"0 входящо" - ясна система за поддържане на нулева входяща кутия

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 03:48

Като прочетете тази статия, вие ще станете кралят на имейлите. Честно казано.

За мнозина електронната поща все още е безспорен работен инструмент и ежедневно страдание. Някой има седем входящи писма и той бързо ще ги подреди сега. Някой има 46 входящи, но и той ще ги грабне след ден, защото е свикнал. За всеки човек има определен праг за броя на входящите имейли на ден, с който той може да се справи, без да отлага обработката на следващия ден и съответно без да създава блокировки в електронната кутия. Можете да наречете този праг "естествен".

Ако има повече имейли, отколкото човек може да обработи, тогава трябва да промените подхода си към управлението на имейлите. Това ще увеличи прага до стойността, необходима в конкретен случай. Трябва да управлявате 100 имейла на ден? Това означава, че можете да направите 100, просто използвайте правилната методология, когато работите с поща. Кое? Нека ви разкажем сега.

Единственият индикатор, че човек може да обработва поща, е нула входяща поща в края на работния ден. Основният принцип за компетентна обработка на входящите съобщения е да разберете какъв вид писмо е пред вас. Първо трябва да научите как ясно да класифицирате буквите и да знаете какво да правите с всеки тип.

Всички входящи имейли могат да бъдат разделени на седем категории:

1. Не е нужно да отговаряте, не е нужно да четете. Има два начина за такива писма: архивиране или изтриване. Ако получите друг бюлетин, който никога не сте чели, направете си услуга - отпишете се. Едно действие в замяна на премахване на десетки такива имейли в бъдеще. Искаме да научим как да се справяме с потока от писма за един ден? По-малкото течение е по-лесно за справяне. Не се страхувайте да пропуснете нещо важно. Наистина необходимата информация ще стигне до вас по различен начин и ще изскочи пред вас поне още веднъж.
2. С прикачени файлове. Това могат да бъдат известия за необходимост от плащане на нещо или информация за текуща или бъдеща работа. Полезно е да създавате отделни папки за такива писма, но без фанатизъм. Твърде много папки? Опростете. За да намерите нещо, от което се нуждаете по-късно, не ви трябват хиляди папки, а възможността да използвате функциите за търсене на имейла.
3. Отговорете по желание. Отговорът изглежда е незадължителен, но понякога любезността е полезна. Тук действайте изключително според ситуацията.
4. С малко време за запознаване. Интересно е за четене, но не е необходимо. Опитайте се да категоризирате възможно най-много имейли в тази и предишната категория. Това е ключът към ефективната обработка на пощата.
5. Трябва да отговоря днес. Тук всичко е просто: вземете и отговорете или сега, ако нещо е много спешно, или в края на работния ден.
6. Трябва да отговоря, но не днес. Красотата на имейла е, че той не е чат или телефон. Никой не очаква и не трябва да очаква бърз отговор по имейл, ако това не е посочено в заглавката на писмото. Ако определен ден е посочен като краен срок за отговор или вие сами знаете и разбирате колко време трябва да дадете отговор, тогава поставете такива писма в съответната папка. Например „Отговор в понеделник“, „Отговор във вторник“и т.н. Сега си създайте контролен списък, който съдържа елемента „На сутринта обработете пощата, отложена за днес“. Има и специализирани инструменти за автоматизация за такива цели: за Gmail и.
7. Неразбираемо писмо. Има букви, които са трудни за категоризиране. Не се измъчвайте с разсъждения и се съгласете със себе си да класирате подобни писма в една от изброените по-горе категории.

Въз основа на тази класификация се нуждаем от папки за категории 2, 3, 4 и 6.

Правила за ефективна обработка на имейли

• Отделете 30 минути в края на работния си ден, за да сведете входящата си кутия до нула. Това е по-ефективно, отколкото да се опитвате незабавно да отговорите на всеки имейл. Хората не изпълняват много задачи. По-малко разсейване и превключване, повече ефективност.
• Какво да правим със спешни имейли? Задайте си интервал, през който проверявате входящата си кутия през целия ден. Например веднъж на час. Проверете входящата си кутия за спешни важни имейли и, ако няма такива, се върнете на работа. Помнете предимството на пощата: тя не е средство за незабавна комуникация. Възможно е проблемът, посочен в някой от неспешните имейли, да бъде разрешен без ваше участие до края на деня или до края на деня да получите повече информация, което ще ви позволи да разрешите проблема по-бързо и по-ефективно.
• Всеки път, когато не проверявате пощата си, дръжте пощенската програма затворена. Изключете известията. Спестете си разсейващото съзерцание за броя на входящите писма. Сега имате друга работа, а времето за поща все още не е дошло. В моменти на съмнение относно правилността на този подход помнете: не сте в атомна електроцентрала, но дори и да сте там, така или иначе нямаше да бъдете информирани за прегряването на реактора по имейл.
• Използвайте желанието си да завършите работния си ден навреме, за да ускорите обработката на пощата. Ето защо е препоръчително да разглобите входящата кутия до нула в края на деня. Имате 30 минути и искате да свършите бързо. По принцип това се оказва нещо като игра, но можете и целенасочено да геймифицирате обработката на имейл.
• Бъдете кратки и по същество.
• Бъдете позитивни и приятелски настроени. Имейлите могат да изграждат и разрушават взаимоотношения. Вместо да решават наистина важни въпроси, хората понякога се впускат в опити да нарекат противника идиот възможно най-деликатно и скрито и целият текст се основава на това. Няма нищо странно в това да изразите положителното си отношение към адресата с малка приятна фраза в тялото на писмото. Вашето дружелюбие ще се върне към вас и кореспонденцията ви ще стане много по-смислена и ефективна.
• Трябва да гребете буквите в обратен ред. И само така. Изглежда, че е по-логично да започнем с по-стари писма, но нашата цел е нулева пощенска кутия, което означава, че до края на работния ден дори ще стигнем до първото получено писмо. Ако се отдадете на себе си и започнете да оставяте последните писма, които сте получили днес, за утре, тогава цялата техника спира да работи. Защо изобщо бихте искали да научите добра поща, ако не следвате основно правило? Продължавайте да работите както преди и страдайте.
• Отворете само писмата, от които се нуждаете, като останалите изпратите в архива или за изтриване. Ние прекаляваме с абонаментите за ненужни неща (абонаментът за Lifehacker, напротив, е много необходим) и в резултат получаваме повече информация, отколкото можем да прочетем. Как да различим буквите, които искате? Има едно просто, но много ефективно правило: отваряйте само онези писма, които са адресирани до конкретен човек лично до вас. Останалите - в една от категориите, описани в началото на статията според ситуацията.
• Създайте шаблони. Често отговорите на имейлите са доста стандартни, тоест вие пишете едно и също нещо. Забелязали ли сте, че пишете тази фраза често? Направете шаблон за бързо копиране-пейст или го създайте в самата пощенска услуга.
• Ако пощата е обработена и все още има време, тогава трябва да я използвате рационално. Отиваме в категорията букви номер 3, 4 и 6 и подреждаме нещата там.

Този урок, който се основава на правилното сортиране, както можете да видите, е чудесно допълнение към по-общите съвети за имейл от изпълнителния директор на LinkedIn Джеф Уайнер. Също така, не пропускайте 10-те съвета за имейл на Лео Бабаута. Всъщност има много допълнителни начини да извлечете максимума от имейла си. Изпробвайте техниките, които се отнасят за вас, анализирайте резултатите и не забравяйте да оставите в коментарите свои собствени съвети за подобряване на ефективността при работа с електронна поща.