5 основни грешки в управлението на времето, които ни пречат да можем да направим всичко

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 03:47

Правим списък със задачи и се опитваме да се придържаме към графика, независимо какво. Но колкото и да се стараем, все пак ще се появят нови и спешни задачи. Списъкът става все по-дълъг и не можем да се отървем от усещането, че времето буквално се изплъзва от ръцете ни. Така че нека да разберем какви грешки правим най-често и как правилно да управляваме времето си.

1. Ние не даваме приоритети

Разбира се, списъкът със задачи е ефективен начин да организирате мислите си за това, което трябва да направите. Но ако не поставите приоритет, тогава най-важното може просто да изпадне от поглед. Трябва да разберете посоката, целта на вашата дейност и да не прескачате от една задача на друга. Неподходящото приоритизиране може да разкаже много за текущата работна среда.

Много хора, работещи в екип, се чувстват неудобно, когато техните шефове или колеги ги помолят да направят нещо: отлагат текущите си задачи, не дават приоритети и след това не се справят с графика си. Затова, ако планирате своя ден, седмица или месец, запитайте се коя е най-важната задача за вас през този период.

Често се случва работата по важна задача да отнема всички мисли и постепенно да се влива в отлагане. Защото обикновено изисква сериозни умствени усилия и пълна концентрация. Много по-изкушаващо е да вършите малки петминутни задачи през целия ден, отколкото една голяма задача, която не е лесна, въпреки че в крайна сметка носи много възвръщаемост.

2. Надценяваме силата си

Надценяването на вашите възможности е добре познат грях в управлението на времето. Когато смятате, че една задача ще отнеме най-много няколко минути, но изяжда поне половин час. За да избегнете тази ситуация, преди да започнете работа, запишете някъде колко време ще отделите за това.

Ако задачата отнема 25-30 минути, не забравяйте да я поставите в графика.

Друг съвет: помислете два пъти колко време всъщност може да отнеме задачата.

Ако сте сигурни, че работата е с продължителност 30 минути, заделете един час в графика си от съображения за безопасност. В противен случай може да станете един от онези нещастни работохолици, които работят по цяла нощ.

В началото на деня си отделете 10 минути, за да проверите графика си. Факт: 10 минути планиране сутрин ще ви спестят един час през работния ден. Но не качвайте целия си график, не забравяйте да оставите малко свободно време за нови и/или неочаквани задачи.

3. Разсеяни

Разсеяното внимание е основната причина за отлагането. И най-вече социалните мрежи и пощата ни отвличат от работата. За да избегнете това, ви препоръчваме да изключите известията за входяща кутия, когато се опитвате да се съсредоточите върху нюансите на дадена задача, или да посочите интервал за известия, например на всеки три часа. Това ще ви помогне да не се разсейвате от писма на всеки две минути.

Друг чудесен начин да направите това е да отделите специално време в графика си, което ще отделите за работа с пощенските си кутии. Постоянната проверка на вашата поща означава да й обръщате малко внимание: бързо сканирате писмото и също толкова бързо изпращате отговор, често неточен и с печатни грешки. Извиняването и повторното обяснение на това, което наистина имате предвид, е загуба на време, която можеше да бъде избегната.

Безпорядъкът също може да бъде много разсейващ. Разпръснати папки с хартии по бюрото, хаос в офис консумативи, бележки, които не могат да се намерят в тази каша… Вземете за правило да почиствате бюрото си всеки път в края на седмицата и безмилостно изхвърляйте хартии, които не са полезни за вие и е малко вероятно да имате нужда.

4. Смятаме, че броенето на прекараното време е излишно

Има два начина да освободите време: да игнорирате новите задачи или да рационализирате използването му. Но докато не започнете да следите колко време отделяте на определена дейност, няма да знаете кой метод е подходящ за вас.

В продължение на седмица-две се опитайте да следите времето, което прекарвате в работните задачи. Това ще ви помогне да видите и анализирате как прекарвате времето си, а в бъдеще - да избегнете собствените си грешки.

Прекъснати ли сте постоянно от телефонни обаждания или чукане на вратата ви? Прекарвате ли твърде много време в интернет или проверявате пощата си твърде често? Вижте колко време ви отнема да вършите тези непродуктивни задачи и разработете стратегия, за да ги игнорирате или да намалите броя.

5. Вярваме в многозадачността

Експертите по управление на времето казват в един глас: няма такова нещо като многозадачност. Това, което обикновено се нарича "многозадачност", всъщност е прехвърляне от една задача на друга и в това няма нищо добро.

За най-добър резултат трябва да се концентрирате върху една задача, да зададете таймер и да работите в определеното време само върху нея.

Повтаряйте си като мантра: „В момента ще свърша тази задача“– и няма да прескачате от една задача на друга.