Как да попречите на писмата да ви затрупват

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 03:47

Има две категории хора. Някои имат пълен ред във всичко: буквите са подредени, иконите на работния плот са подредени. Други не могат да отворят пощенската си кутия без страх, защото има цяла вълна от непрочетени писма, които всеки ден стават все повече. Те обаче са лесни за справяне.

Прост анализ на писма няма да коригира ситуацията, ако пощенската кутия изглежда като препълнен килер, вратата на който отваряте със затворени очи, така че нищо да не изпадне. Трябва да промените подхода си към работата с поща. Тогава можете да изразходвате по-ефективно времето, което обикновено се отделя за безкраен поток от нови съобщения – за по-важни задачи.

За да излезете от земята, първо си задайте два въпроса:

1. Защо получавате много имейли?
2. Какво ви пречи бързо да ги разглобите?

Въз основа на вашите отговори се заемете с решаването на проблема и използвайте няколко полезни съвета по пътя.

Вземете решения

Запушване във вашата пощенска кутия може да означава проблем с вземането на решения. Много хора просто не желаят да поемат отговорност. Те отлагат въпросите, на които трябва да се отговори, за по-късно, за да решат всичко в по-спокойна атмосфера. Или намират други извинения за себе си, просто да не изпращат писмо с отговор сега.

За да не започвате всеки имейл с извинение, че закъснявате с отговора, че писмото се е изгубило сред другите или е попаднало в спам (и всъщност е останало мълчалив упрек във входящата поща, търпеливо чакайки момента, в който ще отворите отново), работете върху себе си: вземайте решения.

Вземете за правило да отворите писмо, незабавно направете това, което изисква от вас, и незабавно напишете отговор. И не щракайте върху кръста, докато пощата не бъде изпратена.

Отървете се от излишъка

Можете лесно да се спасите от получаване на някои писма:

1. Отпишете се от ненужни имейли, на които отдавна сте престанали да обръщате внимание. Това е въпрос на няколко секунди и няколко щраквания: непрочетените писма с рекламни материали вече няма да се натрупват в пощенската кутия.
2. Деактивирайте известията от социални мрежи и различни уеб услуги.
3. Пренасочвайте писмата, които получавате към лична поща от клиенти към друга пощенска кутия, като посочите адреса на уебсайта на вашата компания. Друг изход е да създадете отделна форма за обратна връзка.

С една дума, направете всичко възможно, така че пощата да не се превърне в черна дупка, която безразборно засмуква всичко: и необходимо, и ненужно.

Персонализирайте филтрите

Ако имате нужда от бюлетини, за да разберете за най-добрите материали от любимите си медии или намаления в онлайн магазините, можете да ги оставите. Но премахнете от папката с жива входяща кутия с помощта на филтри. Пощенската услуга, използвайки ги, сама ще изпраща писма до необходимите папки.

Основата за филтриране може да бъде адресът на подателя или например ключовите думи, съдържащи се в тялото на съобщението. Всичко зависи от вида на писмата, които искате да премахнете от основната папка за поща.

Намерете друг мениджър на задачи

Пощенската кутия не трябва да замества вашия класически списък със задачи за бележник или вашето приложение за планиране. Веднага след като получите писмо и заедно с него нов калъф, го прехвърлете от пощата във вашия списък със задачи.

Диктувайте отговорите

Ако отговорите са трудни за вас поради факта, че не харесвате процеса на писане на писма, отидете по другия път. Опитайте да използвате функцията за диктовка: техниката ще запише това, което искате да кажете сама. А за най-малко консервативните хора в списъка ви с контакти можете дори да отговорите с помощта на видеоклипове, приложени към писмото.

Отворете пощата по график

Съветът не е подходящ за всеки, защото често трябва да сте във връзка 24/7. Въпреки това, все още може да бъде полезен за някои.

Отделете времеви рамки за изпращане по пощата през деня. След това отговорете на всички писма, дошли по време на вашето отсъствие.

Не превръщайте пощата в бележник

Телефонни номера, пароли, адреси - всичко това не трябва да се съхранява в недрата на пощенската кутия, а да е под ръка: в бележник, в списъка с контакти на смартфон, върху стикери, залепени на работното място. Прехвърлете необходимата информация от пощата там, където ще ви бъде по-лесно да я намерите: все още не е много удобно да използвате търсенето по букви през цялото време.

Също така, не изпращайте бележки до себе си. Много хора правят това, като записват информация в пощата, която трябва да се запомни. Добавете снимки към прикачените файлове, които искате да запазите. Те натрупват писма в пощата с връзки към статии, които искате да прочетете по-късно, когато му дойде времето.

В резултат на това има толкова много такива букви, че губят значението си. Те никога не се връщат при тях, защото се движат надолу в списъка - и скоро биват забравени.

Използвайте Tumblr или Pinterest, за да съхранявате красиви снимки и да пишете бележки в специални приложения.

Спазвайки тези правила, ще можете да поддържате ред в пощенската си кутия и да оптимизирате времето, прекарано в работа с поща.