Как да управлявате пощата: 10 съвета от служителите на TED

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 03:47

Служителят на TED Майкъл Макуотърс сподели 10 съвета в своя блог, за да поддържа входящата си кутия подредена.

Кой, ако не редакторите и мениджърите на TED, можете да говорите за методи за справяне с претоварената поща. Според тях всеки ден във фирмата идват стотици писма, а броячът на входящите имейли за някои служители отдавна е надхвърлил хиляда.

Майкъл Макуотърс, TED UX архитект, предлага 10 решения на този проблем.

В бъдеще няма да имате повече време, отколкото сега

Майкъл забеляза, че много хора отлагат изпращането по пощата за по-късно, защото вярват, че в един момент в бъдещето ще имат повече време да направят това. Няма да. Вашето ниво на заетост вероятно ще остане през следващата седмица, месец, година. Може дори да се радвате за това. Но ще има същото време за поща. Така че започнете да работите с нея веднага.

Опитайте се да започнете от нулата

Има два начина да го направите:

1. Отделете малко време и преминете към почистване на пощата си в няколко стъпки. В зависимост от това колко имейла имате, ще ви отнеме до десет прохода, за да ги изчистите. Ако това е трудно, разбийте работата на няколко 15-минутни парчета.
2. Отидете на крак. Отделете три или четири часа и направете вашата входяща поща идеала за чистота и ред.

Отделяйте малко време всеки ден

За Майкъл това е най-трудната част от плана. Ще трябва да работите с пощата си няколко пъти всеки ден. Той съветва да отделяте 15 минути на всеки четири часа и да се фокусирате само върху входящата си кутия.

Ако писмото не е много важно - изтрийте

Има изкушение да изпращате всяко повече или по-малко важно писмо в отделна папка, за да се справите с него по-късно. Но ако писмото не заслужава вниманието ви в момента, изтрийте го.

Отпишете се от всяка ненужна поща

Често греша, като просто изтривам имейли от пощенски съобщения, които не са ми интересни. Майкъл е по-категоричен:

Ако бюлетинът не ви е интересен, не само изтрийте писмото, но и се отпишете от него.

В долната част на всяко писмо има бутон „Отписване“или „Отписване“. Използвайте го според указанията. И колкото по-често, толкова по-добре. Можете да използвате и услугата Unroll.me, за която говорихме тук. Той автоматично ще ви отпише от ненужни имейли.

Ако съобщението все още е във входящата ви кутия, прочетете го

Ако писмото е проверено и не сте се отписали и не сте го изтрили веднага, тогава го прочетете. Ако е кратък, прочетете го веднага. Ако е дълъг, изпратете имейла в предварително създадената папка Read и се върнете към нея, когато имате повече свободно време. Майкъл вярва, че ако сте честни със себе си, тогава минималният процент от всички писма ще попадне в тази папка.

По-добре е да отговаряте на кратки имейли веднага

Ако имейлът, който сте изпратили, изисква бърз отговор, моля, отговорете … незабавно. Не чакай. След като изпратите отговора си, изтрийте имейла. Ако писмото съдържа копие, изпратено до друг получател, и той не трябва да знае вашия отговор, премахнете го от получателите.

Препращайте имейли на колеги, ако могат да отговорят по-компетентно

Пренасочете имейла с малко обяснение и го изтрийте от входящата си кутия.

Заемете се със сортирането

Всяка пощенска услуга дава на потребителите възможността да създават папки. Това е най-добрият инструмент за справяне с претоварената поща. Създадох папка за работа, снимки, учене и други неща. Майкъл предлага да направите папки "Проекти", "Други", "Отговор по-късно". Основното нещо е да се чувствате комфортно.

Изберете правилното приложение

За мен Mailbox се превърна в такова приложение. Майкъл също го избра. Но има много опции. Можете да въведете думата "mail" и името на ОС, за която търсите клиент в търсенето на Lifehacker. Обещавам, че ще намерите нещо подходящо.

Резултат

Ако не можете да прочетете статията (кажете ни защо), ето кратък списък с всички стъпки:

1. Разглобете входящата си кутия за няколко кръга.
2. Решете какво да правите с писмото веднага щом пристигне.
3. Почиствайте пощата си от време на време.
4. Отпишете се от ненужни имейли.