Диаграмата на Гант е инструмент за тези, които не обичат да пропускат срокове

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Последно модифициран: 2024-01-15 16:40

Ще видите какво да правите и защо и няма да забравите за нищо.

Какво е диаграма на Гант

Диаграмата на Гант е инструмент за планиране и управление на задачи, изобретен от американския инженер Хенри Гант. Изглежда като хоризонтални ленти, разположени между две оси: списъкът със задачи вертикално и датите хоризонтално.

Диаграмата показва не само самите задачи, но и тяхната последователност. Това ви позволява да не забравяте за нищо и да правите всичко своевременно.

Кой има нужда от диаграма

Ако сте фанатик на планирането и обичате красивите диаграми, диаграмата на Гант е за вас. Тя ще помогне както при стартирането на онлайн магазин, така и при подготовката за мащабно събитие. В ежедневието диаграмата е полезна за самостоятелно планиране на сватба, ремонт или изграждане на къща, пътуване или подготовка за сесия.

Например, фрийлансър с диаграма на Гант ще бъде уверен, че може да се заеме с друг проект. И булката, гледайки графика, няма да се притеснява, че не прави нищо.

В бизнеса диаграмата на Гант помага на всички. Изпълнителят знае точно какво трябва да се направи, за какво и кога, шефът му контролира сроковете, а клиентът е спокоен, ако види на какъв етап е процесът.

Инструментът ще бъде полезен и за представяне на проекти. Клиентът или шефът ще види обема и времето на работата и ще разбере защо дизайнът на уебсайта например отнема три месеца, а не седмица.

Как да започнете с диаграма на Гант

На първо място, трябва да създадете таблица с изходните данни. Можете да направите това навсякъде: дори на лист хартия, поне веднага в програмата за изграждане на диаграма.

Таблицата се нуждае от три типа данни: името на задачата, началната дата и продължителността или предвидената крайна дата на задачата. Обмислете графика, ресурсите и бюджета на проекта, за да осигурите реалистична крайна дата.

Например, да приемем, че вие двамата решите да преустроите спалнята си. Таблицата ще изглежда така:

Ако ремонтът се извършва от работещ екип, тогава времето на всяка задача ще бъде различно.

Къде и как да изградим диаграма на Гант

Има програми, в които трябва да изградите диаграма на няколко етапа. И има специализирани инструменти, в които е достатъчно да кликнете върху няколко икони.

Изборът на инструмент зависи от мащаба и стойността на проекта. Ако правите диаграма за себе си, можете да използвате безплатни решения или пробни версии на програми. За големи компании, работещи със скъпи проекти, професионалните програми са по-подходящи.

1. Microsoft Excel

• Цена: 5199 рубли за един компютър или лицензиран абонамент от 269 рубли на месец.
• Свободен период: 1 месец.

Една от най-популярните програми за работа с таблици и графики. Можете да използвате шаблон за създаване на диаграми отново и отново.

Microsoft Excel →

2. LibreOffice Calc

Цена: е свободен.

Аналог на MS Excel от The Document Foundation, компания с нестопанска цел.

За да създадете диаграма на Гант, създайте таблица с изходни данни. Въведете имената на задачите, началните им дати и продължителността в дни в трите колони.

След това изберете диапазона със стойности (не е необходимо да избирате имената на колоните) и стартирайте съветника за диаграма, като използвате съответната икона или чрез менюто „Вмъкване“→ „Диаграма“.

Изберете подредена лентова диаграма. В крайна сметка ще получите диаграма с обратен ред.

За да обърнете вертикална ос, щракнете върху нея и изберете "Форматиране на ос …". След това в раздела „Мащаб“щракнете върху „Обратно“.

За да покажете датите на хоризонталната ос, щракнете върху нея и изберете "Форматиране на ос …". В раздела Числа намерете желания формат на датата. След това в раздела „Мащабиране“премахнете отметката от квадратчетата „Автоматично“за елементите „Максимум“, „Минимум“и „Основен интервал“.

В появилите се полета попълнете стойностите:

1. Минимумът е началната дата на първата задача.
2. Максимумът е крайната дата на последната задача.
3. Основен интервал. Ако задачите са краткосрочни, тогава е необходим малък интервал (1), за да се виждат точните начални и крайни дати на графиката. И ако задачите и самият проект са дългосрочни, тогава е по-добре да изберете по-голям интервал, така че графикът да не се окаже твърде дълъг.

За четливост в раздела Надпис на опциите за оста Y задайте ориентацията на текста на 90 градуса.

За да запазите само показването на данните за продължителността, щракнете с десния бутон върху цвета на ненужните линии и изберете Форматиране на поредица от данни. В раздела „Области“изберете „Няма“от падащото меню. Ще имате много основна диаграма на Гант.

LibreOffice Calc →

3. Microsoft Project

• Цена: от 1875 рубли на месец.
• Свободен период: 1 месец.

Специализиран продукт от Microsoft за управление на проекти. Той е вграден с познати инструменти на Microsoft като Excel, PowerPoint и дори Skype за бизнеса. Има допълнителни добавки.

Подходящ за средни и големи компании, които искат не само да визуализират данни, но и да управляват изцяло проекти, портфолио от проекти и ресурси.

Шаблонът на диаграмата е вграден в програмата, така че се нуждаете от минимум усилия.

Microsoft Project →

4. OnlyOffice

• Цена: от 60 рубли на месец.
• Свободен период: 1 месец.

Софтуер за управление на проекти. При регистрация са достъпни функциите на CRM, пощенски сървър, работа с документи, корпоративен чат и блог.

Диаграмата се изгражда автоматично след въвеждане на всички задачи в структурата на проекта. Зависимостите и крайните срокове могат да се задават директно върху графиката чрез плъзгане и пускане на задачи с мишката. Интерфейсът е интуитивен, има съвети.

OnlyOffice →

5. Smartsheet

• Цена: от $14 на месец.
• Свободен период: 1 месец.

Инструментът е заточен за управление на сътрудничество. Можете да използвате шаблони за проекти и повтарящи се задачи. Има интеграция с офис приложения на Microsoft, Google и др.

Подходящ за големи компании с мащабни проекти и фрийлансъри, които са готови да се включат в чужди проекти.

Създаването на проект е като създаване на списък със задачи в таблици. Можете да импортирате таблици от вашите документи. Диаграмата на Гант се изгражда чрез щракване върху съответната икона в секцията "Изгледи".

Интерфейсът е русифициран, но видео инструкциите са на английски.

Smartsheet →

6. GanttPRO

• Цена: от 6, 5 долара на месец.
• Свободен период: 14 дни.

Можете да създадете множество работни пространства и да управлявате различни екипи по проекти. Можете да редактирате задачите, техните крайни срокове и зависимости направо върху диаграмата, като плъзгате и пускате елементи с мишката.

Има управление на ресурсите, работен график на изпълнителите, почасови ставки и разходи по проекта. Можете да предоставите достъп чрез препратка или да експортирате диаграмата за представяне на клиента.

Когато създавате проект, програмата ще предложи да попълните кратък въпросник за вашата компания, за да намерите подходящ шаблон. След това можете да редактирате шаблона или да създадете свой собствен.

GanttPRO →

7. Comindware

• Цена: от 300 рубли на месец.
• Свободен период: по заявка от управителя.

Comindware е подходящ за средни до големи компании. Програмата ви позволява да управлявате проекти, ресурси, бизнес процеси. Бизнес процесите могат да бъдат интегрирани директно в проекти. Има собствена корпоративна социална мрежа. Можете да импортирате файлове от таблици, да прехвърляте проекти и задачи от MS Project.

Comindware →

8. „Google Таблици“

Цена: е свободен.

Съветникът за диаграми на Google Таблици няма да помогне тук. Но има решение - условно форматиране.

След като въведете първоначалните данни в таблицата вдясно от нея, поставете датите на проекта.

Изберете областта на клетките между оригиналните данни и датите. Там ще бъде изградена диаграма. Щракнете с десния бутон и изберете Условно форматиране.

От менюто Форматиране на клетки изберете Вашата формула и въведете = И (E $ 1 = $ B2). E1 е първата клетка от датите на проекта. C2 - клетка с края на първата задача. B2 - клетка с началото на първата задача.

Диаграмата на Гант е готова. Можете да променяте датите и да добавяте нови задачи. Само не забравяйте да коригирате зоната за условно форматиране според нуждите.