Как правилно да делегирате работните задачи

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 03:47

Категоричните заповеди, невниманието към интересите на служителите и липсата на благодарност не са най-ефективният подход за разпределение на задачите в екипа.

Добрият лидер не е този, който поема всичко на собствените си плещи, а този, който е в състояние да събере силен ефективен екип и компетентно да разпредели отговорностите, включително и непланираните.

Делегирането, тоест делегирането на задачи от един служител на друг, помага да се повиши нивото на ангажираност в екипа, а мениджърите, които успяват в това, средно носят на своите компании 33% повече приходи от другите.

Но просто да кажеш „направи това“е погрешно. Тон за поръчка, лошо планирана задача, липса на обяснение - всичко това може да доведе до отхвърляне и в резултат на това да доведе до не най-добрия резултат.

Експертът от Harvard Business School Лорън Ландри говори за правилата, които ще помогнат за ефективно делегиране и подобряване на представянето.

1. Оценете възможностите на служителите

Има задачи, които не могат да бъдат делегирани. Например, те са неразделна част от вашите отговорности. Или друг служител няма знания и квалификация да изпълнява подобни задачи. Или, обратно, те са много по-прости от тези, които той обикновено прави. Например да помолите мениджър по продажбите или одитор да намери майстор, който да ремонтира офис кафемашина, би било, меко казано, неуместно.

Като цяло, преди да поверите нещо на някого, трябва да се запитате:

• Ще се справи ли човек с тази задача? Има ли достатъчно време или това ще попречи на другите му задължения?
• Ще има ли служителят достатъчно знания и умения? Или трябва да го информирате толкова дълго, че да е по-лесно да го направите сами или да намерите друг специалист? Да приемем, че трябва да изготвите отчет за работата на екипа по даден проект, но колегата, на когото искате да поверите това, изобщо не е правил това, което означава, че бизнесът ще се движи бавно, със скърцане и може да трябва да повторя всичко.
• Ще помогне ли тази задача на служителя да подобри някои умения, да придобие опит? Това е по избор, но би било хубаво.
• Има ли служител, който може да се справи по-добре?

2. Опитайте се да се съобразите с интересите и нуждите на всеки

Например, трябва да организирате тийм билдинг за целия екип, но няма специален служител за това. Но има човек, който е силен в комуникацията и би искал да натрупа опит в организирането на събития, обучението и управлението на персонала. Можете да му предложите тази задача.

Или компанията временно остава без SMM-специалист, но има някой, който е добре запознат с алгоритмите на социалните мрежи и няма да има нищо против да се пробва в маркетинга.

Разбира се, това не винаги е възможно. Има скучни задачи, които никой не харесва. Но все пак няма да е излишно да оцените критично екипа и да помислите на кого може да бъде от полза новата задача.

3. Поставете задачата правилно

Когато се обръщате към служител, обяснете защо искате да му поверите задачата, как може да бъде полезна за компанията и за него лично. Не забравяйте да похвалите и избройте неговите силни страни, които са повлияли на вашия избор. Бъдете учтиви.

Разкажете ни подробно за задачата. Имайте ясна цел и график. Предоставете всички необходими документи и друга информация. Ще бъде много добре, ако всички необходими материали са ясни и структурирани, така че служителят да не прекарва много часове в измислянето какво е какво.

4. Осигурете нормална комуникация и комфортна атмосфера

Нека човек знае, че винаги сте там, за да помогнете, да предложите, да отговорите на въпроси. Предупредете, че ако по някаква причина не се справи или изпусне срока, ще може да говори с вас и заедно ще измислите нещо.

Попитайте какво му трябва, за да изпълни задачата. Може да се наложи да му предоставите допълнителна информация или например да го освободите от текущите дела.

Важно е да останете приятелски настроени, така че служителят наистина да не се поколебае да се свърже с вас, ако нещо се обърка.

5. Бъдете в безопасност

Когато изпълнявате задача сами, вие напълно контролирате ситуацията. Ако някой друг се заеме с работата, може да има милион проблеми, които могат да доведат до лоши резултати или пропуснати срокове.

Помислете предварително какво ще правите в случай на неблагоприятно развитие на събитията. Бъдете готови да поемете задачата сами или бързо да я възложите на някой друг.

Опитайте се да третирате тези ситуации не като провал, а като опит, който ще ви помогне да разберете по-добре вашия екип, неговите възможности и ниво на организация.

6. Бъдете търпеливи

Да, има неща, които е по-бързо да направите сами, отколкото да поверите на някого, а след това да отделите време да отговаряте на въпроси и да наблюдавате резултата.

Важно е да запомните, че не сте човешки оркестър и за ефективна работа трябва да развиете екипа си, да дадете на служителите възможност да направят нещо ново, да станат по-компетентни, да се учат, включително от грешките си.

Това означава, че трябва да бъдете търпеливи, ако някой задава твърде много въпроси или се справя със задача по-бавно, отколкото сте очаквали.

7. Дайте и поискайте обратна връзка

Когато задачата е изпълнена, не забравяйте да кажете на служителя как оценявате работата му: какво ви харесва и за какво сте готови да го похвалите, какви точки могат да бъдат подобрени, какво трябва да се направи за това и какво да търсите в бъдеще.

Бъдете коректни. Не псувайте, не повишавайте тон, не обезценявайте и не критикувайте без причина. Не забравяйте да започнете с похвала и след това внимателно говорете за това, върху което трябва да се работи.

Ако задачата за човека е нова и трудна, попитайте го как е работил по нея. Какво беше лесно и кое не, какво беше интересно и какво изобщо не хареса, как самият той оценява резултата, какво би искал да подобри и как смята да го направи.

8. Не забравяйте да кажете благодаря

И не само един на един, но и публично, особено ако задачата не беше лесна. Похвалете човека пред целия екип, дайте му допълнителен почивен ден, маркирайте като най-добрия служител, ако компанията практикува това.

Освен това не бива да си присвоявате плодовете на чужд труд. Вместо да кажете „Организирах тийм билдинга” или „Подготвих доклада”, по-добре е да подчертаете, че сте подготвили всичко заедно и вашият колега е помогнал много. Хората оценяват да бъдат признати за техните заслуги, което ги прави по-ангажирани и лоялни към компанията.