15 чипа за Google Документи, от които може да се нуждаете

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 03:47

Подписвайте файлове, сравнявайте версии и работете директно с Google Drive.

1. Сравнете документи

Този трик е полезен, ако имате две версии на един и същи файл, но не знаете коя е по-късно. За да разберете, щракнете върху Инструменти → Сравнете документи и изберете обект за сравнение. Ще видите всички разлики между вашите два файла.

2. Преименуване на версии на документа

Често има толкова много ревизии на един и същи документ, че е време да се объркате в тях. Щракнете върху „Файл“→ „История на версиите“→ „Посочете името на текущата версия“. Или в режим на преглед, маркирайте желаната от вас, щракнете върху многоточия и изберете „Посочете име на версията“. Сега можете лесно да го намерите сред всички останали.

3. Гласово въвеждане

По желание текстът може да бъде продиктуван. За да направите това, щракнете върху "Инструменти" → "Гласово въвеждане" или натиснете Ctrl + Shift + S. Думите "запетая", "точка" и други вмъкват съответните препинателни знаци. Имайте предвид обаче, че тази функция е достъпна само в Chrome.

Освен това е много удобно да разпознавате аудиозаписи с гласово въвеждане - например интервюта. Просто активирайте едновременно възпроизвеждане и гласово въвеждане и услугата ще покаже по-голямата част от текста сама.

4. Вмъкнете снимки чрез връзки

Щракнете върху „Вмъкване“→ „Изображение“→ „Поставяне на URL“, въведете там връзка към снимка в Интернет и тя ще бъде заредена във вашия документ. Така че не е нужно да го изтегляте и след това да го вмъквате ръчно.

5. Създаване на отметки

Да приемем, че сте създали дълъг документ, който искате да покажете на колегите си. За тях обаче няма да е много удобно да превъртат, за да намерят местата, които искат. Ето как да го поправите: Щракнете върху Вмъкване → Отметка. На страницата се появяват синьо квадратче за отметка и изскачащо меню с надпис „Връзка“.

Когато кликнете върху него, ще се отвори същото място в документа. Ако копирате връзката и я изпратите на някого, няма да ви се налага да обяснявате дълго и объркващо коя страница или ред да намерите.

6. Инсталиране на бележки под линия върху материали от Интернет

Доста лесно е да предоставите документ с връзка към научно изследване - просто трябва да щракнете върху "Вмъкване" → "Бележка под линия". Но най-интересното е да вмъкнете връзки директно от интернет. За да направите това, щракнете върху "Инструменти" → "Разширено търсене" и намерете статията, от която се нуждаете. Задръжте курсора на мишката върху него, щракнете върху иконата с кавички - и бележка под линия ще бъде добавена към документа.

7. Изтегляне на изображения

Може да сте забелязали, че не можете да щракнете с десния бутон и да изтеглите снимка в Google Документи. Разочароващо е, когато имате нужда от изображение от файл, който не сте създали. Ако е така, щракнете върху Файл → Изтегляне → Уеб страница. Документът ще бъде изтеглен като ZIP архив, който освен HTML текст ще съдържа и папка с всички снимки.

8. Търсене на снимки в интернет

Щракнете върху "Инструменти" → "Разширено търсене" и отворете раздела "Снимки" в панела, който се показва. Тук можете да търсите изображения от Интернет и да ги вмъквате в документа, без да поглеждате нагоре от текста. Или щракнете върху Вмъкване → Изображение → Намери онлайн и ще се отвори същата лента за търсене.

9. Вмъкнете снимки от "Google Drive"

Можете да добавяте файлове от облачно хранилище на Google към документи. Това могат да бъдат снимки или векторни изображения. За да направите това, щракнете върху „Вмъкване“→ „Изображение“→ „Добавяне от Google Drive“или „Добавяне от Google Photos“и изберете желаната снимка. За да добавите векторна графика, щракнете върху Вмъкване → Картина → От диск.

Между другото, ако промените снимката в Google Drive, тя ще се промени и в текста и няма да се налага да я вмъквате отново. Това е особено полезно, ако един чертеж се добавя към няколко документа наведнъж. Ако не искате вмъкнатото изображение да се промени заедно с оригинала, щракнете върху него и щракнете върху „Прекратяване на връзката“.

10. Създавайте бележки

Когато работите върху голям документ, често е необходимо да правите „маргинални бележки“, улавяйки идеи и задачи за бъдещето. Google Keep е подходящ за това.

Изберете текста, щракнете с десния бутон и кликнете върху „Запазване в Google Keep“. Ще се появи панел с вашите бележки, където можете да съхранявате напомняния, списъци със задачи, текстови фрагменти и други данни. В същото време в бележките, създадени от текста, ще бъде запазена връзка към самия този документ, така че да не се объркате във вашите файлове.

Между другото, ако отворите Google Keep, задръжте курсора на мишката върху бележката, от която се нуждаете, и щракнете върху многоточия, елементът „Копиране в Google Docs“ще се появи в менюто, което се отваря. Той прехвърля текста на бележката в новосъздадения файл.

11. Обсъждане на документи

Понякога трябва да съобщите нещо важно на вашите колеги, с които редактирате документ. Отнема много време, за да отворите Gmail и да изберете всеки желан контакт там. Много по-бързо е да щракнете върху „Файл“→ „Пиши на съавтори“и да въведете съобщението си, без да напускате документа.

12. Редактиране на документи на Microsoft Office

Когато качите DOCX файл в Google Документи, можете да го редактирате само след като го конвертирате във формат на Google. Това ще ви позволи да редактирате файловете на Microsoft Office веднага, за да запазите оригиналното форматиране и стилове. Много полезно нещо, ако трябва да отворите формата DOCX, но не искате да харчите пари за лиценз на Microsoft Office.

13. Подпис на документи

Като цяло, ако искате да вмъкнете подпис в документ, можете да щракнете върху „Вмъкване“→ „Картина“→ „Ново“, да го пуснете на тракпада и да кликнете върху „Запазване и затваряне“. Но в сериозни документи това няма да работи. Затова инсталирайте разширението HelloSign и можете да поставите вашите електронни подписи върху файловете, което ще изглежда прилично. И не е нужно да отпечатвате, подписвате и след това отново сканирате документа, както понякога правят особено надарените хора.

14. Редактиране на PDF

Ако искате да поправите нещо в PDF файл, не е нужно да търсите специални редактори. Използвайте Google Документи. Щракнете върху Файл → Отвори → Качване, качете своя PDF в Google Диск и след това го отворете. И ще стане достъпен за редактиране. Естествено, това не работи със сканирани PDF файлове.

15. Търсене на клавишни комбинации

Натиснете Ctrl + / и ще се появи меню с всички клавишни комбинации, използвани в Google Документи. Можете да търсите желаните комбинации чрез лентата за търсене. Полезно, ако искате да извършите някакво действие, но не си спомняте как. Пълен списък с бързи клавиши може да бъде намерен в ръководството на google.