7 най-разсейващи неща в офиса и как да се справяме с тях

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 03:47

Повишаваме нашата производителност и се научаваме как да използваме ефективно времето на работа.

Тъжно, но факт: хората отлагат средно 4 часа на ден. Всъщност, седейки на работа, ние използваме инфографика: Колко от работния си ден всъщност прекарвате на работа? само 60% (или дори по-малко) от времето за изпълнение на важни задачи, а останалото прави глупости.

През 2008 г. д-р Джон Тейлър въвежда термина "хронофаг" (тоест "хранител на времето"). И за да контролирате работния си процес, трябва да познавате врага от поглед.

Разсейване в офиса

1. Имейл

Средностатистическият служител в офиса получава 88 имейла на ден и през това време проверява Начинът, по който проверявате имейла, ви прави по-малко продуктивни около 15 пъти. Проверката на имейл акаунт е вид ритуал, с който повечето хора започват работата си всяка сутрин.

Но в действителност това е чисто отлагане. Докато копаем депозитите от писма, чувстваме, че правим нещо полезно, но истината е, че това само ни отвлича от наистина важните задачи.

2. Социални мрежи

Всички имаме нужда от интернет в нашия офис, за да работим. Въпреки това служителите обичат The State of Workplace Distractions да използват мрежата и за лична употреба. Например да се мотаеш в социалните мрежи.

28% от анкетираните от CNBC.com работодатели казват, че уволняват служителите си за злоупотреба със социалните медии и онлайн пазаруването през работно време. Така че онлайн забавленията не само разсейват вниманието ви, но също така могат да ви накарат да загубите работата си.

3. Кафе паузи

Обичате ли да изпиете кафе с колеги в средата на работния ден? Обзалагам се, че го правиш. Кафе паузите могат да ви помогнат да се свържете с хората около вас и като цяло са просто приятни.

Средностатистическият работник харчи Почивката за чай на работа добра ли е за производителността? 24 минути на ден за приготвяне и пиене на чай или кафе. Към това добавете и задължителните разговори с други служители, без които не е пълен чай. Ужасна загуба на време.

4. Срещи и срещи

Работейки в офис, със сигурност ще присъствате постоянно на всякакви срещи и преговори и ще участвате в множество дискусии. Въпреки че подобни интервенции са необходими, те често са плашещо неефективни.

Губите много време на работа доказа, че хората прекарват около 31 часа на месец в срещи и срещи. Само си представете колко полезно можете да направите през това време.

5. Колеги

Дистанционната работа има своите недостатъци, но ето един категоричен плюс - тишина и уединение. В офиса сте лишени от този лукс. Колегите около вас са едно от най-големите разсейващи фактори, особено защото не можете да им повлияете.

Вашите колеги могат да бъдат досадни с безкрайните си разговори, силна музика, чат по телефона или лоши навици като дъвчене на офис консумативи. Те също така обичат да ви разсейват в разгара на работата. За какво състояние на потока можем да говорим тук?

6. Шум

Нивата на шума в околната среда влияят значително на нашата производителност. А офисът е пълен с източниците му: техника, която излъчва силни сигнали, улични звуци от прозорци и бъбриви колеги. Шумът на работното място може да повиши нивата на стрес и да причини безпокойство, според Националния институт за безопасност и здраве при работа.

7. Глад

Храненето засяга не само физическото ви, но и психическото ви здраве. Затова не трябва да се гладувате на работното място. Може да си мислите, че почивката за обяд губи ценно време, но не сте. Гладът се отразява негативно на способността ви да се фокусирате и концентрирате, което понижава вашата производителност.

Начини за справяне с тях

1. Организирайте работното си място

Безпорядъкът на работния плот може да причини стрес и да попречи на производителността ви. Затова се опитайте да си осигурите приемливи условия на труд.

Офис служителите създават огромен брой файлове всеки ден: бележки, отчети, презентации - лесно е да се изгубите в целия този хаос. Организирайте всичко в система: отделете малко време за организиране на данните, но след това ще бъдете напътствани през тях незабавно. Гуруто на производителността Дейвид Алън, например, препоръчва своята GTD система за почистване на документи. Но можете да разработите свой собствен - основното е, че е удобно за вас.

2. Погрижете се за шумоизолацията

Служителите, които обсъждат важни въпроси по телефона, могат да бъдат много обезпокоителни за колегите, дори и да говорят много тихо. Ето защо, ако притежавате собствен офис, осигурете приемлива шумоизолация на работното място и ефективността на вашите подчинени ще се увеличи значително. Можете също така да създадете специално изолирано място в стаята за разговор по телефона.

Ако сте обикновен служител, купете си слушалки или тапи за уши, за да се предпазите поне малко от шума около вас. И пощадете колегите си: напуснете офиса, когато отговаряте на повиквания.

3. Проверявайте пощата си по-рядко

Проверявайте имейла си два или три пъти на ден, не повече. Настройте изскачащи известия, така че да не ви разсейват, докато работите. Изследователите установиха, че по-рядката проверка на имейл намалява стреса, тъй като тези, които проверяват имейлите си по-рядко, са по-малко стресирани.

4. Провеждане на видеоконферентна връзка

Докато 23% от 7-те Crazy Stats About Office Productivity, изследвани от ресурса на CareerBuilder за офис служители, смятат конференциите за загуба на време, все още е невъзможно без съвместно обсъждане на работните моменти. За да поддържате връзка с колегите, без да се разсейвате, провеждайте видеоконферентна връзка. Това е много по-добре от общите събрания в някой офис, където другаде трябва да отидете, като оставите всичко и изчакате останалото.

В проучването на Highfive КАКВО В действителност СЕ СЛУЧВА ПО ВРЕМЕ НА ВАШИТЕ КОНФЕРЕНТНИ ПОВИКВАНИЯ (ИНФОГРАФИКА), 94% от респондентите казаха, че замяната на традиционните срещи с видеоконферентна връзка им помага да увеличат производителността. По време на такива срещи хората се отегчават по-малко и остават по-фокусирани, а този формат на комуникация отнема много по-малко време. Не е нужно да напускате мястото си, за да се срещнете с колеги, а в същото време можете да продължите да работите.

5. Проследете къде прекарвате времето си

Често, когато поемаме конкретна офис задача, харчим повече ресурси за нея, отколкото заслужава. Използвайте приложения за проследяване на времето, за да бъдете по-продуктивни. Това ще ви каже кога правите глупости и когато правите полезни неща. Има много безплатни инструменти, които да ви помогнат да контролирате това.

6. Правете пауза на всеки 25 минути

Не трябва да работите за износване: това е нерентабилно в дългосрочен план. Претоварването намалява бдителността и способността ви да се концентрирате. Правете почивки, за да си починете от работа, но почивките се контролират – в противен случай рискувате да загубите ценно време.

Използвайте техниката на Pomodoro, за да решите кога да си вземете почивка. Този метод препоръчва да се прави пет минути почивка след всеки 25 минути напрегната работа. По този начин ще можете да използвате времето си ефективно и да правите повече. Можете да използвате таймера, за да запомните кога да почивате и кога да работите.