9 фрази, които вбесяват служебната комуникация

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 03:47

Всяка мисъл може да бъде предадена по-правилно.

Тази статия е част от проекта "". В него говорим за взаимоотношенията със себе си и другите. Ако темата ви е близка - споделете вашата история или мнение в коментарите. Ще чакам!

1. Това не е добре! Повторете всичко

Никой не обича остра, категорична критика. Първо, това е разочароващо: човекът направи нещо, но работата му изобщо не беше оценена. Второ, това го ядосва: говорещият изобщо не се опитва да избира изрази, за да подслади хапчето, не води адекватен диалог, обвинява - и, вероятно, несправедливо. Трето, това е объркващо: напълно неразбираемо е какво да правим сега и как да се справим със задачата. Ако злоупотребите с това поведение, можете да загубите добър подчинен или колега.

На работа няма никъде без критики, но е по-добре да ги правите учтиво и спокойно, под формата на обратна връзка. Тоест намерете нещо, за което да похвалите човек, след това посочете точките, които си струва да коригирате, и накрая предложете поне няколко идеи как да го направите по-добре.

Кое е по добре: „Харесва ми, че направихте визуализацията за публикациите толкова бързо. Но изглежда, че картината изглежда шумна и твърде цветна. Да опитаме да променим шрифта и да премахнем някои от елементите?"

2. О, забравих

Работата вече не е училище, а колегата или шефът не е учител, който стои над сърцето си и изисква да предаде домашните. Когато всички работят върху общи цели и задачи, се предполага, че отговорностите и исканията ще бъдат третирани отговорно от хората. Така че детските извинения могат да бъдат доста досадни. Особено ако човек твърде често използва всякакви „забравени“, „няма време“, „преспили“и дори не се извинява за поведението си.

Разбира се, човешкият фактор не е отменен: будилниците на всеки понякога се чупят или има пропуски. Но е по-добре да се уверите, че това се случва по-рядко и все пак не забравяйте да поискате прошка и да предложите по някакъв начин да компенсирате грешката си.

Кое е по добре: "Извинете ме, моля. Знам, че ме попита, но просто излетях от главата си. Сега ще отложа всичко и ще се заема с тази задача. Е, сам ще обясня всичко на клиента."

3. Разболях се малко, но все пак реших да дойда

Има два типа хора: някой, който се чувства зле, взема отпуск по болест, а някой героично отива в офиса, кашля силно, смърка и хвърля хапчета в себе си. Тези два лагера са напълно несъвместими, а причините, поради които хората избират втория вариант, могат да се изброяват дълго. И някои от тях наистина са доста уважителни: мениджърът не го пуска в отпуск по болест, пари наистина са необходими, човек работи на непълно работно време или по споразумение за GPC. Но както и да е, болният вреди на другите, и то не само на работа, но и в градския транспорт на път за офиса.

Кое е по добре: останете вкъщи и се лекувайте. Или да работите дистанционно.

4. Бъди приятел, смени ме утре

Малко хора искат да се заемат с работата на други хора, да работят допълнителен ден и да пренареждат графиците си. Ако трябва да възложите някои от задачите си на колега или да го помолите да смени смените, трябва да се извините за това. И в същото време обяснявайте причините за случилото се и предлагайте нещо в замяна. Е, най-добре е да предупредите предварително и като цяло да се опитате да разпределите времето по-компетентно, за да не се повтори това.

Кое е по добре: „Бихте ли могли да поемете поста вместо мен следващия четвъртък? Синът ми има матине в детската градина, много иска да дойда. Ще работя за вас във всеки удобен ден. И, разбира се, имам шоколадово блокче."

5. Да, тогава ще го направя

Това включва и различни вариации на тема „обадете се по-късно“, „все още не съм готов да отговоря“, „най-вероятно ще бъде готов след две-три седмици“. Ако дадете на човек задача или да го помолите за нещо, искате да сте сигурни, че той ще я изпълни. И то не по-късно, а в обозримо бъдеще. Следователно неясните обещания и липсата на ясни срокове могат да изнервят: изглежда, че човекът не приема въпроса сериозно. Така че е по-добре веднага да посочите кога ще бъде свършена работата.

Кое е по добре: „Задачата е ясна. Трябва ми една седмица за това, следващия вторник ще ви изпратя готово оформление."

6. Спомняте ли си Луда от втория етаж? И така, тя…

Няма нищо страшно в клюките. А този, който казва, че не е малко клюкар, почти сигурно лъже себе си и околните. Желанието да измием нечии кости е част от нашата природа и елемент на социализация, от него няма как да се измъкнем.

Но преди да клюкарствате, по-добре е да се уверите, че събеседникът е на една вълна с вас и че вашите разговори не вредят на обекта на клюките. Например, не разкривате никаква лична информация, не наранявате репутацията си, не очернявате човек в очите на другите. Много е добре, ако не обсъждате общ познат, а някой далечен - знаменитост, братовчед, бивш съпруг.

7. Разбира се, никой не се нуждае от нищо

А също и „Сами можехте да се досетите“, „Правете каквото искате“, „Да, да, просто обичам да работя извънредно“и така нататък в същия дух. Всички подобни фрази са проява на пасивна агресия. Това е вид манипулация, когато човек не говори директно за чувствата и претенциите си, а ги опакова в обществено приемлива обвивка, така че другите да се чувстват виновни и да бързат да оправят всичко.

Пасивната агресия е не само думи, но и жестове: въртене на очи, щракане, усмивка. Тази тактика наистина е добра само за едно нещо: да разруши отношенията с други хора. Но промяната на ситуацията, която не е подходяща, няма да помогне. Така че е по-добре да бъдете директни за всичко, което не ви харесва, и да предложите опции как да го поправите. Разбира се, в правилната форма (виж точка 1).

Кое е по добре: „Вчера ви помолих да предложите варианти за фирмено парти, но досега никой не е изпратил нищо. Бих искал да видя повече активност от вас. Трудно ми е да взема решение сам и това се отнася за всички нас.”

8. Колеги, спешно

Нищо добро обикновено не следва такова начало. Това означава, че трябва да се откажете от всички текущи задачи, да работите извънредно и да свършите всичко набързо.

Освен това всяка спешност е свързана основно с факта, че някой е пропуснал срокове или не е успял да организира правилно работата. От това, както и от други форсмажорни обстоятелства, никой не е застрахован. Но въпреки това трябва да се опитаме да смекчим ситуацията, така че хората да не са толкова обидени, че да прикриват чужди плитчини и да работят в авариен режим.

Кое е по добре: „Простете ми, моля, че трябва да ви разсея, но имахме форсмажорни обстоятелства и наистина се нуждаем от вашата помощ. Тогава ще поръчам пица за всички, обещавам."

9. Справете се сами. Това е твоята работа

Неясни задачи са, първо, неприятни, и второ, гаранция за неясен резултат. Ако мениджърът, колегата или клиентът откаже да отговори на уточняващи въпроси, не даде необходимата информация и в остра форма ги изпрати да се справят сами, съвсем логично е да се ядосате. Разбира се, при условие, че намирането на подходящите материали не е част от задачата.

Така че би било хубаво да отделите малко време и да изясните проблема. Или правилно посочете на колега, че трябва да прояви независимост.

Кое е по добре: „Да, има много въпроси относно този проект. Можете ли да пишете на клиента и да го разберете?"