7 грешки в списъка със задачи, които пречат на вашата производителност

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 03:47

Според експерти тези дейности трябва да се избягват, за да се извлече максимална полза от списъка със задачи.

1. Направете списък сутрин

Изглежда естествено да записвате планове за деня първо сутрин. Въпреки това вече е твърде късно. Така казва Айлин Рот, автор на Организация за манекени. „Ако направите списък със задачи сутрин и в 8:00 имате уговорена среща в другия край на града, тогава едва ли ще имате време за това“, казва тя.

Направете списък в края на деня. Това ще ви позволи да оставите работните си дела зад гърба си и да си почивате в мир. „Прибирате се от работа и вече не мислите за списъка със задачи, защото вече сте го съставили и знаете какво ще трябва да свършите утре. Вашият ум най-накрая може да си почине “, казва Айлин.

2. Твърде много задачи, за да бъдат изброени

Ако попълването на списъка ви със задачи може да отнеме седмици или месеци, вие се настройвате за провал предварително. Това ще ви накара да се почувствате претоварени.

Според Кира Бобинет, автор на „Да живееш добре организирано: 10 урока по когнитивна психология и дизайнерско мислене за съзнателен, здравословен и смислен живот“, три задачи са идеалното число за списък. „Нашият мозък възприема информация, която е групирана в три части“, казва тя. „Така че започнете с изброяване на първите три неща, които трябва да направите.“

Повечето хора дори не осъзнават колко малко наистина продуктивни часове има в един ден.

„Нашата умствена сила е много по-ограничен ресурс от времето. Имаме само 3-6 часа всеки ден, когато можем да работим усилено “, казва Кристина Уилнер, създател на списъка със задачи Amazing Marvin, приложения за производителност.

Освен това мнозина не осъзнават колко време може да отнеме за изпълнение на определени задачи. Ето защо твърде дългите списъци със задачи са неефективни. Vilner съветва да запишете очакваното време за изпълнение до всяка задача. Проследете това време, за да правите по-точни изчисления в бъдеще.

3. Включете мечти или много големи цели в списъка си със задачи

Амбициозните цели като писане на книга или изкачване на връх Еверест не трябва да са в списъка ви със задачи. Вместо това ги поставете в отделен списък с желания.

Списъкът със задачи трябва да съдържа ясни планове.

Ако трябва да завършите голям проект, трябва да го разделите на няколко малки и постижими задачи и едва след това да ги запишете в списъка. Това съветва Паула Ризо, автор на „Списъчно мислене: Как да използваме списъците, за да бъдем по-продуктивни, успешни и по-малко тревожни“.

Разглеждането на обширен списък с всичките ви цели ще ви накара да се почувствате претоварени. Освен това ще останете недоволни от факта, че не можете да завършите всички написани планове. Всъщност някои от тях изискват доста време и усилия.

4. Оценявайте еднакво всяка задача

Треньорът по производителност Нанси Гейнс твърди, че списъкът със задачи трябва да бъде списък с приоритети. „Внесете само онези неща, които движат напред кариерата или бизнеса ви“, казва Гейнс. - Ако това не е приоритет, значи не трябва да е в списъка. Това само ще ви разсее."

Тя препоръчва да следвате системата „3-3-3“, когато правите списъка: зачеркнете трите най-малко важни задачи от списъка, делегирайте три задачи, които не си струват времето, и изпълнете първите три задачи.

5. Поставете неясни цели

Ако задачите в списъка са неясно формулирани, тогава в бъдеще ще трябва да помислите как да ги изпълните и дори да запомните какво означават. Така че на съставянето на списъка трябва да се обърне необходимото внимание.

„Прекарайте малко повече време за планиране и направете списъка си със задачи възможно най-конкретен“, съветва Маура Томас, автор на „Тайните на личната продуктивност“. Например, вместо да пишете „отчет за разходите“, напишете „въведете данни в електронна таблица“.

Избягвайте неясни думи като „планиране“, „прилагане“или „разработване“. „Ако не разполагате с време, гледайки думата „развиване“в списъка, вероятно ще искате да пропуснете тази точка“, казва Мора. „Запазете тези думи за вашия голям списък с проекти.“

6. Използвайте същия списък, докато всички задачи не бъдат завършени

„Проблемът е, че всеки ден носи нещо ново. Следователно това, което сте правили днес, не е задължително да се прави утре. И вашите планове за утре може да се променят дори преди този да приключи “, казва Айлин Рот. Така че трябва да правите нов списък със задачи всеки ден.

7. Не обвързвайте списъка с календара си

Ако списъкът и календарът не са обвързани един с друг и съдържат различни задачи, тогава едва ли ще успеете да ги изпълните всички. „В този случай няма да имате време да изпълните задачите от списъка. Освен ако не трябва да жертвате съня, почивните дни, ваканциите или времето, което бихте искали да прекарате със семейството си“, предупреждава Кейти Мазоко, автор на „Революционна производителност: Как да увеличим максимално времето, въздействието и доходите при управление на малък бизнес“.

Опитайте се винаги да отделяте време в календара си за изпълнение на задачи от списъка.