Едно просто правило за анализиране на поща ще ви помогне да спестите време и да станете по-продуктивни

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 03:47

Авторът на системата Getting Things Done (GTD) сподели лайфхак, който му помага бързо да се справя с малки задачи.

Непрочетените съобщения моментално се натрупват в пощата. Това е постоянно разсейване и затруднява ефективното управление на времето си.

Гуруто на производителността Дейвид Алън използва така нареченото правило за две минути, за да ви помогне да се справите с препълнената входяща кутия. Веднага след като пристигне ново писмо, Алън взема решение. Ако може да се отговори за две минути или по-малко, той отговаря незабавно. Ако отговорът трябва да се обмисли сериозно, той пропуска писмото.

Не отлагайте за по-късно това, което можете да направите за две минути.

Писмата, които трябва да бъдат разгледани, той отлага за друг път. „Вземането на решения психически ни изморява“, обяснява Алън. "Изборът кои обувки да носите сутрин е източване на умствена енергия, точно както когато решавате кого да наемете."

Дори малките решения причиняват умора. Затова Алън се връща към отделните писма, когато има време и енергия за тях. Най-често се занимава с тях сутрин.

Опитайте се да третирате пощата по същия начин. Ако не искате да се разсейвате от всяко ново писмо, сортирайте входящата си кутия, когато имате свободно време или когато нямате енергия за големи задачи.

Правилото за две минути ще ви помогне да изчистите входящата си кутия и главата си. Просто не го прилагайте към всички задачи: не можете да изпълнявате двуминутни задачи през целия ден.

Правилото е подходящо, когато трябва да се отървете от малки случаи и да работите продуктивно по големи проекти.