Как да организирате деня си: техники на гении за продуктивност

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 03:47

Времето е оскъден и незаменим ресурс. Научете се да го използвате разумно.

Метод на Бенджамин Франклин

Бенджамин Франклин беше син на сапунер, но благодарение на самоорганизацията и дисциплината той успя в много области: в политиката, дипломацията, науката, журналистиката. Той е един от бащите-основатели на Съединените американски щати – участвал е в създаването на Декларацията за независимост и Конституцията на страната.

Портретът на Франклин е изобразен на банкнота от 100 долара, въпреки че той никога не е бил президент на Съединените щати. На него се приписва авторството на такива криви фрази като „Времето е пари“и „Не отлагайте за утре това, което можете да направите днес“.

Времето наистина имаше значение за Франклин.

Обичаш ли живота? Тогава не губете време, защото времето е тъканта, която изгражда живота. Бенджамин Франклин

На 20-годишна възраст Франклин разработва система за управление на времето за себе си, която използва през целия си живот. Съвременниците я наричат "пирамидата на Франклин" (понякога наричана още "пирамида на производителността" - пирамида на производителността).

Пирамидата се основава на житейски ценности. Това са морални насоки при решаването на всякакви проблеми. Франклин ги нарече добродетели.

За себе си той идентифицира 13 добродетели: въздържание, мълчание, любов към реда, решителност, пестеливост, трудолюбие, искреност, справедливост, умереност, чистота, спокойствие, целомъдрие и кротост.

За да работи върху себе си всеки ден, Франклин стартира специална тетрадка, в която отделя страница за всеки житейски принцип. Той подреди всяка страница в седем колони (дни от седмицата). След това той нарисува 13 хоризонтални линии според броя на добродетелите.

Така всеки ден той се съсредоточаваше върху една от добродетелите, а вечер по площадите отбелязваше грешките, допуснати по пътя към „нравственото съвършенство“.

Следващото стъпало на пирамидата на Франклин е глобална цел. Той се основава на житейски принципи и отговаря на въпроса: "Какво искам да постигна до възрастта на N?" Глобална цел за лекар, например, може да бъде желанието да стане ръководител на отдел до 35-годишна възраст, а за мениджър – да стартира собствен стартъп.

Бенджамин Франклин наистина е родоначалникът на планирането на задачи. Винаги се придържаше към рутината и пишеше буквално всяка стъпка, която направи. Следователно по-нататък в неговата пирамида са:

• генерален план - инструкции стъпка по стъпка за постигане на глобална цел;
• дългосрочен план - цели за следващите 3-5 години;
• краткосрочен план - задачи за следващата година и месец;
• планиране за седмицата и деня.

Всички стъпки на пирамидата са разположени последователно - всяка следваща се основава на предишната.

Изход

За да организирате деня си по метода на Франклин, трябва да определите основните житейски принципи, да поставите глобална цел и да направите план за постигането й.

За дългосрочно и краткосрочно планиране можете да използвате някой от електронните инструменти или да създадете хартиена тетрадка и да приложите системата „Бързи бележки“.

Метод на Стивън Кови

Стивън Кови се счита за един от последователите на системата на Франклин. Той е международно признат експерт и коуч в областта на мениджмънта. Кови е професионален оратор и автор на много книги. Един от тях беше включен в списъка на най-влиятелната бизнес литература на списание Time.

Това е книгата „Седемте навика на високоефективните хора“, изпреварила времето си. Кови го написа през 1989 г., но не се превърна в бестселър, докато не беше преиздаден през 2004 г.

Концепцията на Кови се основава на последователност от седем умения.

1. Заточвайте триона, тоест непрекъснато се подобрявайте.
2. Постигайте синергия, тоест се стремите към взаимноизгодно взаимодействие.
3. Бъди проактивен.
4. Опитайте се първо да чуете, а чак тогава - да бъдете чути.
5. Започнете, като си представите крайната цел.
6. Помислете за Win-Win.
7. Направете първо това, което трябва да се направи първо.

Матрицата за разпределение на задачите и приоритизиране ще помогне за прилагането на последното умение. Кови го взел назаем от 34-ия президент на Съединените щати Дуайт Дейвид Айзенхауер.

Всички задачи са разделени на четири групи:

1. Спешно и важно (да се направи възможно най-скоро);
2. Неспешни важни (стратегически задачи с отдалечен срок);
3. Спешно маловажно (трябва да го направите бързо, но можете да отложите или да не го направите сами);
4. Не е спешно и маловажно (като правило такива случаи могат да бъдат изтрити или поверени на трети лица).

Според Кови успешните хора рядко попадат в затруднения във времето, тъй като бързо се справят със задачи от категории 1 и 3 и жертват неща от квадрат 4 без съжаление. В същото време отделят 60-80% от времето и енергията си за решаване на задачи от квадрат 2, защото те са локомотивът на прогреса.

Изход

За да бъдете по-ефективни, в края или началото на деня напишете и приоритизирайте задачите си, като използвате матрицата на Айзенхауер (или матрицата на Кови, което предпочитате). За да направите това, можете да използвате приложението Eisenhower (iOS) или MyEffectivenessHabits (Android). Опитайте се да запазите съотношението: 40% - важни спешни въпроси, 60% - важни неспешни.

Метод на Тим Ферис

Тимъти Ферис е популярен гуру на производителността. Записите от публичните му изяви събират милиони гледания, а книгите се продават в същия огромен тираж.

Нищо чудно - кой не иска да "работи 4 часа в седмицата, да не се мотае в офиса" от обаждане до обаждане ", и в същото време да живее навсякъде и да забогатее"? Едноименната книга на Ферис стана номер едно в списъците с бестселъри на The New York Times и The Wall Street Journal.

Неговият метод се основава на два стълба:

1. Закон на Парето: 20% от усилията дават 80% от резултата, а останалите 80% от усилията - само 20% от резултата. Това означава да се съсредоточите върху дейностите, които наистина имат значение.
2. Закон на Паркинсон: Работата запълва цялото време, отредено за нея. Това означава, че задачата трябва да бъде разпределена точно толкова, колкото е необходимо за нейното изпълнение.

Не е нужно да удължавате работния си ден, за да свършите повече. Напротив, съкратете го, фокусирайте се само върху това, което е наистина важно. Изхвърлете всичко останало, възложете на външни изпълнители или делегирайте.

Подходът на Ферис следва техниката на планиране 1-3-5. Същността му е проста: към списъка със задачи се добавя едно важно нещо, три средни и пет малки. Общо девет. Те са априори разпределени по спешност, което помага да се отървете от усещането за спешност.

Ферис е противник на многозадачността и претоварването с информация. Когато се правят няколко неща едновременно, вниманието се разфокусира. В резултат на това производителността не се увеличава, а намалява. Същият е случаят и с непрекъснатото усвояване на информация. Постоянната проверка на поща, мигновени месинджъри и социални мрежи създава само фалшиво усещане, но не го доближава до целта.

Но стресът, напротив, Ферис смята за нашите помощници.

Страхът е индикатор. Страхът е наш приятел. На моменти показва какво не трябва да се прави, но по-често показва какво точно си струва да се направи. Тим Ферис

Трябва да се отбележи, че Тим Ферис не е сам в стремежа си към производителност, като работи по-малко. Стивър Робинс, автор на 9-те стъпки за работа по-малко и получаване на повече, предлага метода „активни дни“, при който си задавате „куче пазач“в конкретен ден, за да проследявате напредъка си.

Изход

Този метод е за вас, ако не можете да следвате строг график и списъците със задачи не работят за вас. Организирайте деня си така, че 20% от времето да е заето от най-трудните и важни неща. Останалото да си поеме. С други думи, ако трябва да проведете бизнес среща, тогава трябва да изберете ден, час, продължителност и стриктно да следвате графика. Останалата част от деня може да бъде посветена на всяка незавършена работа.

Методът на Глеб Архангелски

Глеб Архангелски е експерт в областта на управлението на времето, основател и ръководител на едноименната компания. Неговата особеност не е в създаването на оригинални разработки, а във факта, че излага методите за управление на времето по прост и достъпен начин, като ги адаптира към местните реалности.

Архангелски е автор на няколко популярни бизнес книги: Job 2.0: Breakthrough to Free Time, Formula of Time, Time Drive и др.

Последният е най-популярен. Time Drive изследва важността на планирането, поставянето на цели и мотивацията, както и мощните техники за управление на времето и анти-отлагане.

• "Жаби". Всеки има скучни задачи, които постоянно се отлагат за по-късно. Тези неприятни дела се натрупват и смазват психологически. Но ако започнете всяка сутрин с „ядене на жаба“, тоест първо изпълните някаква безинтересна задача и след това преминете към останалото, тогава нещата постепенно ще се подредят.
• "Котви". Това са материални привързаности (музика, цвят, движение), свързани с определено емоционално състояние. "Котви" са необходими, за да се настрои към решението на конкретен проблем. Например, можете да свикнете да работите с поща на класическа музика и винаги, когато ви мързи да разтоварите входящата кутия, просто трябва да включите Моцарт или Бетовен, за да хванете желаната психологическа вълна.
• Слонска пържола. Колкото по-голяма е задачата (да напишете дисертация, да научите чужд език и т.н.) и колкото по-кратък е срокът, толкова по-трудно е да започнете. Мащабът ви плаши: не е ясно откъде да започнете, дали имате достатъчно сила. Такива задачи се наричат "слонове". Единственият начин да "изядете слон" е да сготвите от него "пържоли", тоест да разбиете голям бизнес на няколко малки.

Прави впечатление, че Глеб Архангелски обръща голямо внимание не само на рационализирането на работните процеси, но и на почивката (пълното име на неговия бестселър е „Време задвижване: Как да управляваме да живеем и работим“). Той е убеден, че без добра почивка, която включва здравословен сън и физическа активност, е невъзможно да бъдем продуктивни.

Изход

Планирайте всеки ден. Todoist, Wunderlist, TickTick и други подобни програми и услуги ще ви помогнат в това. Разделете сложните мащабни задачи на прости малки. Сутрин вършете най-неприятната работа, така че през останалото време да можете да правите само това, което ви харесва. Разработете тригери, които да ви помогнат да се справите с мързела, и не забравяйте да включите почивка в графика си.

Метод на Франческо Чирило

Може да не сте запознати с името Francesco Cirillo, но вероятно сте чували за Pomodoro. Чирило е автор на тази известна техника за управление на времето. По едно време Франческо имаше проблеми с обучението си: младежът не можеше да се концентрира по никакъв начин, той беше разсеян през цялото време. На помощ дойде обикновен кухненски таймер под формата на домат.

Същността на метода Pomodoro е, че продължителността на времето, отделено за работа, е "pomodoro". Един домат = 30 минути (25 минути за работа и 5 за почивка). Стартираме таймера и работим с максимална ефективност и минимално разсейване за 25 минути. Прозвучава сигнал - време е за петминутна почивка. След това стартираме отново таймера.

По този начин производителността се измерва с броя на извършените "домати" на ден. Колкото по-голям, толкова по-добре.

За да не прекарате 25 минути в мислене на нещата за себе си, трябва предварително да направите списък със задачи. В него можете също да отбележите броя на цели "домати" (пред задачата се поставя кръст) и разсейванията (поставя се апостроф). Това ви позволява да определите колко време е отнело изпълнението на дадена задача и колко трудно е било.

Методът Pomodoro е достъпен и гъвкав. Ако искате - запазете списък със задачи на хартия и измерете 25-минутни сегменти с кухненски таймер, или ако искате - използвайте специални услуги и приложения.

Windows	OS X и iOS	Android

Според Cirillo оптималната продължителност на "домата" е 20-35 минути. Но след като овладеете техниката, можете да експериментирате и да промените интервалите за себе си.

Можете да се запознаете подробно с метода на Франческо Чирило.

Изход

В началото на деня направете списък със задачи и продължете с pomodoros. Ако в рамките на 25 минути сте разсеяни, поставете символа „до задачата. Ако времето е изтекло, но задачата все още не е изпълнена, поставете + и му посветете следващия "домат". По време на петминутната почивка напълно превключете от работа към почивка: ходете, слушайте музика, пийте кафе.

И така, ето пет основни системи за управление на времето, с които можете да организирате деня си. Можете да ги проучите по-подробно и да станете апологет на една от техниките, а можете да развиете своя собствена, като комбинирате различни техники и техники.

GTD - алтернатива на управлението на времето

Дейвид Алън, създателят на методологията GTD, е един от най-известните теоретици на личната ефективност. Неговата книга, Getting Things Done: The Art of Stres-Free Productivity, бе избрана за най-добра бизнес книга на десетилетието от списание Time.

Терминът Getting Things Done е модна дума и много хора погрешно го отъждествяват с управлението на времето. Но дори самият Алън нарича GTD „техника за подобряване на личната ефективност“.

Ето как Вячеслав Сухомлинов, експерт по този въпрос, обясни разликата между управлението на времето и GTD.

Вячеслав Сухомлинов, изпълнителен директор на ресторантьорския холдинг. GTD Practical Application Expert не е управление на времето. Управлението на времето е невъзможно. Всеки има еднакъв брой часове на ден. Не е важно количеството време, а с какво го запълвате. Трябва да можете да обработвате големи потоци от входяща информация, да определяте какви действия са необходими за постигане на целите и, разбира се, да действате. GTD е точно за това. Това е определен начин на мислене и живот. И GTD също е за състоянието на потока и намаляването на психологическия стрес.

Готови ли сте да спорите? Добре дошли в коментарите. Какво според вас е повече за GTD – управление на времето или лична ефективност? Също така ни кажете какви техники ви помагат да организирате деня си.