Как да организираме работното пространство и времето в офиса

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 03:47

Цялата работа в офиса започва със собствено работно пространство, но често хората не обръщат достатъчно внимание на този момент. Работното пространство е не само мебели и компютър, но и планиране, работен процес, допълнителни инструменти. Тази статия съдържа прости съвети как правилно да организирате работното си място.

Всичко започва от работното място.

Д. Карнеги

Работата започва с работното място и неговата организация. Има, разбира се, изключения под формата на креативни и уникални личности, за които този въпрос не е толкова важен. Но дори и те имат своя собствена система на творческо разстройство, дори и да не го признават. Повечето хора работят на обикновени бюра в обикновени офис помещения и за тях са предназначени следните съвети.

работен плот

Правилната работна среда настройва ума към правилния ритъм. Не държите къщата си в бъркотия и знаете точно къде и какво е. Същото е и на работното място: всичко трябва да е на мястото си и нищо излишно, което може да отклони вниманието от основните задачи.

Как започва всичко, когато току-що дойдете на работа? От работния плот. А по компютъра обикновено има купища хартии, разпръснати канцеларски материали, чаши, някакви безполезни сувенири и прах. И какво ще бъде вътрешното състояние зад такова работно място? В разглобен вид. Вие, разбира се, няма да мислите така, но подсъзнанието вече е решило всичко. Каквато и реалност да е наоколо, такава сте и вие. И съзнанието подхвана тази мисъл и настроението ви изчезна.

Поддържайте бюрото си подредено по всяко време. Започнете деня си с почистване на праха, регулирайте осветлението, пишете полезна информация на стикери, измийте чашата си за кафе, попълнете календара си - започнете да работите. Тези прости действия ще енергизират работата, която следва.

Идеалното работно място е инструмент за работа, удобно осветление, необходими канцеларски материали и прости мебели за работника.

Как се работи: изправено или седнало? Ти решаваш. Мисля, че седенето е по-добре, но определено трябва да си правите почивки: разходете се, направете малко загрявка, дишайте на чист въздух, качете се 2-3 етажа нагоре по стълбите. Моят работен график: 45 минути - задача без прекъсване, 15 минути почивка, след това 1 час непрекъсната работа и 15 минути почивка. Така е устроен работният ден.

Не забравяйте за собственото си шкафче или архив, тъй като всеки служител винаги има свое лично досие или хартиен архив. Можете също така да съхранявате лични вещи в шкафчето, които не бихте искали да показвате. Всеки рафт и шкаф трябва да изпълняват своята функция и да не се пресичат с други елементи. Това ще направи по-удобна работа с документи и различни аксесоари.

Електронно управление на документи

Направете резервни копия на вашата работа, документи, проекти, информация за услуги, съхранявани на вашия работен компютър, и ги изпратете до сървъра на компанията или облачното хранилище.

Колко енергия и нерви харчат хората заради изгубената информация! Компютърът се срина, увисна, някой случайно изтри важни данни. Не повтаряйте грешката им и правете резервни копия. Не позволявайте на обстоятелствата да контролират вас и вашата работа.

Не инсталирайте ненужни приложения, повечето от необходимите операции се извършват в стандартни софтуерни пакети. Ако владеете свободно определен инструмент за работа, помолете ръководството или ИТ отдела да го инсталират, оправдавайки ефективната си работа в него.

Друг прост съвет: опитайте се да се придържате към едно нещо във вашето електронно пространство. Ако харесвате услугите на Yandex, изберете ги, ако услугите на Google - работете с тях. Ще знаете всички силни и слаби страни на инструментите и също така ще можете бързо да настроите системата си на ново място. Надпреварата за свежи програми не винаги е оправдана.

На работната станция създайте своя лична проста електронна йерархия. Трябва да намерите някой от старите си документи за нула време. Това е особено важно, когато се изисква спешно да решите нещо и сте забравили къде се съхранява тази информация.

Сканирайте всички най-важни документи. Много работни конфликти между отделите възникнаха поради загубена важна хартия.

Планиране

Забелязали ли сте, че работата понякога се превръща в бъркотия: куп задачи, разговори, срещи, проверка на документи. И вие се въртите в това безкрайно. Изглежда, че работиш, но е трудно да го наречем работа. Зад всичко това не се вижда общата картина на случващото се и това е един от проблемите на съвременната производителност: има действия, има и резултати, но те не са много забележими в рутината.

За да се избегне това, е необходимо да се състави план от задачи и дейности за деня, седмицата и дори за един месец.

Повечето използват тетрадки или дневници. Да, това е добре, но хартията е „памет с произволен достъп“, тя съхранява цялата плавност и основната информация се губи в изобилието от страници. Тетрадката или дневникът вече е архаичен начин за планиране. В дневника не виждате цялата картина на събитията, не разбирате кога е по-добре да направите едно нещо и кога друго, а също така можете да пропуснете някое важно събитие. Няма начин да извлечете необходимите данни и да извършите цялостен анализ. Представете си колко страници трябва да прелистите, за да съберете необходимата информация.

Сега има много приложения и онлайн услуги за организиране на вашето работно време. Повярвайте ми, това трябва да се направи, ако искате да работите продуктивно, независимо от ситуацията и настроението. Списъкът със задачи днес е свързан с ефективно управление на задачи и време.

Използвам системата за контекстно планиране в Outlook средата на Глеб Архангелски. Това, което харесвам в него: простотата и ефективността на инструмента, добре познато приложение, комбинацията от календар, задачи и поща в едно информационно пространство, интеграция с офис приложения. Всеки служител може да бъде обучен в тази система за планиране за кратко време.

Ето няколко съвета за организиране на вашето работно време:

• Планирайте гъвкаво, в контекста, а не строго във времето.
• Научете се да разбирате кое е важно и кое не.
• Лесно се разделяйте с незначителни неща.
• Оценявайте качеството на прекараното време, а не самото време.
• Кажете не на себе си и на другите хора, когато е необходимо.
• Започнете деня си с предизвикателни и неприятни задачи.
• Когато планирате задачи и проекти по време на работа, задайте крайни срокове за тях.

Мощен психологически трик е да зачеркнете завършена задача или да поставите отметка пред нея. Това ще ви даде допълнителна вътрешна енергия за постигане на страхотни резултати. Ще видите, че всичко не е напразно.

Работа с поща

Как да организираме работата с пощата?

Първо, трябва да настроите времето за работа с него, за да намалите броя на прекъсванията. Най-добре е да правите това сутрин, когато започнат да се формират задачи, и следобед, когато трябва да проверите как стоят нещата.

Второ, не бива да отговаряте веднага на двусмислени писма. Трябва да помислите за всичко: обжалване, изграждане на отговор, допълнителна информация. Опитайте се да запазите субективността възможно най-ниска. Забравете за бързите отговори, както правеха всички в социалните мрежи.

Трето, не претоварвайте текста на писмото с информация, която е разбираема само за самия подател. Опитайте се да отговорите кратко и лаконично, като претегляте всяка дума. В нашата цифрова ера това е много важно: никой не се интересува от уникални изводи.

И накрая, не забравяйте за мрежовия етикет: обръщение към получателя, стил на писане, информация за случая, информация за контакт. Научете как да напишете писмо, анализирайте написаното и как да кандидатствате.

Допълнителен инструмент

Друго нещо, което помага да направите работата си по-ефективна, е бялата дъска. Незаменим инструмент, особено когато отделът прави мозъчна атака или решава сериозен проблем с междинни етапи.

В моята професионална кариера дъската беше незаменим атрибут на работната среда. Полезно е и по отношение на спестяването на хартия. Няма да повярвате колко листа са изразходвани за обяснение на вашите идеи и решения.

Благодарение на визуалното мислене (всеки го има), хората могат да рисуват заедно на дъската, да обясняват мислите си и да предлагат най-добрите решения на даден проблем. Всеки може да види и разбере всичко.

Искам да добавя, че музиката ми помага в работата. Това има положителен ефект върху производителността ми, особено когато трябва да работя с повтарящи се задачи на компютър или да съставя голям пакет документи. Като цяло е добре сутринта да започне с позитивна музика. Но не трябва да го включвате за всички, запомнете: не работите сами, за някого музиката само ще пречи.