Как да направите диаграма на работата по проекти в Excel в 10 стъпки

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 03:47

Използвайки обичайните инструменти на най-популярния редактор на електронни таблици MS Excel, можете да съставите визуална диаграма на работата по проекти, която ще ви помогне да проследите как всяка задача напредва и колко остава да се свърши.

Ако управлявате проекти, важно е винаги да знаете колко задачи имате и кога трябва да бъдат изпълнени. И ако съставите визуална диаграма, ще бъде по-лесно да обясните ключовите моменти от живота на проектите на екипа, участващ в работата, както и на други заинтересовани страни.

За управление на проекти често се използват специални програми, но можете също да създадете ясен и достъпен график в познатия MS Excel.

Работната диаграма на проекта показва как събитията и задачите се свързват помежду си във времето. Добре проектираната диаграма отразява важна информация за изпълнението на конкретна задача и развитието на проекта като цяло, като помага да се види голямата картина.

За да създадете такава диаграма в MS Excel (версии 2007 и по-нови), трябва да направите само 10 стъпки.

Какво е какво е в тази диаграма? Основните детайли са показани с цветни линии и дъски:

• линия на текущия ден - червена вертикална линия, която показва къде се намирате днес;
• срокове за изпълнение на задачите - сиви хоризонтални ленти, които показват колко време ще отнеме за изпълнение на всяка задача;
• готовност на задачите - зелени хоризонтални линии, които показват на кой етап се изпълнява задачата и колко остава да се свърши.

В различните версии на MS Excel действията може леко да се различават, но по един или друг начин процесът ще бъде универсален и всеки потребител може да се справи с планирането.

Можете да гледате подробна видео инструкция (на английски), това ще отнеме половин час от времето ви.

Стъпка 1. Като начало, помислете за резултата

За да се справите със задачата без проблеми, отпечатайте или нарисувайте на лист графика така, както трябва да изглежда накрая. Дръжте листчето пред себе си, за да сравните всяка стъпка с шаблон. Диаграмата не е необходимо да се чертае внимателно, просто фиксирайте формата на диаграмата и я дръжте под ръка, тя ще бъде добро напомняне.

Стъпка 2. Създайте таблица с данни

За да изградите графика, първо трябва да начертаете таблица. В примера проектът е разделен на четири фази, всяка със задачи.

Оформете таблица под графиката. 30-ият ред съдържа заглавията на колоните.

Нека да разберем какво означават данните в таблицата:

• Фаза: "Фаза 1", "Фаза 2", "Фаза 3", "Фаза 4" или "Днес". Показва на кой етап от проекта съответства събитието.
• Тип: "Фаза", "Задача", "Днес". Показва вида на събитието, като разграничава задачите и фазите на изпълнение на проекта.
• Начална дата: начална дата на събитието.
• Събитие: показва името на събитието в диаграмата.
• Време: показва колко дни са необходими за изпълнение на задачата.
• Процент на готовност: показва степента на изпълнение за всяка задача и фаза, 0% - задачата не е започнала, 100% - изпълнена. Този индикатор за категорията "Фаза" не е свързан с изпълнението на задачите и се задава като прогноза. За да решите с какъв процент е завършена дадена фаза, трябва да приложите свои собствени правила.
• Готови за дни: периодът, за който е достигнат индикаторът за готовност на събитието в проценти. За задача, която отнема 10 дни и е изпълнена на 50%, тази цифра ще бъде пет дни (10 дни × 50%).
• височина: стойността на височината е важна за декорация, защото определя колко високо или ниско събитието ще бъде отразено в картата на графика. Можете да посочите всякакви стойности, но е по-добре да вземете малки числа, близки до нула. Примерът използва диапазон от +25 до -25. Ако височината е положителна, събитието ще бъде отразено на графиката над хоризонталната ос, ако е отрицателна - под оста.

Стъпка 3. Създайте диаграма с оси X и Y, добавете към нея първите данни от колоната "Timeline"

Време е да създадете диаграма, която да визуализира данните за събитието от таблицата, направена в предишната стъпка. Използвайте диаграма на разсейване с оси X и Y, защото ви позволява свободно да позиционирате базовите координати на двете оси.

Следвайте инструкциите:

• Изберете раздела "Вмъкване" в главното меню.
• След това изберете "Charts" → "Scatter" → "Scatter with markers", пред вас ще се появи празна диаграма.
• Закачете ръбовете на диаграмата и преоразмерете диаграмата, така че полето на диаграмата да покрива диапазона от клетка B4 до клетка K26 (натиснете и задръжте клавиша Alt, за да подравните областта на диаграмата точно спрямо границите на клетката).
• Щракнете с десния бутон върху диаграмата и изберете елемента от менюто "Избор на данни".

Добавете серия от данни към диапазона, като щракнете върху бутона „Добавяне“в диалоговия прозорец, който се отваря.

1. За да промените името "Име на серия", поставете в съответното поле стойността на клетка E30 "Дати".
2. За стойността на оста X изберете съответното поле и изберете клетки C33: C46 Начална дата.
3. За стойността на оста Y изберете съответното поле и изберете клетки H33: H46 Височина.
4. Щракнете върху OK, за да затворите прозореца за добавяне на данни.
5. Щракнете върху OK, за да затворите прозореца за избор на данни.

Тези стъпки ще ни дадат проста диаграма на разсейване с автоматично форматиране.

Нека направим маркерите за събитие зелени:

• Щракнете с десния бутон върху всеки избран маркер за данни, изберете промяна на "Формат на серия от данни".
• В списъка, който се отваря вляво, изберете раздела "Параметри на маркера", след което изберете вградения тип маркер "Кристал". Увеличете размера до 10 pt.
• В раздела Marker Fill изберете плътно запълване. Променете цвета на запълването на зелен.

Сега имаме диаграма на разсейване, представяща времевата линия. Засега зелените маркери показват само началото на задачите.

Променете името на диаграмата: щракнете двукратно върху текстовото поле с името и въведете вашето име.

Ще се върнем към опциите за синхронизиране в стъпка 5, ще добавим хоризонтални ленти по оста X, но засега продължете да форматирате диаграмата.

Стъпка 4. Подреждане на външния вид на диаграмата и добавяне на имената на събитията

Отърваваме се от това, което не ни трябва в диаграмата.

Y-ос … Скрийте вертикалната ос, защото тя не носи информационен товар. Изберете диаграма, в главното меню в раздела "Работа с диаграми" изберете "Оформление". След това изберете Оси → Основна вертикална ос → Не показвай.

Хоризонтални водачи … Те също са безполезни. Изберете диаграмата, в главното меню отидете на раздела Оформление, след това изберете Решетка → Хоризонтални решетъчни линии по главната ос → Не показвай.

Легенда на графиката … След това ще го заменим с по-красив, но засега го деактивирайте: "Оформление" → "Легенда" → "Не".

Накрая показваме етикетите на данните за всеки маркер. В главното меню в раздела "Оформление" изберете "Подписи на данни" → "Отляво".

Как да промените данните в подписа на токен

Въвеждането на данни за всяко събитие в диаграмата е дълго и трудно, защото трябва да изберете всеки маркер поотделно и да го преименувате.

Но този процес може да се ускори четири пъти:

• Кликнете върху надписа на първия маркер (горния ляв ъгъл на диаграмата), за да изберете всички стойности наведнъж. Не щракайте върху зеления маркер, това ще избере други обекти!
• Щракнете отново върху надписа на маркера, за да редактирате единичното име.
• В полето за въвеждане на формула въведете символа =.
• Щракнете върху клетка D33, тя съдържа събитието "Фаза 1", натиснете Enter.
• Повторете първите четири стъпки за останалите етикети за всеки маркер.

Как да фиксирате области

Полезно е да фиксирате регионите на ред 28, така че винаги да виждате диаграмата, докато работите върху документа. Първите 27 реда ще останат пред очите ви, дори ако превъртите останалите редове.

За замразяване на зони:

• Изберете клетка A28.
• Изберете раздела "Преглед" от главното меню.
• Изберете Window → Freeze Areas.
• Изберете "Freeze Areas" от падащото меню.

Черна хоризонтална линия ще се появи над 28-ия ред. Всичко по-горе вече е закачено и само долните редове ще се движат при превъртане.

Стъпка 5. Добавете ленти за грешки за показване на времеви линии, за да превърнете диаграмата във визуален график

Хоризонталните ленти за грешки на диаграмата ще покажат колко време е необходимо за изпълнение на всяка задача. За да ги направите:

• Маркирайте графиката.
• От главното меню Инструменти за диаграми изберете раздела Оформление.
• В падащия списък в горния ляв ъгъл (област на графиката) изберете поредицата от данни „Timeline“.
• В раздела Оформление изберете Ленти за грешки → Разширени настройки на лентите за грешки. Ще се отвори диалогов прозорец.
• В падащия списък в горния ляв ъгъл изберете лентите за грешки по оста X, за да форматирате диаграмата.
• В диалоговия прозорец, за да промените хоризонталните ленти, поставете отметка в квадратчето за щифта Plus. Край стил → Няма точка.
• В списъка „Стойност на грешката“изберете елемента „По избор“и щракнете върху бутона „Посочете стойност“. В новия прозорец „Конфигуриране на лентата за грешки“, който се отваря, посочете „Положителна стойност за грешка“. За да направите това, поставете курсора в съответното поле и изберете диапазона от клетки от E33 до E74. Щракнете върху OK.

Сега сиви линии се простират от зелените маркери вдясно, те показват колко време трябва да отделите за тази или онази задача. Те трябва да бъдат форматирани за яснота:

• В прозореца Format Error Bars отидете на раздела Цвят на линията. Изберете плътна линия. Направете запълването сиво.
• В раздела Тип на линията увеличете ширината на линията до 4 pt.

За да се ориентирате по-добре в диаграмата, нарисувайте тънки вертикални линии надолу от маркерите. За да направите това, в падащия списък в горния ляв ъгъл изберете "Ленти за грешки по оста Y". Диалоговият прозорец показва вертикални ленти за грешки. Изберете посоката минус, Краен стил → Без точка, Сума на грешка → Относителна стойност, въведете 100% в това поле. Изберете сами цвета и дебелината на линиите.

Стъпка 6. Добавете стойността за готовност към диаграмата

Време е да добавите серия от данни към диаграмата, която показва процента на изпълнената задача.

Ако дадена задача отнема 10 дни и е изпълнена на 50%, лентата за изпълнение ще бъде наполовина пълна. Това е мярка за проследяване на работата и не включва почивни дни и празници. За да добавите нова информация към диаграмата, следвайте инструкциите по-долу.

• Щракнете с десния бутон върху областта на диаграмата, изберете "Избор на данни" от контекстното меню.
• Щракнете върху бутона "Добавяне", в прозореца, който се показва, дефинирайте "Име на ред", като изберете клетка G30. Обхватът на данните за осите X и Y е същият като в стъпка #3.
• На диаграмата ще се появят червени маркери, които ще скрият зелените.

Стъпка 7. Форматиране на новите показатели за данни

За да накараме диаграмата да отразява в същия стил и данните да не се припокриват, ние форматираме маркерите:

• В падащия списък в горния ляв ъгъл изберете „Готов ред“. Непосредствено под падащия списък има бутон "Формат на избрания фрагмент". Щракнете върху него, ще се отвори диалогов прозорец.
• Променете параметрите на маркера. Изберете типа на фигурата "Кристал", задайте размера на 10 pt и изберете плътно зелено запълване за маркера. Затворете диалоговия прозорец.
• Без да премахвате селекцията на маркери, в главното меню в раздела "Оформление", щракнете върху бутона "Етикети за данни", изберете елемента "Не показвай" в менюто, което се показва.

Стъпка 8. Добавете ленти за грешки, за да проследявате процента на изпълнение на задачите

Сега трябва да добавите нови дъски, за да можете да видите с един поглед на какъв етап са задачите.

• Изберете Ред готов отново от падащия списък вляво. Натиснете бутона "Ленти за грешки" в главното меню. Изберете "Разширени опции" от падащото меню. Ще се отвори диалогов прозорец. Задайте вертикалните ламели на фиксирана стойност, като въведете нула в съответното поле.
• Превключете към параметрите на дъските, успоредни на оста X. Задайте посоката на "Плюс". Краен стил → Без точка, Сума на грешка → Персонализиран. В диалоговия прозорец Положителна стойност на грешката посочете диапазона от клетки G33-G47.
• Променете цвета на линиите на зелен, като изберете плътно запълване. Задайте ширината на линията на 7 pt.

Хоризонталните зелени линии показват дали задачите са изпълнени частично или изцяло.

Стъпка 9. Добавете вертикална линия, представляваща текущия ден

Червената линия показва кой ден е и показва как проектът като цяло се вписва в крайния срок.

• Извикайте контекстното меню за диаграмата с десния бутон. Изберете „Избор на данни“.
• Щракнете върху бутона "Добавяне", въведете думата "Днес" в полето "Име на серия". Въведете диапазона от клетки C31-C32 за стойността на оста X и H31-H32 за стойността на оста Y.

На графиката се появиха два нови маркера. Маркирайте ги: изберете етикетите на данните и напишете думата „Днес“в лентата с формули. Щракнете с десния бутон върху подписа и изберете елемента "Формат на данни" в контекстното меню. Поставете позицията на надписа "Отгоре".

• Отидете в главното меню в раздела "Оформление".
• Изберете „Днес ред“в падащия списък в горния ляв ъгъл.
• Добавете ленти за грешки с допълнителни параметри, като следвате инструкциите, както в петата стъпка. Ще ви трябва дъска по вертикалната ос, с посока минус, крайният стил на Без точка, с относителна стойност от 100%.

Вече имате вертикална линия, представяща текущия ден. Променете цвета на линията на червен, увеличете размера на 3 pt.

В извадката текущата дата е фиксирана, така че няма да се промени. Но за проекти, които се развиват активно, се препоръчва различен начин за записване на данни. За да направите това, поставете датата в клетка B2, като въведете формулата = ДНЕС () и посочете в диалоговия прозорец за избор на данни стойността на клетката B2 на оста X вместо диапазона, който сте посочили по-рано.

Стъпка 10. Добавете текстови блокове

Сега на диаграмата липсва само легендата за легендата, за да може да бъде разбрана от целия екип.

• Изберете диаграмата, отидете в главното меню в раздела "Вмъкване". Изберете "Написване".
• Позиционирайте областта на етикета в горния десен ъгъл на диаграмата. Изберете границата на текстовото поле с десния бутон на мишката, изберете елемента "Форматиране на формата" в контекстното меню. В прозореца, който се отваря, изберете типа запълване "Твърдо", цветът е сив. Форматирайте етикета. Можете да вмъкнете произволен брой блокове.

Сега можете да направите диаграма за 20-30 минути, като използвате само любимия си редактор MS Excel.