какво сте направили.
• Задачи … Гледайте си собствената си работа и си правете бележка всеки път, когато започнете нещо различно.

Опитайте и двата метода и решете кой е най-подходящ за вас. Първо, запишете всичко до минутата. Това ще ви помогне да разберете колко време всъщност отнема всяка задача и как като цяло е структуриран денят ви. След това можете да следите времето на определени интервали. Това улеснява планирането на нещата и забелязва кога най-често се разсейвате.

Можете също да добавяте кратки бележки към вашите бележки. Например, до записа „Четене“посочете коя книга или списание сте чели. До елемента „На път“можете да маркирате времето или това, което сте слушали (подкаст, аудиокнига, музика), а до записа „Играхме с детето“да упоменете конкретна игра. Така простото проследяване на времето се превръща на практика в дневник. Не е нужно да правите това, но може да ви хареса.

След две седмици проследяването на времето ще стане навик. Сега не е нужно да записвате всичките си действия толкова внимателно. Просто обърнете внимание на времето (поне през работния ден) и вижте дали се възползвате максимално от него. Ако смятате, че често се разсейвате, върнете се към бележките.

Дори ако вече изобщо не следите времето след този двуседмичен експеримент, опитайте се да се проверявате около веднъж годишно, за да видите как се променят навиците ви.

Дигитални инструменти

Има много цифрови асистенти, които автоматично проследяват как прекарвате времето си. И въпреки че те могат да бъдат полезни (особено ако не сте си водили бележки в продължение на няколко часа и сте забравили какво точно сте правили в един или друг момент), все пак не трябва да разчитате напълно на тях. Само вие самият знаете какво сте правили в някакъв сайт - работехте или се бъркате. Приложението няма да определи това вместо вас.

• … Тази програма работи във фонов режим и проследява колко време прекарвате в различни сайтове и приложения. Подходящ е за различни операционни системи, включително Android. Можете също така да зададете цели и да проследявате растежа на вашата производителност в програмата.
• … Въпреки че първоначално тази програма е била предназначена за фрийлансъри, би трябвало да е добре за всички. Той има удобни диаграми, които визуално отразяват вашия напредък.
• (само за iOS). Просто добавете обичайните си задачи, щракнете върху тях, когато започнете, и когато сте готови, кликнете върху следващата. Предишната задача ще бъде изпълнена автоматично и приложението ще зададе самото време.
• … Подобно на ATracker, това е комбинация от цифрово и аналогово. Използвате цифрово устройство, но само за водене на записи. Evernote може да се използва като обикновен хартиен бележник.

Аналогови съоръжения

• … През седмицата (което са вашите 168 часа) записвайте какво правите, като разделите деня на 15-минутни интервали. Дръжте календара си под ръка, например на бюрото или в кухнята. След няколко седмици ще разберете за какво обикновено отделяте време и как можете да коригирате рутината си.
• Обикновен бележник. Нищо чудно, че това се счита за класика. Просто запишете, когато завършите една дейност и започнете друга, и добавете обяснения, ако е необходимо. Например, ако четете статия в Интернет за работа, маркирайте я съответно, вместо просто да пишете „Прочетете статия в Интернет“.

заключения

Когато преглеждате бележките си вечер и видите добре прекаран ден, ще почувствате, че наистина заслужавате почивката и съня си. Проследяването на времето ще промени не само начина, по който прекарвате всяка минута и всеки час, но и като цяло възприятието ви за живота.

Отделете време за това, което наистина има значение. Проследявайте прекараното си време. Променете живота си.