Тайните на производителността от създателя на популярната услуга за управление на задачи Todoist

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 03:47

Авторът на Todoist Амир Салихефендич е разработил своя собствена система за производителност, която му помага да постигне целите си без стрес в продължение на 9 години. Днес Амир ще говори за своята система и нейната интеграция с Todoist.

Повечето хора не се стремят да рационализират работния си процес, оставят нещата да вървят от само себе си и се надяват на най-доброто. Но ако имате система, можете да маневрирате между много задачи, да приоритизирате и да не се чувствате претоварени.

Нарекох системата си за производителност Systemist. Измислих го - и Todoist е базиран на него - през 2007 г. По това време живеех в хостел в Орхус (Дания) и учих компютърни науки. Имах две почасова работа и много лични проекти. Чувствах се претоварен и неорганизиран. Всичко това се промени, когато системната идея дойде наум.

Какво ми помогна да постигна тази система?

1. Създаване на Doist Ltd. и разработете продукт, който позволява на хората да постигат невероятни резултати.
2. За успешно съчетаване на задълженията на учредителя и главния изпълнителен директор. Имам време за всичко и не се чувствам пренапрегнат. Във фирмата работят 50 души и едва ли някой от тях ме е видял изтощен.
3. Идентифицирайте приоритетните аспекти на работния процес всеки ден и винаги помнете важни имейли, срещи и проекти.
4. Насладете се на живота извън работата: прекарване на време със съпругата си, пътуване, самообразование и спорт, здравеопазване.

Балансът между работата и личния живот е ключът към личната ефективност.

Systemist работи най-добре във връзка с Todoist. Но можете да използвате всякакви други програми и услуги за управление на задачи. Основните принципи на системата са много по-важни от конкретните инструменти.

6 Системистки принципа

1. Прилагайте навсякъде

Системата е системата, да я използваш навсякъде и навсякъде. Трябва да имате достъп до планировчика от всяко устройство и навсякъде.

Работихме усилено, за да направим Todoist достъпен по целия свят. Препоръчвам да го инсталирате (или друго подобно приложение) незабавно на всички устройства и платформи, които имате: телефон, таблет, лаптоп, браузъри и т.н.

2. Прилагайте във всичко

Системата работи, ако обхваща всички аспекти на личния и професионалния живот. Това ще ви даде свобода. Ще контролирате всичко важно и вече няма да забравяте за такива неща като среща с клиент или закупуване на подарък за любим човек.

Почти всичките ми дейности са рационализирани. По-конкретно, систематизирах:

1. Предстоящи събития (срещи във и извън компанията).
2. Сложни проекти, фрагментирани на много малки етапи.
3. Повтарящи се задачи за контрол на дългосрочни проекти.
4. Имейл (ако не мога да отговоря веднага на писмото, с помощта го превеждам в задача).
5. Доклади за грешки, ако поправянето им е свързано с мен.
6. Списък с издания (споделен с колеги).
7. Списък за пазаруване (споделен със съпругата ми).
8. Уеб страници, на които не мога да предприема действия незабавно. Например продуктова страница от Amazon.com (все още не е решена дали да купя или не), страница с филм в IMDb, която искам да гледам, или статия, която искам да прочета по-късно. За всичко това използвам.
9. Здравни задачи (седмичен фитнес и джогинг тренировки).

3. Разбийте големите задачи на изпълними малки

Една малка задача е по-лесна за изпълнение. Затова винаги разделяйте големите проекти на малки подзадачи, които могат да бъдат завършени за час (или по-малко). Първо, това ще ви помогне да разберете колко време ви е необходимо, за да направите това или онова. И второ, ще видите напредък.

Важно е задачата да е изпълнима. Трябва да можете да приложите това, което сте поставили в списъка си със задачи.

4. Дайте приоритет

Правя от 15 до 25 задачи всеки ден. Те са най-важните в момента.

Лесно е да приоритизирате в Todoist. Ето как правя:

1. Не забравяйте да определите срока, до който делото трябва да приключи. Поставям важни задачи за днес или утре, изписвам неважни за бъдещето.
2. Посочвам нивата на приоритизиране. В Тодоист са четири. Услугата автоматично сортира задачите по важност.
3. За да подчертая допълнително важността на задачата, използвам тагове като @high_impact. С тях е удобно да следите колко важни задачи се извършват на ден.

5. Изпразвайте списъка си със задачи всеки ден

Преди да започна да използвам правилото 0 входяща кутия, имейлът ми беше хаотичен. Чувствах се ужасно всеки път, когато трябваше да разчистя развалините.

За управление на задачи използвам подобно правило - "0 задачи в списъка със задачи".

Ако не сте имали време да направите всичко, което сте планирали за деня, не отлагайте останалите задачи за следващия ден. Вместо това нулирайте списъка си със задачи и създайте нов план. Това ще ви позволи да направите равносметка, да разберете къде се намирате и да пренастроите приоритетите.

6. Винаги получавайте обратна връзка

Повечето системи за управление на времето се фокусират върху това, което трябва да се направи, а не върху това, което вече е направено. Но какъв е смисълът, ако не виждате напредъка си и не разбирате колко сте продуктивни?

Затова ние създадохме. Тя ви позволява да проследявате, визуализирате и подобрявате личното представяне.

Todoist Karma е като мини-игра: изпълнявате задачи, печелите точки и виждате как цветните диаграми растат. Много е вълнуващо, особено за начинаещи в управлението на времето. За да стане още по-интересно, можете да зададете не само дневни, но и седмични цели, както и да споделяте резултатите в социалните мрежи, като по този начин повишавате нивото на отговорност.

Допълнителни съвети

Работа с електронна поща

1. Проверявайте имейла си два пъти на ден. Например сутрин и следобед.
2. Стремете се към празна входяща кутия.
3. Ако е възможно, отговорете незабавно на писмото. Ако не, преведете го в задача, не забравяйте да посочите датата и приоритета.
4. Изключете известията на всички устройства. Това ще ви помогне да избегнете разсейването.

Работа с месинджъри

Пратениците са убийци на производителността, те са потрепващи и разсейващи. Изследванията показват, че средният офис служител прекарва средно над два часа на ден за разсейване и почивки. Това означава, че работната седмица се увеличава с повече от 10 часа, тъй като обемът на работа не намалява.

1. Комбинирайте кореспонденцията в месинджъри с интернет сърфиране. Когато просто трябва да работите (напишете отчет, начертаете оформление и т.н.), затворете приложенията за чат.
2. Обработвайте съобщенията на партиди: отвори месинджъра, прочете всичко, отговори на всички и го затвори отново.
3. Деактивирайте известията на Messenger на мобилния си телефон.

Според Салихефендик тази система му помага да бъде съсредоточен, здравомислещ и здрав.

Напишете в коментарите какво мислите за Systemist, а също така споделете своите тайни за производителност.