Как да постигнем пощенски дзен

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 03:48

Преди почти 9 години Мерлин Ман лансира идеята за празна входяща кутия, която скоро се превърна в тенденция. Въпреки това, фокусирайки се върху нулиране на броя на входящите кутии, пропуснахме важен момент: не става въпрос за изпразване на входящата кутия, а за спокойствието и яснотата, които идват с нея. Спасение в постигането на пощенски дзен!

Според данните 80% от писмата са "отпадъци". Подутата входяща кутия с непрочетени съобщения, списъци със задачи, които изпращаме на себе си, и бюлетини е стресиращо и тревожно. Особено уязвими са лидерите, които непрекъснато са бомбардирани с нови и нови послания, които изискват внимание.

Единственият начин да спрете тази лудост е да спрете да се подчинявате на пощенската си кутия и да започнете да я управлявате. И това не означава, че трябва да изтриете всички съобщения, като освободите място за нови. Без ясен план за управление на пощенските си кутии, бързо ще се върнете към старите навици и притеснението отново ще завладее ума ви.

Ето 6 съвета, които да ви помогнат да постигнете пост дзен.

1. Намалете потока боклук

Прегледайте абонаментите си и честно признайте пред себе си кои от тях само губят времето ви. Куп идентични бюлетини? Докладът за актуализиране на сайта, на който сте били последно преди година? Информация за отстъпки в магазин, в който някога сте купили нещо? Спешно се отпишете от всичко това.

Всичко, което не засяга вашите ежедневни или стратегически интереси, не трябва да попада във входящата ви кутия. Постарайте се и внимателно настройте филтрите си за спам.

2. Обучете екипа

Служителите на големите корпорации са по-запознати с тази болка: безкрайни вериги от писма, копия от които се изпращат на всеки, който има нужда и не се нуждае. Спрете тази лудост: Обяснете, че можете да бъдете добавени само към получатели на съобщения, които са пряко свързани с вас. Има телефон за спешни въпроси. Обяснете същото на клиенти, приятели, семейство.

3. Автоматизирайте пощенската си кутия

Настройте филтрите си така, че един бърз поглед във входящата ви кутия да ви даде представа за това, което се нуждае от незабавно внимание, какво може да се гледа в края на деня и какво е налично през седмицата.

4. Използвайте услуги за отложено четене

Запазете интересни, но не спешни имейли в отделна папка или използвайте услуги като Evernote. Запазете любопитни статии, които са ви изпратени в Pocket или Instapaper и ги прочетете, когато имате свободно време.

5. Поддържайте списъци със задачи, използвайки специални услуги

Вашата входяща кутия не е приложение за списък. Отучете се от навика да си изпращате по имейл списъци със задачи и планове за дългосрочни проекти.

Поддържайте списъци със задачи в услуги, изострени за това, където можете да задавате крайни срокове, приоритети, да разделяте големи проекти на няколко малки задачи и да структурирате списъци. И е по-малко вероятно да трепнете, когато видите ново входящо съобщение в пощата си.

6. Използвайте правилото за две минути

Отговаряйте незабавно само на имейли, които отнемат по-малко от две минути от времето ви. Изпратете останалото в списъка със задачи или в папката Прочетете по-късно. Лесното разпространение на писма ще помогне, например.

Ефективната система за обработка на входящата кутия е от съществено значение за вашето психично здраве. Потокът от писма никога няма да спре и за вас е важно да се научите да се носите в него, а не да се удавите. След като постигнете пощенски дзен, ще станете по-спокойни и по-продуктивни.