Защо предприемачите трябва да водят финансова документация

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 03:47

Специалист по бизнес финанси Александър Афанасиев - за това защо финансовото счетоводство е толкова важно и как да го поддържате правилно.

Много предприемачи не водят финансова документация. Имат най-много табела къде карат приходи и разходи. Някои дори записват всичко в тетрадка. Но има малко смисъл от това - няма достатъчно информация, бизнесът в крайна сметка става нерентабилен.

Защо не е прието да се води документация в малкия бизнес

Така се случи, че в малкия бизнес няма култура на финансово счетоводство. На първо място, предприемачите научават за маркетинга и продажбите. Но без познаване на основите на финансовото счетоводство е нереалистично бизнесът да се разрасне до среден или дори голям.

Според статистиката малките предприятия рядко живеят повече от три години. Има усещането, че това е просто липса на познания за управленската и финансовата база. Финансите не са просто колекция от числа в таблети, а информация, която ви помага да взимате решения, да планирате действия и да постигате цели. Бизнесът става разбираем и управляем, а не просто да се мести някъде.

Защо е важно да водим записи

Представете си Семьон, който има магазин за ВиК. Докато е топло, хората активно се занимават с ремонти, смяна на тоалетни, вани, кранове. Семьон има много поръчки, парите падат в касата и се натрупват в сметката на компанията.

Семьон искаше нов iPhone и MacBook. Изтегли 200 хиляди от разплащателната сметка на магазина и го купи.

Предприемачът давал на служителите заплата и плащал наема. Но тогава доставчикът се обади и напомни, че утре е денят за плащане на доставената стока. Семьон включи компютъра си, отиде в онлайн банката и имаше недостиг от 300 хиляди. Трябваше да взема назаем.

Семьон не е записал, че 30 дни след изпращането трябва да плати на доставчика. Тогава той все още не разбра, че ако вземем отсрочка от доставчика, тогава ще запазим парите му при нас и в никакъв случай не трябва да бъдат изразходвани.

И това е само една от възможните ситуации. Някои предприемачи са печеливши, но не виждат парите, защото са заровени в акции. Други дават твърде големи закъснения и живеят с хляб и вода, докато клиентът накрая плати.

Какво е финансово счетоводство

Финансовото счетоводство е система за отчитане, която ви позволява да държите финансите на бизнеса под контрол. Състои се от три отчета - паричен поток, печалба и загуба и баланс. Взети заедно, тези отчети дават отговори на важни въпроси: расте ли компанията, защо има парични пропуски, работи ли мениджмънтът ефективно, как да се увеличи печалбата, защо има печалба, но няма пари. Без тази информация е трудно за лидер да управлява бизнес.

Отчет за паричния поток (DDS)

Какво се взема предвид

Колко пари влизат и излизат от сметките.

Защо имате нужда

Според доклада мениджърът вижда дали бизнесът има достатъчно пари, за да изпълни задълженията си: плаща наем и заплати, купува стоки. Без ДДС той няма да контролира средствата по сметките и след време ще изпадне в касовата празнина - ситуация, когато бизнесът няма пари да работи и да плаща сметки.

Заедно с отчета за движението на парите трябва да поддържате платежен календар. В него е необходимо да се въведат планираните в бъдеще постъпления и отписвания на пари. По този начин можете да предвидите пропуски в паричните средства и да предприемете действия преди време.

Отчет за печалбата и загубата (OP&L)

Какво се взема предвид

Приходи и разходи на бизнеса по затворени сертификати или фактури.

Защо имате нужда

Според доклада ръководителят отчита нетната печалба на бизнеса.

Печалбата не е пари в брой. Нерентабилният бизнес може да има пълен касов апарат, докато печелившият бизнес може да има празен. Нека разгледаме два примера.

• Пълни пари, нерентабилен бизнес. Преди Нова година Кирил реши да спечели допълнителни пари за украса за елха. Имаше много поръчки. Кирил купува суровини за производство, плаща бонуси, стартира насочена реклама. Нова година дойде, поръчките свършиха. Кирил плащаше данъци, наеми и не стигаше за всички служители. Оказа се, че бизнесът е нерентабилен. Кирил трябваше да повиши цените на играчките. И той дори не подозираше - в касата имаше много пари.
• Празен касов апарат, печеливш бизнес. Настя произвежда козметика. Всички й се възхищават, пишат отзиви, има много поръчки. Но няма пари - тя взема назаем от роднини за производство. И бизнесът беше печеливш. Печалбата беше просто под формата на наличности в склада, както и вземания – разсрочвания към купувачи на едро.

Баланс

Какво се взема предвид

Бизнес активи и пасиви. Активите са всичко, което една компания притежава: недвижими имоти, оборудване, акции. Пасивите са пари, с които бизнесът е закупил активи.

Защо имате нужда

Мениджърът знае дали бизнесът расте и с чии пари се развива. Той вижда и на баланса каква е рентабилността на бизнеса.

Представете си: един предприемач води три отчета. Според ДДС той вижда, че няма пари. Гледа OPiU - има печалба. И тогава той проверява баланса и разбира, че печалбата е пълен склад на стоки и ново оборудване.

Ситуации, които карат компаниите да имат финансови проблеми

Парите се третират неправилно

Собственикът смята, че всички пари на компанията са негова собственост. Това не е вярно, защото бизнесът е отделен организъм, в който не можете просто да се качите и да вземете 100 хиляди за нов смартфон.

Освен това парите, изразходвани от собственика, може дори да не принадлежат на компанията. Например, ако сте получили авансово плащане за проект и все още не сте предали работата си, тези пари не са собственост на компанията, а на клиента, които просто се съхраняват във вашата сметка.

Освен това предприемачът може да не разбере колко може да вземе за себе си, без да се накърнява бизнеса. За да знаете това, трябва правилно да изчислите печалбата, да планирате бъдещи разходи и развитие и едва след това да получите дивиденти.

Мислете, че печелят

Често една компания изчислява печалба в брой на ръка или по сметки: приспада разходите от приходите и получава определена сума. Но не е правилно. Печалбата е виртуален индикатор, който не може да бъде докоснат или изразен с цифри по разплащателната сметка.

Проблемът с неправилното изчисляване на печалбата е, че мениджърът прави извод на базата на това дали компанията работи ефективно или не. Но количеството пари няма нищо общо с ефективността и маржовете на печалба.

Не планирайте и не си поставяйте цели неправилно

Ако лидерът постави цели неправилно или изобщо не го направи, компанията не се развива. Най-често хората мислят така: „Колкото повече печелим, толкова по-добре“. За такива цели няма конкретика, няма план, няма дигитализация. Поради това бизнесът отбелязва времето на едно място, опира се на тавана, а предприемачът скача към нов проект.

Планирането и изпълнението на план е основна част от управлението на компания. За да се сбъдне планът с 80-90%, трябва да си поставите цели за печалба и развитие, да съставите финансов модел с различни сценарии, да изчислите бюджети, да определите срокове и отговорни лица и редовно да следите изпълнението на плана. Без това малките предприятия ще продължат да затварят през първите три години.

Те смятат, че ако увеличите продажбите, печалбите ви ще се увеличат

Логиката изглежда е проста: колкото повече продажби, толкова повече печалби. Но трябва да се има предвид, че заедно с продажбите нарастват и разходите за наемане на нови служители, закупуване на суровини и стоки, организиране на допълнителни продажби и доставка. Разходите често се изместват на заден план и се взема предвид само сумата от бъдещи продажби.

Ако не планирате да увеличите продажбите, можете да спечелите загуба вместо печалба. Необходимо е ясно да се разбере как ще се увеличат приходите, какви разходи ще доведе това, как това ще се отрази на оборотния капитал, дали компанията има достатъчно пари за това. Ако първоначално не дигитализирате увеличението на продажбите, или сте късметлия, или не. И ако счетоводството се извършва неправилно и компанията всъщност е нерентабилна, тогава загубата само ще се увеличи.

Как да започнете да водите финансова документация

Финансовото счетоводство е необходимо за водене на бизнес въз основа на числа, а не на интуиция. Започнете с доклада DDS. Това е най-лесният начин. Въведете ежедневни разписки и разходи за всички портфейли, сравнете ги с действителната сума пари в сметките.

DDS шаблон →

Заедно с отчета за DDS поддържайте календар на плащанията: определете сумата на парите в началото на месеца, добавете планирани приходи и разходи. Така ще видите дали имате достатъчно пари, за да изплатите всички.

Шаблон на календар за плащане →

Когато просто сте запознати със счетоводството, нямате нужда от сложни програми. Таблица в Excel ще бъде достатъчна. Важно е да се научите как сами да групирате приходите и разходите в категории и да поддържате записи редовно.