5 алтернативи на класическия списък със задачи

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 03:47

Поддържате списък със задачи, но все още не правите нищо? Тогава тази статия е за вас! Той ще ви покаже пет алтернативни начина за поддържане на вашите списъци със задачи.

Списъкът със задачи е необходим елемент от ефективната работа. На теория. На практика списъците със задачи често не водят до производителност. Защо? Има много причини.

Понякога седим и се колебаем да изпълним прости задачи, понякога отлагаме и отлагаме решаването на трудни за по-късно. Списъкът със задачи трябва да мотивира, но често, напротив, ни кара да се разочароваме. Особено ако в края на деня видите, че повечето от планираното не е изпълнено.

Когато всичко това се наслагва едно върху друго, изглежда, че съставянето на списъците отнема повече време от изпълнението на изброените в тях задачи. В статия за списъчната система на Бенджамин Франклин говорихме за някои от тайните на съставянето на ефективни списъци със задачи (свършване на нещата, приоритизиране, адаптиране на списъци със задачи за променящи се обстоятелства и т.н.). В тази статия Lifehacker ще ви запознае с пет нови и оригинални начина за поддържане на списъци.

1–3–5

Какво е редовен списък със задачи? Точно така, това е номериран списък със задачи за деня (или месец/година, ако говорим за дългосрочно планиране). Забрави за това.

Опитайте се да изградите своя списък със задачи според принципа 1-3-5.

Как работи?

Запишете една основна задача, три средни и важни задачи и пет малки, които при липса на време може да се отложат за утре. Правете това вечер, за да имате на сутринта ясна представа какво е на дневен ред днес.

Ако сферата ви на дейност е толкова динамична, че не можете да предвидите (не)появата на нови спешни случаи, тогава оставете няколко тройки или петици празни. Това ще ви позволи да направите списъка си със задачи възможно най-гъвкав.

Бъдете готови за факта, че когато съставяте списък със задачи по принципа 1-3-5, може да не винаги можете да зачеркнете всички елементи от него. Например обстоятелствата могат да се променят и основната задача в текущия ден ще стане невъзможна. Но можете да направите набор от три задачи със средна важност или пет - малки.

Основното предимство на този подход е, че няма нужда от приоритизиране. Изброявате априори какво смятате за актуално за следващия ден.

Bullet Journal

Какъв е основният проблем с планирането на хартия? След като зачеркнете дадена задача от списъка, забравяте за нея и никога няма да се досетите кога може отново да се наложи детайлите по нейното изпълнение (телефонни номера, дати, бележки и т.н.). Електронните планери са решили частично този проблем – повечето ви позволяват да свързвате към минали задачи, да ги групирате и т.н. Но какво да кажем за тези, които предпочитат приятното шумолене на хартия пред сензорния екран? Уеб дизайнер е измислил система, която рационализира планирането на хартия. Името й е Bullet Journal.

Как работи?

Lifehacker вече говори за системата от бързи бележки, изобретена от Карол в една от предишните му публикации. Нека си припомним основните принципи.

На първо място, номерирайте страниците на вашия дневник. На първата страница създайте съдържание - това ще ви помогне да намерите необходимата информация. След това създайте календар за месеца: дни и дни от седмицата, но напротив - задачи и събития, които определено няма да се променят. На друга страница създайте списък със задачи за тези 30 дни. В този случай е важно да използвате бележки (кутия за отметка, кръгове и т.н.), за да визуално разчетете информацията по-лесно. По този начин можете да направите списък със задачи както за деня, така и за седмицата. Основното нещо е да не забравяте да включите номерата на страниците в съдържанието.

Анти-да-прави

Списъкът със задачи трябва да бъде мотиватор, който повдига настроението ви: „Имам толкова много неща за вършене и колко е хубаво да зачеркнеш още една мода!“. Но всъщност мнозина, отваряйки списъка си със задачи в края на деня, изпадат в униние: „Аз съм мързелив човек! 6 задачи от 10! Неизпълнените задачи дърпат душата като камък към дъното.

Но има изход - успоредно със списъка със задачи, пазете лента против задачи.

Как работи?

Според съоснователя на Netscape Марк Андреесен, anti-to-do е процес, при който записвате не това, което трябва да направите, а това, което вече сте направили, вашите постижения.

Всеки път, когато правите нещо полезно през деня, запишете го в списъка си със задачи от другата страна на картата. Всеки път, когато записвате постижението си, ще получавате доза ендорфини, като мишката, която натиска бутона в клетката и получава парче храна за това. И в края на деня, преди да подготвите нова карта за утре, погледнете днешната карта, вашия списък със задачи и се зарадвайте колко много неща всъщност сте направили този ден. След това разкъсайте и изхвърлете картата. Още един ден не е загубен.

По този начин можете допълнително да се мотивирате да попълните този списък със задачи.

Между другото, приложението iDoneThis работи по подобен начин. Също така помага да разберете за какво прекарвате времето си и какви полезни неща сте направили за един ден, седмица, месец.

Дзен системата за производителност

GTD е чудесен начин за подобряване на личното представяне. Методът на Дейвид Алън обаче не е подходящ за всеки. Така че друг известен гуру на производителността, Лео Бабаута, реши да опрости тази система и излезе с Zen to Done (ZTD).

Как работи?

ZTD е свързано с простота и фокус върху правенето и правенето тук и сега. Babauta идентифицира пет основни проблема с GTD и предложи решения. За списъци със задачи това означава следното:

1. Направете прости списъци с теми. Например, на карта, наречена „Работа“, запишете само задачи, свързани с вашата професионална дейност.

2. Поддържайте списъка актуален. Винаги носете със себе си джаджа или тетрадка, където можете да записвате внезапно идеи или задачи.

3. Бъдете уместни. Избройте само задачите, които са наистина важни за списъка със задачи.

Стоп списъци

На пръв поглед терминът „спрете да правите списък“напълно противоречи на планирането на задачи. Но само в началото.

Как работи?

В списъка за спиране на делата записвате и вашите дела, но не тези, които трябва и трябва да направите, а тези, от които искате да се отървете. Например, искате да се откажете от пушенето, да спрете да използвате социалните мрежи и да спрете да ядете сладкиши през нощта. Това са точките на вашия лист за спиране. Всъщност това е един от начините за борба с хронофагите.

Крис Гийбо в книгата си Изкуството на несъответствието пише:

Най-добрият начин да спрете да губите време за глупости е да създадете списък за спиране. Стоп списъкът е списък с неща, които вече не искате да правите. Това е дори по-добре от списък със задачи, защото ви позволява да разберете какво ви дърпа надолу.

Самият Крис прави стоп-списъци всяка година на новогодишните празници. Това му позволява да прецени какъв напредък е постигнал през последните 12 месеца.

За да работи листът за спиране, важно е да запомните времето. Изчислете колко време навикът, от който искате да се отървете, изяжда. След това си задайте времево ограничение (не повече от 20 минути на ден в YouTube) и постепенно го намалявайте.

Резюме

Така че, ако класическото планиране на задачи не работи за вас, опитайте една от алтернативите по-горе. По-добре ги комбинирайте: направете не дълги списъци, а кратки с една основна и няколко второстепенни задачи; водете удобни и разбираеми записи; мотивирайте се със списък с вашите постижения и отделете време, за да съставите списък с навиците, които трябва да нарушите.

Ако имате свои собствени подходи за съставяне на списъци със задачи, споделете ги в коментарите.