5 съвета, които да ви помогнат да организирате работния си ден

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 03:47

Прости трикове, които ще ви спестят, ако постоянно не ви достига време за нищо.

1. Дайте приоритет

Има много прост, но ефективен начин да категоризирате вашите дела според спешността и важността. Това е верига, наречена матрицата на Айзенхауер. Измислен е от Дуайт Д. Айзенхауер, американски президент, генерал от армията на САЩ и просто много продуктивен човек.

Имам два вида неща: спешни и важни. Важните неща рядко са спешни, а спешните рядко са важни.

Дуайт Д. Айзенхауер

Матрицата на Айзенхауер има четири секции. Хоризонталната ос показва спешността на случая, а вертикалната ос показва важността. Матрицата ви позволява лесно да организирате всичките си задачи в категории: „Неспешни и неважни“, „Спешни, но не важни“, „Важни и неспешни“или „Спешни и важни“.

Опитайте се да дадете приоритет на матрицата на Айзенхауер и ще бъдете изумени колко време отделяте за спешни, но не много важни неща. Например безкрайни съобщения от колеги или телефонни обаждания, които само ви разсейват от спешни задачи.

Отделете време за правилните неща. Ако има нещо важно и спешно, направете го незабавно. Планирайте важни, но не спешни задачи, преценете приблизителното време за тяхното изпълнение и решете кога ще го направите. Неважни, но спешни въпроси могат да бъдат делегирани на някой друг. Отложете неспешните и маловажни задачи за по-късно или ги откажете напълно.

2. Отделете време за дълбока работа

Рисковият капиталист Сам Алтман веднъж каза: „Дигиталното разсейване е един от най-големите психологически проблеми на нашето време“. Само помислете: ние проверяваме нашите смартфони средно 50 пъти на ден. И според учения и писател Кал Нюпорт това значително влошава способността ни да мислим ясно и да бъдем креативни.

В неговата „Да работиш с главата. Модели на успех от ИТ специалист”той въвежда концепцията за „Дълбока работа”. Този вид работа предполага пълна концентрация и потапяне в конкретна задача. Без разсейване – максимално усилие и концентрация. Това е единственият начин да изпълнявате наистина трудни задачи с подходящо ниво на качество.

Нюпорт цитира тактиката, използвана от неговия колега, професор Адам Грант от Университета на Пенсилвания. Той посвещава есенния семестър на преподаване, а пролетта и лятото на изследвания и никога не смесва двете. При интензивни изследвания професорът се излага на пълна изолация, за да не му пречат студентите.

Вероятно нямате възможност да вървите по същия път и да се скриете от източници на дразнене в продължение на няколко месеца. Не се обезкуражавайте: не е нужно да се потапяте в „дълбока работа“за цял семестър. Newport създайте свой собствен график въз основа на вашите лични предпочитания.

Решете в кое време се чувствате най-енергизирани и бдителни и направете най-трудната работа точно тогава, като изключите смартфона си и откажете да проверявате имейла. Например самият Нюпорт започва да работи рано сутринта, но никога не го прави след 17:30.

3. Оценете времето за срещи

Пол Греъм, съосновател на стартъп инкубатора Y Combinator, че има два вида работни графици: график на "мениджър" и график на "създател".

Първият вариант е за организатори и шефове. Според тях работното време е лесно за управление. Трябва да разделите деня на часови интервали. И когато се появи нова задача, просто отделяте няколко часа за нея, като я маркирате в органайзера. Така, ако „мениджърът“трябва да насрочи час за бизнес среща или мозъчна атака, той поглежда в календара си, намира незает час и събира колегите си.

Но за „създателите“подобни срещи, дори и предварително планираните, са катастрофа. В крайна сметка творческите хора, програмисти, писатели или художници, не разделят графика си като „мениджъри“. Обикновено трябва да използват поне половин ден, за да изпълнят задачи, а за един час в най-добрия случай само загряват. И когато в разгара на трудовата си дейност „създателите” трябва да се откъснат и да отидат на среща с колеги, те изпадат от ритъма си и тогава им е много трудно да се върнат към задачата.

Графикът на мениджъра и графикът на създателя работят добре сами. Но когато се пресичат, започват проблемите.

Пол Греъм

Ето защо, ако сте мениджър, разберете предварително от подчинените си кога е по-добре да организирате съвместни срещи, за да не прекъсвате хората от работа в най-неподходящите моменти.

4. Контролирайте консумацията на енергия

Тони Шварц и Джим Лоер в живота на пълна мощност! твърдят, че основният ресурс за продуктивния работник не е времето, а енергията. Можете да отделите цял ден на трудна задача, но ако ви липсват физически и психически сили, ще застоявате и няма да направите нищо полезно. Но когато имате достатъчно вътрешна енергия, можете да се справите с труден въпрос за няколко часа и да посветите остатъка от деня на нещо по-просто.

Шварц и Лоер разграничават четири вида енергия: физическа, емоционална, умствена и духовна. И ако пропуснете някоя от тях, производителността ви ще спадне.

• Физическа енергия пряко засяга способността ви да реагирате на околната среда и да вземате правилните решения. Липсата на този ресурс се свързва с неправилно хранене, липса на сън и умора.
• Емоционална енергия влияе върху способността да управлявате правилно емоциите си в стресови ситуации.
• Психична енергия ви позволява да се съсредоточите върху една задача и да не се разсейвате. Човек с голям запас от него може да се концентрира дори в стресова ситуация, когато всички около него се опитват да го разсеят.
• Духовна енергия ви позволява да видите целта във вашите дейности, за да поддържате мотивация. Тя подхранва ентусиазъм, упоритост и ангажираност.

За да поддържате и четирите индикатора на правилното ниво, хранете се правилно, спете достатъчно и спортувайте (упражненията стимулират мозъчната дейност). И използвайте прости техники за попълване на енергия.

Животът не е маратон. Животът е поредица от спринтове.

Тони Шварц

Добър метод за редуване на работа с пълно потапяне и кратка почивка е техниката Pomodoro, която се вписва идеално с концепцията на Кал Нюпорт за дълбока работа. Принципът е прост: измерваме 25 минути с таймер и вършим една важна задача през цялото това време без разсейване. След това - почивка за 5 минути. През това време ние попълваме енергия. След това повтаряме цикъла още четири пъти и правим дълга почивка за 20 минути.

5. Яжте жаби за закуска

На всеки се е случвало така: попаднете на някаква задача, която трябва да изпълните, но наистина не искате да я свършите. Започвате да го отлагате и с наближаването на крайния срок той ви надвисва все повече и повече, отвлича вниманието от другите неща и ви кара да се тревожите за пореден път.

Популярният писател Брайън Трейси нарича тези проблеми "жаби". И препоръчва да не ги отлагате за по-късно, а да ги правите възможно най-рано.

Ако изядете жаба сутрин, остатъкът от деня обещава да бъде прекрасен, тъй като най-лошото за днес е отминало.

Марк Твен

След като се отървете от трудна задача, ще почувствате удовлетворение, ще получите тласък на положителна енергия за останалата част от деня и ще можете да преминете към следващите елементи от списъка си с чиста съвест.