Как да сложим ред в мислите и делата

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 03:47

Когато хиляди идеи се роят в главата ви, вие се хващате за едната или другата. В резултат на това нямате време за нищо. Разпръснатата информация трябва да бъде структурирана и трансформирана в списъци със задачи, а рутинните задачи трябва да бъдат делегирани. Добрата новина е, че не е нужно да инсталирате много приложения, за да направите това. Goalton.com ще ви помогне да подредите всичко.

Какво е продуктивност на Goalton

Лайфхакерът вече писа подробно за тази прекрасна услуга преди една година и през това време много се промениха и към по-добро. Услугата е обрасла с много полезни функции и е станала още по-удобна.

Всичко в Goalton е красиво и просто по свой начин: само вие и лист хартия. Но не просто, а под формата на един от седемте шаблона, който съответства на вида на решавания в момента проблем.

Накратко, ви позволява да организирате всичко: проекти, идеи, клиенти. Тази базирана на облак услуга помага значително да се повиши както личната продуктивност на отделния човек, така и производителността на цял екип чрез използването на няколко прости, но в същото време супер ефективни инструмента.

Мисловни карти

Първият инструмент са мисловните карти. Мисловното картографиране може да бъде чудесен начин да разтоварите мозъка си и да прехвърлите разпръснати и постоянно прескачащи мисли на хартия. Същността на режима на мисловната карта е, че задавате централен проблем (или цел) и след това, по хаотичен начин, пишете всичко, което ви идва на ум и се отнася до дадена тема.

На този етап не се опитвайте да придадете някаква структура на мислите си – оставете ги да скочат. Вие просто записвате всички идеи, проблеми или задачи и, където е необходимо, ги детайлизирате.

Когато поставите мислите си на хартия, те започват да придобиват някаква структура. Електронните мисловни карти са удобни, защото, гледайки получената схема, получавате по-ясно разбиране на цялата картина. Винаги можете просто да вземете желания елемент с мишката и да го плъзнете на по-правилно място, като съберете задачи според онези логически знаци, от които се нуждаете.

Това, което е особено удобно в Goalton.com, е възможността за използване на режим на фокусиране. Ако вашата верига стане твърде тромава, винаги можете да преминете към работа с отделна част от нея, като временно скриете други клонове. За да отидете на фокус, просто щракнете върху триъгълника в началото на проблема.

Йерархично дърво на задачите

В Goalton можете да промените начина, по който данните се представят с едно щракване. С други думи, можете да превърнете вашата умствена диаграма в ясен вложен списък със задачи по всяко време и обратно, да трансформирате своя контролен списък в диаграма.

Такова решение може спокойно да се нарече уникално, тъй като не сме виждали такова решение в никоя друга услуга и това наистина е изключително удобно. Всеки от нас има свой собствен индивидуален тип мислене: за един диаграмата изглежда по-ясно, за друга - таблична форма.

В класическия режим Outline можете да зададете отговорно лице за всяка задача, краен срок и да посочите текущото състояние на задачата. Режимът на списък ще бъде особено полезен за тези, които решават бизнес проблеми.

В този случай можете да разложите всеки елемент, тоест да го разбиете на съставните му подзадачи толкова пъти, колкото е необходимо. Правете това, докато задачите ви са толкова прости, че е невъзможно да не ги изпълните. За щастие, няма ограничение за броя на вложените нива в Goalton. И да, не забравяйте да използвате режима на фокусиране: той наистина ви помага да се концентрирате и да намерите бързо решение.

Ако част от информацията категорично не желае да бъде вградена в системата, можете да я въведете в бележките на текущия проект. Можете да използвате този изглед, за да записвате бързо спонтанните си мисли. Удобно е да копирате връзки към сайтове тук, да вмъквате парчета текст и дори да прикачвате снимки към тях за по-голяма яснота. В бъдеще можете също да видите тези бележки в папката Бележки, откъдето те могат да бъдат плъзгани към други раздели, превръщайки мислите в конкретни задачи.

Дневник

Може би Goalton нямаше да бъде толкова популярен, ако не беше известният си режим на рендосване. В режим на дневник ще видите всичките си задачи с определен краен срок, а също така ще можете да създавате нови. Чрез плъзгане и пускане на картите със задачи с мишката можете да поставите пълен ред в календара си и да поемете контрола както върху задачите си, така и върху задачите, възложени от вас на членовете на вашия екип.

Дневникът има удобно внедрена система за филтриране на задачи: винаги можете да маркирате за показване само на задачите от проекта, от който се нуждаете. Например, по този начин можете да скриете офис задачи и да оставите само лични задачи с едно щракване или обратно. Можете да видите задачите, възложени на вас или от вас. Ако към задачата е прикачен контакт от адресната книга, то точно тук ще имате достъп до неговата карта от вградената CRM система.

Е, за феновете на класическите списъци със задачи, Goalton.com има режим, в който можете да видите просрочени дела, дела за днес, утре или следващата седмица. Като цяло, доста просто и удобно.

Канбан дъска

Изненадващо, момчетата от Goalton.com успяха да внедрят такъв сложен инструмент като kanban на базата на тяхната платформа. Всъщност kanban е аналог на дъска за прикачване на карти със задачи, които се движат отляво надясно, преминавайки през предварително определени етапи.

В тази услуга можете да създадете неограничен брой проекти, за всеки от които можете да настроите свои собствени етапи: един за агенцията, други за договаряне на договори и трети за Scrum. Броят на етапите в Goalton е неограничен.

Това, което е особено удобно, можете да посочите за всеки от етапите свой собствен лимит за броя на задачите, които са на този етап (Work in progress Limit). Например, можете да дефинирате, че може да има само три задачи във фазата на проектиране. В този случай системата ви сигнализира, че се опитвате да претоварите този служител, като му давате четвъртата задача.

Можете също да зададете максималното време, в което дадена задача да бъде на етап. Например, за етапа „тестване“или „одобрение“можете да зададете период от два дни и системата ще подчертае в червено картите на онези задачи, които са просрочени и изискват вашето внимание.

Сделки и мини CRM

Тъй като Goalton е предназначен основно за решаване на бизнес проблеми, услугата не е заобиколила тези, които работят в стартиращи компании или малки компании, с една дума, всеки, който следи транзакциите си.

Не е тайна, че когато се опитва да продаде своя продукт, търговецът трябва да следи етапа, на който е дадена транзакция, особено в случай на дълги цикли. В Goalton.com можете да създавате сделки и да ги поставяте на канбан дъската по същия начин, както при прости задачи.

Единствената разлика е, че тъй като транзакциите имат сумата и датата на очакваното затваряне, потребителят ще може да получава отчети за определен период от време, а автоматичното изчисляване на сумите ще бъде добавено на самата канбан дъска.

Оказва се, че в режим на транзакция kanban се превръща в пълноценен и визуален канал за продажби. Това е изключително удобно, защото ви позволява веднага да определите къде са натрупани всички потенциални печалби с бърз поглед към дъската. По този начин можете да организирате контрол върху каналите за продажба или да анализирате представянето на конкретни мениджъри.

Системата ви позволява да сключвате сделки по класическия метод „печелба-загуба“, а също така автоматично регистрира цялата информация за работа с клиент във вградената CRM система.

Резюме

Goalton е събрал всички най-ефективни инструменти за управление на задачи и ги е комбинирал в удобна екосистема. Разбира се, видяхме прилагането на определени аспекти в други услуги, но никой все още не е успял да ги комбинира заедно и да направи възможно лесното преобразуване на данни от един изглед в друг.

Ако имате нужда от пълноценен мултиинструмент, за да се справите с потока на вашите мисли и задачи, тогава Goalton.com ще бъде вашият най-добър помощник. Регистрацията в услугата е безплатна и за 1 долар на месец можете да получите достъп до почти всички функции.