Как да бъдем по-продуктивни: съвети от създателя на услугата Asana

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 03:47

Прекрасната услуга Quora продължава да ни радва със страхотни отговори на належащи въпроси. Този път искаме да ви разкажем какво каза Джъстин Розенщайн, отличен програмист и интернет предприемач, който е положил усилията си да създаде такива известни проекти като Gmail, Facebook и Asana, в отговор на поканата да сподели тайните си на производителност.

По време на мандата си като програмист и мениджър на проекти, Джъстин научи от първа ръка колко важна е правилната организация и положи много усилия в този проблем. В резултат на това той разбра, че ефективността на всяка дейност зависи от много параметри и изисква оптимизация в три посоки едновременно: подреждане на вашата среда, вашия ум и действителен работен процес.

Оптимизиране на околната среда

Избягвайте всякакви разсейвания

Нека започнем веднага: многозадачността вреди на вашата производителност!

Да, чувствата ви могат да ви измамят и можете да се почувствате като гений на производителността, докато работите върху множество задачи едновременно. Но в действителност това не е така и многобройни научни изследвания доказват това. Повтарящото се постоянно превключване между задачи наистина ви забавя!

Следователно, първото и най-важно нещо е фокусът.

Включете „Не безпокойте“на мобилния си телефон.
Затворете всички прозорци и раздели на браузъра, които не са свързани с текущата задача.
Ако трябва да изпратите писмо, не отивайте след това, за да видите непрочетена кореспонденция.
Изключете нови известия по имейл на вашия компютър.
Излезте от всички чатове.

Потърсете състоянието на потока

Ако сте постоянно разсеяни и целият ви ден се състои от бъркотия от срещи, разговори и разговори с колеги, тогава е много трудно да намерите това специално състояние, наречено поток. Именно в това състояние се постига най-доброто представяне и идват решения дори на най-сложните проблеми.

Отделете специално време за срещи и конференции. Нека всички ваши колеги знаят, че е най-добре да се свързват с вас само в този момент.
Ако е възможно, помолете ръководството на вашата компания да отдели един ден в седмицата, когато няма да има срещи.
Проследявайте представянето си в различни часове на деня. Опитайте се да разпределите задачите в съответствие с направените наблюдения.

Майсторски работни инструменти

Ако основната ви работа е свързана с компютъра, тогава всеки път, когато посегнете към мишката, губите няколко секунди и излизате от състоянието на поток. Научете и използвайте най-важните клавишни комбинации, които не само ви спестяват време, но и намаляват разсейването.

Горещи клавиши присъстват не само във всяка програма, но и в повечето уеб приложения. Много от тях са идентични, така че след като научите една клавишна комбинация, можете да я използвате през цялото време.
Използвайте програма за бързо организиране на прозорци на вашия работен плот.

Оптимизиране на ума

Всичко, което трябва да знаете за правилната мотивация и ангажираност, може да намерите в книгите на американски журналист и писател. От тях ще научите, че наистина не трябва да управлявате времето или задачите, а енергията си.

Правете редовни почивки

Здравият разум ни казва, че колкото повече време прекарваме на работа, толкова повече свършваме. Но това изобщо не е вярно. Хората не са роботи, имаме нужда от време да се възстановим и да си починем. Изследванията показват, че вземането на кратка почивка на всеки 90 минути може значително да увеличи общата ви производителност.

Медитирайте

Тук вече всичко е написано за ползите от медитацията.

Грижете се за тялото си

Пия вода. В началото на всеки ден слагах пет високи чаши вода на масата си. Пия ги всички до края на деня. Появата им не ми позволява да забравя за необходимостта да пия повече.
Яжте правилно. Обилното хранене с излишък от въглехидрати може да бъде истинска катастрофа за вашата производителност.
Занимавайте се със спорт. Упражнението на кардио упражнения поне два пъти седмично ще ви даде допълнителен тласък на енергия.
Накратко, уверете се, че не използвате свободното си време, за да си навредите, а по-скоро да възстановите и увеличите енергийните си запаси.

Намерете причините за отлагането и ги отстранете

Обикновено отлагаме не защото сме патологично мързеливи, не. Обикновено причината е, че задачата пред нас ни причинява някакъв скрит (или очевиден) дискомфорт. Можете да избегнете това по следните начини:

Опитайте се честно да признаете пред себе си каква е причината за вашето отлагане и протакане. Напишете на хартия какво точно не харесвате във вашата работа или текуща задача.
Разделете задачата на няколко лесни стъпки и ги вземете една по една.
Ако не можете да се принудите да направите нещо в момента, тогава преминете към друго, по-лесно и по-приятно, и не бягайте веднага, безцелно прелиствайки емисията във Facebook. В този случай работата ви по някакъв начин ще се движи, а не ще стои на едно място.

Оптимизация на процесите

Имайте ясен работен план. Ясно разпределете всичките си задачи в него според тяхната важност и спешност. Точното приоритизиране на случаите е ключът към продуктивността.

Не започвайте работа, докато всички следващи стъпки не са кристално ясни и разбираеми за вас.
Започнете с най-важното. Определете каква е вашата цел. Защо искате да го постигнете? Какви стъпки са необходими за постигането му? Кой е отговорен за всяка стъпка? В какъв ред трябва да се извършват действията?

Съберете екип. Някои хора предпочитат да работят сами, но големите неща не се правят по този начин.

Намерете съотборник, с когото ви е най-лесно да работите. Понякога има задачи, с които можете да се борите няколко дни сами, но те също ще бъдат изпълнени за няколко часа с помощта на партньор. „Програмиране по двойки“е често срещана техника в разработката на софтуер, но може да се приложи към всичко останало.
Ако все пак предпочитате да работите сами, тогава понякога правете кратки срещи със себе си. Можете да си задавате въпроси за това, върху което работите в момента, какви трудности сте срещнали и какви задачи трябва да решите направо в текстов редактор или списание. Формулирането и записването на отговорите на тези и други въпроси помага много да погледнем на процеса отвън.
Определете и оповестете публично срокове. Ако уверено казахте пред всички, че ще свършите тази работа до петък, тогава ще трябва да положите усилия, за да не бъдете известни като празни приказки.
Проследявайте напредъка на всяка задача. Разбира се, като създател на услугата я препоръчвам за организиране на индивидуална и екипна работа.
Оставете време в края на всеки ден, за да направите равносметка. Опитайте се да бъдете честни за текущите си постижения и неуспехи. Направете изводи от грешките, които правите.

Изброените по-горе съвети и трикове сами по себе си означават твърде малко, за да ви направят най-продуктивният човек в света за една нощ. Но всички заедно изграждат мощна система, която ще ви помогне да работите многократно по-ефективно.