Как да автоматизирате работата с поща и да не страдате от стотици входящи съобщения

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 03:48

Тези инструменти ще ви помогнат да персонализирате вашия имейл клиент възможно най-удобно.

Има твърде много букви

Статистически, средният офис служител прекарва около 47 000 часа имейл в хода на кариерата си. Може да изглежда като просто досадна загуба на време, но в действителност е много повече.

Хората са силно стресирани, когато са изправени пред привидно непосилни задачи. Като например препълнена пощенска кутия.

Претоварването с имейл често ви кара да се чувствате сякаш имате задача, но няма достатъчно време или ресурси дори да започнете. Само гледането на масата на новите входящи може да причини високо кръвно налягане, сърдечен ритъм и нива на кортизол (хормон на стреса).

Какво да правя по въпроса

Ако използвате имейл в Outlook, Yahoo, Thunderbird или друга услуга, има много ресурси за автоматизиране на вашия имейл поток. InboxZero, Mailstrom и Unified Inbox работят с повечето имейл клиенти.

InboxZero

Това е безплатна програма за Android, iOS, macOS и Windows. Мобилните клиенти са налични само в редица европейски страни, но всеки може да изтегли версията за компютър. InboxZero ви помага да управлявате важни имейли и да се отървете от тези, които нямат голямо значение. Една от най-невероятните функции на тази платформа е „Режимът на почивка“, който ви позволява автоматично да изпращате имейл на вашите контакти, указващ часа, когато не сте на разположение и кога те могат да се свържат с вас следващия път.

Mailstrom

Тази услуга ви позволява да анализирате съдържанието на вашата пощенска кутия и да сортирате съобщения по всеки критерий. По същия начин можете незабавно да отговорите на група писма, обединени от общ обект, подател, време или друг параметър. Потребителите обичат тази платформа за възможността да работят едновременно с десетки или дори стотици имейли.

Mailbird

Много хора използват повече от един имейл акаунт всеки ден. Това може да бъде служебен и личен имейл или дори два или три работни акаунта. Най-добрият инструмент за управление на множество пощенски кутии наведнъж е услугата Mailbird за Windows. Позволява ви да видите всички получени имейли на едно място.

Разширения и филтри за Gmail

Можете да използвате специални разширения и филтри, които могат да подобрят контрола на потока на входящите имейли. Някои от най-добрите са SaneBox, Unroll. Me и BatchedInbox.

SaneBox

SaneBox е проектиран да класира вашите имейли по важност. Разширението оставя съобщенията, които искате, в основната ви входяща кутия и сортира всички вторични входящи кутии в отделна папка. След тези стъпки ще получите имейл, обясняващ какво точно е било пренасочено.

Развивай. Ме

Въпреки скандала с изтичане на потребителски данни, Unroll. Me все още е доста популярна система за управление на пощенски кутии. Основната му характеристика се крие в консолидирането на всички ваши абонаменти в ежедневен дайджест. Това групиране спестява време и в същото време не губи нищо от поглед. Ако е необходимо, можете да се отпишете от ненужни имейли с едно щракване.

Входяща пауза

Това разширение ви позволява да решавате кога да получавате съобщения и кога не. Когато е активирана пауза, можете да настроите комуникация с телефонен секретар, така че всичките ви контакти да са наясно с активирането на графика за получаване на поща. Ако е необходимо, можете да конфигурирате показването на писма по график.

Филтри

Не забравяйте за спам филтрите на Google, които ви позволяват да автоматизирате присвояването на преки пътища, архивирането на писма, изтриването им, препращането и други действия. чрез падащото меню в лентата за търсене на Gmail. След като щракнете върху стрелката, сочеща надолу, ще трябва да посочите критериите, да проверите тяхната точност чрез търсене и след това да кликнете върху връзката за създаване на филтър, която се показва в долния десен ъгъл на същото падащо меню.

Всяко от тези решения функционира независимо от други инструменти, което ви позволява интелигентно да събирате, анализирате и сортирате пакетите от входящи писма. Максимална ефективност може да се постигне само чрез комбиниране на няколко от тези услуги.