9 съвета, които ще ви помогнат да работите по-бързо в Word

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 03:47

Дори ако работите в MS Word от дълго време и се смятате за експерт, винаги можете да станете още по-продуктивни.

Може би вече сте запознати с някои от техниките. Но често се оказва, че дори истинските професионалисти изминават дълъг път и не знаят много полезни трикове.

1. Автотекст

Можете да използвате тази функция за бързо въвеждане на често използвани думи и фрази, спестявайки ви много време. Можете да споделите този съвет с колеги и да улесните живота и на тях.

Просто трябва да напишете текста (или да направите графики), който често използвате в документи, и да го форматирате, ако е необходимо. След това изберете текста и натиснете Alt + F3. Дайте кратко име (например съкращение) и запазете. В бъдеще, вместо цялата фраза, въведете името, което сте избрали и натиснете F3. Запазеният текст или изображение ще се появи автоматично в документа.

2. Автокоригиране

Автотекстът ще намали времето, прекарано в писане на повтарящ се текст, но няма да реши проблема с правописните грешки и грешките. AutoCorrect коригира някои често срещани грешки. Word прави това сам, докато пишете. И още по-добре, ако сами добавите онези думи, в които често има правописни грешки.

Например, знаете, че винаги ви липсва "t" в думата "агенция". Отворете предпочитанията (Файл → Опции → Правопис → Опции за автокоригиране във версии 2010, 2013, 2016) и попълнете това, което искате да замените. Следващият път, когато напишете „агенция“без „t“, Word ще коригира самата грешка. На същото място можете да добавите или премахнете замяната на кавички-лапи с кавички-коледни елхи, тире с тире и т.н.

3. Опции за поставяне

Когато поставяте текст от интернет или други файлове, трябва да го форматирате, за да съответства на стила на вашия документ. Разбира се, можете да избирате опцията „само текст“всеки път, но вероятно често ще забравяте за това. В такъв случай можете да направите неформатирано поставяне по подразбиране.

Отидете на „Файл“→ „Опции“→ „Разширени“→ „Копиране, изрязване и поставяне“и изберете опцията „Запазване само на текст“в елемента „Поставяне от други програми“. Сега във всички документи, върху които работите, копирането на съдържание от файлове или уеб страници ще го форматира така, че да съответства на вашия текст.

4. Изтриване на стил

Друг начин за премахване на форматирането на текст е управлението на стилове. Изберете съдържанието, което искате, и натиснете Ctrl + интервал или изберете Нормално в раздела Начало в групата Стилове.

5. Сътрудничество в реално време

Office Online беше въведен в Office 365 2013. Версията за 2016 г. предлага още повече функции, като например сътрудничество в реално време. Вероятно повечето потребители са запознати с този принцип от Google Docs.

Запазете документа в OneDrive или SharePoint Online. Щракнете върху Споделяне и изберете с кого искате да работите върху този файл. Изпратете покана до съавтор, за да могат избраните хора да се присъединят към вас. Всеки, който има достъп до документа, ще види кой какви промени прави. Така че работата по проекти ще бъде много по-ефективна: никой няма да чака отговори с редакции и нова информация по пощата.

6. Шаблони

Можете да намерите и изтеглите огромен брой шаблони в мрежата. Можете да започнете с тях и да редактирате според нуждите – много по-бързо от възстановяването на проекта.

7. Приложение

В мобилното приложение за Android и iOS можете да създавате и редактирате документи от вашия смартфон или таблет и да преглеждате файлове от облачното хранилище. По-добре е да използвате приложението Word, отколкото други мобилни редактори: по този начин можете да сте сигурни в същото форматиране и винаги да имате достъп до най-новата версия на документа - в настолна програма, в браузърната версия на Word, на смартфон или таблет.

За да работите, трябва да влезете в акаунта си. Ако вие или вашата организация имате абонамент за Office 365, не е нужно да плащате нищо в приложението.

8. Персонализиран формат на таблицата

Ако често форматирате таблици по ваш вкус, можете да намалите обема на работа. Създайте стил и го добавете към групата Стилове на таблица. След това в тази група щракнете с десния бутон върху желания стил и го направете като формат по подразбиране.

9. Печат навсякъде

Това може да изглежда странно за някои, но повечето потребители на Word използват стрелките на клавиатурата, когато трябва да преместят курсора и да започнат да пишат на ново място в документа. Но това може да стане много по-бързо - с двойно щракване. Отворете празен лист и щракнете двукратно навсякъде, за да започнете да пишете там.

Вече сте готови да бъдете възможно най-продуктивни в Word!