Как да почистите Google Документи

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 03:47

Ние събираме безкрайни „Нови папки“и се отърваваме от документи с неразбираеми имена.

Ако работите много с Google Docs или Google Docs, вероятно сте се сблъскали с проблема, че има твърде много файлове и главната страница на услугата се превръща в претрупан таван. Lifehacker разказва как можете да създадете ред от хаоса.

Използвайте вградени инструменти за сортиране

Google Документи има няколко вградени инструмента за сортиране, които да ви помогнат бързо да намерите файловете, които искате. За да направите това, просто изберете подходящата опция, като щракнете върху един от символите в горната дясна част на главния екран.

1. По формат на дисплея

Услугата ви позволява да персонализирате предпочитания начин за показване на файлове: списък или мрежа. За да направите това, просто кликнете върху съответната икона.

2. По дата или заглавие

Можете удобно да сортирате документи по датата на преглед, датата на промените, направени от вас или всички потребители, както и по заглавие.

3. От собственик

Google Docs позволява на няколко потребители да работят върху документи едновременно, поради което тази услуга е толкова удобна. Ако не само създавате документи, но и работите с непознати или работите колективно, сортирането по собственика (създателя) на документа ще ви помогне. За да го използвате, просто щракнете върху съответния елемент на главния екран и изберете подходящата опция.

4. Където е възможно достъп

За да видите всички файлове, създадени от други потребители и достъпни за вас, щракнете върху иконата на папката в горния десен ъгъл на главния екран и изберете „Налично“.

Организирайте се в Google Диск

Всички файлове от Google Документи (както и Таблици и Презентации) са налични в Google Диск. Следователно до голяма степен редът в Disk е условие за ред в Documents. Ето какво можете да направите, за да се справите с хаоса.

1. Сортирайте документи в папки

Можете лесно да създавате папки в Google Drive. За да направите това, трябва да кликнете върху големия бутон "Създаване" и да изберете елемента "Папка".

Дайте на вашите файлове и папки ясни и конкретни имена. От имената "Нова папка", "Без заглавие", "1" или "lvpdlvarp" не става ясно какво има вътре. Освен това такива файлове и папки ще бъдат по-трудни за намиране сред много други. Заглавията „Септември доклади“, „Списък с клиенти в 15.10“или „Биотехнологична статия“ще ви помогнат да поддържате записите си по-ефективно.

Можете да прехвърляте файлове в папка, като щракнете с десния бутон върху тях и изберете съответния елемент.

Менюто на папката може да се отвори от началния екран на Google Документи.

2. Използвайте различни цветове и етикети на папки за важни файлове

По подразбиране всички папки в Google Drive са сиви, но можете да щракнете с десния бутон върху тях и да изберете един от 24 цвята от падащото меню.

Можете също да маркирате необходимите файлове на диска. Това става, като щракнете с десния бутон на мишката и изберете „Добавяне към маркирани“.

Можете да прегледате маркираните файлове директно в "Документи".

3. Изтрийте ненужните

При интензивно използване на услугите на Google те натрупват огромно количество ненужни и остарели документи. Можете да ги изтриете и в „Документи“, и в „Диск“, като щракнете с десния бутон върху необходимия документ и изберете „Изтриване“.

Ако случайно сте изтрили документ (Google Документи не изисква потвърждение на действие при изтриване), можете да щракнете върху изскачащия бутон „Отказ“.

И ако сте го изтрили, но след няколко дни промените решението си, отидете на „Кошчето“, щракнете с десния бутон върху желания файл и изберете „Възстановяване“.

Файловете в кошчето се съхраняват 30 дни, след което автоматично се изтриват.

4. Използвайте Filewatch, за да се отървете от ненужни неща

Filewatch може да ви помогне да намерите файлове, до които все още имате достъп от, да речем, старото си работно място: показва ви с кои хора споделяте документи и ви позволява да се отделите от тях. Услугата също така може да намери файлове, които са станали достъпни за твърде много потребители (например изтекли в мрежата), за да можете да промените настройките за достъп до тях.

Filewatch е включен в библиотеката на Google Workspace Marketplace, което означава, че е сертифициран от Google, така че вашите чувствителни данни да не попаднат в грешни ръце. Услугата е безплатна.

• Изтеглете от Google Library →
• Изтеглете от уебсайта на Filewatch →