Кое е най-доброто за производителност: кайзен срещу творческа бъркотия

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 03:47

Независимо дали обичате безпорядъка или предпочитате чисто работно място, няма значение. Всеки от тези методи има своите плюсове и минуси.

Представете си, че сте креативен човек, който се нуждае от собствена малка, уютна, вдъхновяваща бъркотия, за да работи удобно. Така че важни бележки са осеяни с красиви пощенски картички от страните, в които сте прекарали незабравима ваканция, или флаери от най-близкото кафене, а любимата ви мръсна чаша винаги е стояла до монитора.

Какво можеш да направиш, ти си такъв човек. Идеалният ред ви отегчава и убива всяко желание да творите, а вие просто нямате време да подреждате документите. Сега си представете, че внезапно сте поставени в строгите рамки на странната японска кайдзен система.

Какво е Kaizen

Kaizen е японска философия, насочена към непрекъснато усъвършенстване и промяна към по-добро. Kaizen е това, което можете да наречете Lean Manufacturing с прости думи. Правилният обект на точното място в точното количество. Ред, сортиране, приети стандарти, поддръжка и чистота.

Документи, материали, средства за производство - всичко това се съхранява, поддържа в ред и систематизира по такъв начин, че всеки служител може бързо да намери всичко, от което се нуждае. В големите компании кайдзен е свързан с производствените процеси, а за служителите в офиса се отразява в работната им среда.

Това важи и за работното пространство на системните дискове (стандартни имена на файлове) и офис консумативи (вашето място за хартия или касети за принтер) и съхранение на документи (папки, подписани по стандартен начин).

Предимства на кайзен системата

Ако разгледаме кайзен на ниво компания, тогава тази система се оказва полезна и продуктивна. Нека ви дам един прост пример. Имах късмета да работя в голяма фабрика, където кайдзен беше използван максимално. Например предложението на един от служителите да натовари още четири кутии на палети доведе до факта, че компетентното разпределение на продуктите позволи да се спести значителна сума за наемане на склад.

Или пример за използване на кайзен в офиса. Мястото за съхранение на хартията е отбелязано със скала. Ако количеството хартия намалее до определена марка, тогава е време да помислите за поръчка на нова партида. Това помага да се предвиди ситуация предварително, когато нещо ще липсва.

Що се отнася до личното пространство на офис работник, винаги трябва да имате чисто бюро. Всички папки с документи трябва да бъдат подписани и приведени в съответствие.

В този случай ще знаете къде и колко са офис консумативи. Много е удобно.

Личен опит от използването на kaizen

За първи път се сблъсках с философията на kaizen, когато получих работа в японска компания. В офиса всяко нещо трябваше да стои на мястото си, отбелязано със зелен стикер. На бюрото ми имаше снимка на монитор, клавиатура и мишка, седнали на празно бюро. И надписът: „Така изглежда моят десктоп в края на деня“.

Всичко щеше да е наред, но в тази "стерилност" изведнъж започнах да ми липсва себе си. Като креативен човек се обграждах с нещата, които обичам. Имах нужда от "ред в безпорядък": случаят, когато отвън масата ви изглежда претрупано място, но знаете точно какво и къде.

Стори ми се, че отне много време, докато поставям работните аксесоари на местата им. И един ден в душата на лишения художник се събуди протест. И сега любимата халба, която просто няма време за миене, е скрита в чекмедже за лични вещи. И душата ми се радва на такъв бунт.

Преди това работех като дизайнер в малка рекламна агенция. На бюрото ми имаше филмови флаери, всякакви смешни картинки, и купа ядки, и дори антистрес топка, на която всяка седмица обличахме нов костюм, който правехме от хартия. И това беше добре.

Но толкова ли е добре? Отне приблизително същото време, за да се намери наистина важен лист хартия, както за поставянето на нещата в перфектен ред. Да бъдеш разсеян от вестник с бездействащ хороскоп беше нещо обичайно и също отнемаше време.

Какво трябва да изберете все пак?

Решението ми беше просто: избрах най-добрия от два подхода. Систематизацията и подредбата, която Кайзен предлага, съчетана с нейната визия и любими неща.

Основното правило е да не се прекалява нито с кайдзен, нито с разстройство.

В моите шкафове, чекмеджета и документи всичко е подредено по ясна система. Но на бюрото ми винаги има ъгъл, отделен за вдъхновяващи неща: рисунки, цвете в саксия и слон от Тайланд.

Не се страхувайте да положите усилия върху себе си и да подредите важни неща по рафтовете. След като свикнете малко, ще разберете, че е много удобно. И отделете отделен ъгъл за вашата каша.

Kaizen е добър, стига да не отделяте повече време за форма, отколкото за съдържание. Творческият безпорядък е добър, стига да не се превърне просто в безпорядък.

Донесох три неща на новото си работно място. Първо, чаша. Второ, блок с подвижни карирани листа вместо дневник. Трето, цвете в саксия, което аз самият с любов наричам Джордж. В чест на Джордж Харисън. Във всички останали отношения - пълен кайдзен.