Отлагане по правилния начин: Как да станем продуктивен, като отлагаме задачите?

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 03:47

Отлагането автоматично се приравнява с вредни психологически явления, свързани с мързел или загуба на време. Всички на глас твърдят, че с него е необходимо да се борим, и обясняват как да го направите. Но какво, ако отлагането не е толкова лошо нещо и дори можете да увеличите производителността си, като правилно отложите бизнеса си?

Защо отлагаме?

Отлагането възниква от противопоставянето на две части на мозъка. Една от тях е лимбичната система, която включва центъра за удоволствие. Вторият е префронталната кора, нашият вътрешен плановик. Така лимбичната система се бори за удоволствие тук и сега, а префронталната кора се бори за това, което е най-добро за нас в дългосрочен план.

Според Тимъти А. Пихил, д-р и автор на Procrastination Digest, префронталната кора е частта от мозъка, която ни отличава от животните, които се управляват само от рефлекси и стимули. За съжаление имаме и по-слаби области на мозъка, така че трябва да се принудим да направим нещо.

От друга страна, щом контролът ни спадне, лимбичната система веднага ни позволява да изоставим трудна или безинтересна задача, за да се чувстваме добре.

Така че отлагането е свързано преди всичко с биологията. Икономистът Джордж Ейнсли дори нарече отлагането „основният човешки импулс“.

Страхът е виновен

Предприемачът и инвеститор Пол Греъм вижда повече от просто отлагане в отлагането. Той казва, че хората често се страхуват от големи проекти. Големите проблеми са ужасяващи и буквално нараняват душата.

Вероятно всеки се е сблъсквал с това преди: когато решите да се заемете с амбициозен, мащабен проект и изведнъж се сблъскате с огромен брой малки проблеми, които възникват по пътя.

Когато купчина спешни задачи постоянно ви разсейват, може да е трудно да се съсредоточите и да започнете да пишете страхотен роман. Всеки път, когато малките проблеми ни пречат да започнем голям проект, лимбичната система е тази, която се грижи да ни отдалечи от най-неприятната реакция на психиката – страха.

В статия в New Yorker Джеймс Суровецки обяснява отлагането по следния начин: „За да се предпазите от риска от загуба и провал, предпочитате несъзнателно да създавате обстоятелства, които правят успеха нереалистичен по принцип. Това е рефлекс, който създава порочен кръг."

Защо отлагането не трябва да се лекува?

Има различни видове отлагане и някои от тях са полезни. Като цяло има три вида, в зависимост от това, което правите вместо да работите:

• не прави нищо;
• правене на нещо по-малко важно;
• правене на нещо по-важно;

Не е трудно да се досетите кой тип отлагане всъщност е по-полезен за вас. Вместо да вършите куп ненужни неща, да пишете имейли или да вършите домакинска работа, можете да се съсредоточите върху по-важна работа.

От друга страна, Джон Пери, професор в Станфордския университет, пише в Huffington Post, че има два вида отлагане, които ни помагат да увеличим производителността си.

Първият тип се свързва с перфекционизма. Професорът твърди, че тъй като повечето отлагащи са перфекционисти, които мечтаят за перфектни задачи, отлагането на проекти може да бъде от полза.

Ако оставите задачата до последния момент, ще ги изпълните адекватно, без да преправяте хиляди пъти заради глупости, за да постигнете идеал, който не съществува.

Аз съм перфекционист прокрастинатор. Ще го направя перфектно, но утре.

Още отлагането може да бъде полезно, за да разберете кои задачи всъщност не са толкова важни … Когато ги оставите настрана, те в крайна сметка изчезват от само себе си и не е нужно да губите време за тях.

Добро отлагане

Ако искаме да използваме отлагането по положителен начин, има няколко теории как да го направим. Първата е идеята на Пол Греъм за три вида отлагане или „добро“отлагане.

Това е, когато отлагате маловажни задачи, като малки задачи, за да отделите време за наистина сериозни неща.

Наградите са класическа форма на разрушителна работа и отлагането помага да се справим с тях. Има много неща, които може да направи абсолютно всичко. В същото време има проекти и казуси, с които само вие можете да се справите и ако трябва да отложите задачи, няма за какво да се притеснявате. Напротив, това е правилният подход към работата.

Има още една добра причина, поради която оставянето на важна работа недовършена е полезно за големи проекти. Нашите сериозни проекти винаги изискват две неща, които отменят задачи: много време и подходящо настроение.

Когато работим по проект с вдъхновение, е глупаво да губим време за някаква маловажна задача, само защото ни е казано да го направим. Разбира се, ако прекарвате цялото си време в големи проекти, това може да се превърне в блокажи по малки въпроси, но може да си струва да направите това, за да получите страхотен резултат.

В крайна сметка работата по проекти като този е наистина забавна, така че отлагането на малки неща е лесно – лимбичната система няма да има нищо против.

Структурирано отлагане

Това е друг вид добър рафт, който Джон Пери предложи.

Според него структурираното отлагане е страхотна стратегия за ефективна работа. Всичко е за същия психологически страх от големи и сериозни неща.

Обикновено, когато правите списък със задачи, най-важните и трудни задачи отиват на върха, докато по-малко важните отиват надолу. Когато отлагането се включи, вие правите всички неща от края на списъка и не правите най-важните.

Номерът е, че можете да се заблудите и да поставите трудни неща в началото на списъка, които всъщност не са толкова важни.

Робърт Бенчли пише за този психологически факт още през 1930 г.:

Всеки може да свърши всякаква работа, при условие че това не е работата, която трябва да върши в този момент.

Пиърс Стийл, психолог от университета в Калгари, твърди, че много отлагащи, чрез подобна самоизмама, вече са превърнали чертата си в добър навик.

Как да накараме отлагането да работи за вас?

Има няколко начина, по които можете да накарате отлагането да увеличи вашата производителност:

Започнете с малко

Ако голям проект ви плаши толкова много, че не можете да се справите с него, можете да започнете с малък. Изпълнете малките задачи, които са необходими за този проект, за да можете безболезнено да преминете към неговото изпълнение, да спрете да се страхувате и да отлагате.

Освен това можете да си сътрудничите с други хора, така че вашата част от проекта да бъде по-малка и да има време за други задачи.

Персонализирайте своя списък със задачи

Структурираното отлагане, както е предложено от Джон Пери, може да работи. Опитайте се да се заблудите, като добавите в горната част на списъка си задачи, които изглеждат невероятно важни и спешни, но всъщност толерират и позволяват безопасното им отлагане или изобщо да не се изпълняват.

Основното нещо е да вярвате, че те са важни и трудни, тогава ще искате да изпълните всички останали задачи от списъка (всъщност важни), за да избегнете вашите „чудовища“.

Задайте правилата

Писателят и сценарист Реймънд Чандлър е поставил две правила за себе си, за да му помогне да започне. Всеки ден той определя за себе си четири часа, които да посвети на работа, и помни две основни правила:

1. Не можете да пишете
2. В този момент не правите нищо

Да седи просто така четири часа е ужасно скучно, така че той стана много продуктивен писател.

Изисквайте повече от себе си

Според Джон Пери прокрастинаторът непрекъснато се опитва да намали ангажиментите, надявайки се, че ако има по-малко неща за вършене, ще има повече изпълнени задачи.

Джон обяснява, че това премахва най-важната причина за отлагане, но също така премахва избора между важни и маловажни задачи. Така че в крайна сметка, с малко задачи в списъка ви със задачи, вашето отлагане ще бъде, че не правите изобщо нищо.

Това е пътят, който ще ви направи зеленчук, а не ефективен човек.

Морално: отлагането е съвсем естествено за човек и не причинява непременно вреда, основното е да отлагате правилно.