10 трика, за да накарате вашите Google Документи да работят по-лесно и по-бързо

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 03:47

Предлагаме на вашето внимание адаптиран превод на статията на Saikat Basu, който съдържа десет съвета за работа с Google Docs.

2006 г. отбеляза крайъгълен камък в историята на Google: Оксфордският английски речник прие думата „google“. Концепцията се превърна в общоприето име. Оттогава търсенето в мрежата означава гугъл. Good Corporation оказва огромно влияние върху нашето онлайн поведение: ние следваме бизнес етикета на Gmail, отваряме прозорец към света, като стартираме Chrome всяка сутрин и използваме Google Drive, за да бъдем продуктивни.

Причината за популярността на "Google Docs" в облачния принцип на работа. От всички инструменти на Google Drive, текстовият редактор е най-важният за ежедневните задачи.

За да направите работата си с Google Документи по-продуктивна, използвайте следните десет указания.

Бонус: Добавете Google Документи към стартовия панел на Chrome App на вашия Windows или Mac лента на задачите. Две щраквания - и сте в "Документи".

Бързо търсене

Можете бързо и лесно да намерите конкретен файл или папка, като въведете ключова фраза в лентата за търсене в горната част. Малката стрелка вдясно ще ви помогне да прецизирате критериите си за търсене:

• тип файл (папка, документ, снимка, PDF и т.н.);
• отворете с Google Docs, Google Drawing, Google Sheets, всяка инсталирана добавка;
• собственик (аз, не аз, някой).

Друго нещо, което улеснява търсенето, е да използвате точната оферта за файла, който искате да намерите. Google Drive ще отвори документа и ще подчертае използваната фраза за търсене. Освен това, както при Google, можете да използвате булеви оператори като или, за да разширите обхвата на вашето търсене.

Натиснете "/", за да отидете в полето за търсене.

За пълен списък с опции за търсене в Google Диск вж. Не на последно място, не забравяйте да потърсите в пазарската си количка.

Бърз преход към менюто "скрити" команди

Google Docs е подобен на други офис пакети. Може да е по-просто от Microsoft Word, но има и много полезни команди в менюто. Натиснете Alt + /, за да отидете на търсене в менюто. Въведете това, което търсите в полето, което се отваря, и функцията ще стартира.

Чрез търсене в менюто можете да намерите други инструменти за редактиране, налични в Google Документи.

От идея в Google Keep до чернова в Google Документи

е страхотна услуга за създаване и съхранение на бележки. Най-добрите му характеристики са възможността да диктува бележки и да разпознава текст от снимки. Но знаете ли, че можете да превърнете бележка в документ с едно щракване?

Благодарение на това експортиране можете да редактирате и „полирате“идеите си вече в Google Документи. Незаменим за студенти и пишещи хора - спестява много време.

Анализирайте речника си с Word Cloud

Копирайтъри, блогъри, студенти и преподаватели могат да използват облак от думи или облак от етикети, за да навигират бързо в съдържанието на документ. Също така ще ви помогне да видите с кои думи прекалявате.

Можете да използвате генератор на облаци от думи - например Tag Cloud Generator - за всеки документ с 50 или повече думи. Безплатната добавка за Google-Drive може да бъде намерена и инсталирана от менюто Добавки → Получаване на добавки….

Можете да използвате облака от думи през същото меню. Ще се покаже в малък прозорец вдясно. Ако документът не е завършен, продължавате да редактирате, след което от време на време щракнете върху бутона Refresh Cloud, за да обновите облака от маркери.

Tag Cloud Generator работи и на маси. Единственият недостатък е, че панелът, показващ използвани думи, не може да бъде мащабиран.

Намерете и поставете с едно щракване

С инструмента за изследване не е нужно да напускате документа, в който работите, за да намерите информация в Google. В крайна сметка отварянето на нов раздел в браузъра също отнема време. Този вграден инструмент ви позволява да намирате и вмъквате информация в документа или таблицата, които използвате. Отворете Инструменти → Изследване (Ctrl + Alt + Shift + I).

Вдясно ще се появи поле за търсене. Там можете да поставите връзка към офертата с едно щракване, като я въведете ръчно или просто като я маркирате.

Наличните формати за цитиране са MLA, APA и Chicago.

Освен това красиво рамкираните цитати са само една от характеристиките на инструмента за изследване. Можете също да се обърнете към статистиката в таблици. Когато използвате търсене, можете също да персонализирате SERP, за да показва вашите публикации в Google+, имейлите ви и т.н. За всичко това има специални филтри.

Бързо форматирайте текст на различни места

Google Документи има инструмент за форматиране на Paint, който ви позволява да създавате шаблони за форматиране и да ги прилагате към всяка част от текст. Изберете дума, изречение или друг текст, редактирайте го: задайте размера, шрифта и др. След това щракнете върху Paint format. След това можете да приложите посочените параметри за форматиране към друг фрагмент, просто трябва да кликнете върху него.

„Пффт! Работи само веднъж! - ще кажат скептиците. Ако трябва да приложите посочените параметри за форматиране повече от веднъж, щракнете два пъти върху иконата Paint format. Натиснете този бутон отново, за да спрете магията да работи.

Използване на безплатни изображения

Google Документи включва търсене в Google Изображения, което ви позволява бързо да намерите и вмъкнете изображение в документ. Но има два други богати източника на изображения – LIFE и Stock Photos. Изображенията от архива на LIFE имат лиценз, който дава право за използване на произведението дори и комерсиално, но е необходимо да се посочи авторството. През 2012 г. Google избра 5000 нови снимки в категориите Природа, Време, Животни, Спорт, Храна, Образование, Технологии, Музика и други.

Google предупреждава, че изображенията са достъпни само за лична и търговска употреба в Google Drive и трябва да се използват в рамките на правилата на услугата.

Можете да вмъквате снимки с помощта на URL. Изображението ще бъде запазено във вашия документ и ще бъде достъпно, дори ако оригиналът бъде премахнат от мрежата.

Споменаване на някого при коментар

Сътрудничеството в Google Документи се основава на коментиране. Като се има предвид това, има бърз начин да привлечете вниманието на човек към конкретен коментар. Маркирайте необходимия текст и щракнете върху „добавяне на коментар“(Вмъкване → Коментар). В полето за коментар, което се отваря, въведете "@" или "+" и започнете да пишете името на човека, който искате.

Google Документи автоматично ще избере човек от вашия списък с контакти в Gmail и ще го информира по имейл. Ако този човек няма разрешение да преглежда този документ, трябва да му дадете достъп.

Преки пътища за математически формули

Google Документи има удобен редактор на математически изрази: Вмъкване → Уравнение. С него можете не само да въвеждате математически изрази, но и удобно да работите върху тях с колеги.

Използвайте преки пътища, за да ускорите процеса. Например, ако въведете „алфа“, последвано от интервал и скоби, Google Docs преобразува това в α. Можете също така лесно да добавите горен или долен индекс, като въведете съответно "^" и "_". За дроби въведете "frac".

Пълен списък с преки пътища за математически изрази. За по-сложни формули използвайте безплатното разширение g (математика) за Google Drive за Chrome.

Други преки пътища за спестяване на време

Натиснете "Ctrl + /" и ще видите голям списък с шаблони за бързо управление на документи. Много от клавишите за навигация са същите като Gmail. Освен това можете да създадете свои собствени преки пътища.

Отидете на Инструменти → Предпочитания → Автоматично заместване.

Можете да използвате това за автоматично вмъкване на често използвани думи, имейл адреси, съкращения или дори думи, които постоянно грешите.

Също така е необходимо да поставите отметка "Автоматично откриване на връзки" и "Автоматично откриване на списък" в диалоговия прозорец за настройки.

Разбира се, може да възразите, че най-бързият начин да създадете красив документ е да го използвате. Но описаните малки трикове ще помогнат за ускоряване на работата с тях.

Кажете ни в коментарите какви трикове използвате в ежедневната си работа с Google Docs.