Как да планирате срещи, за да ги направите ефективни

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 03:47

Не си губете времето.

Може да не харесвате срещите, но все пак трябва да ги провеждате. Това е съществена част от работния процес във всяка компания. Един от начините да направите срещите по-полезни и по-бързи е да ги планирате внимателно. Книгата на Олга Демянова, доктор по икономика, „Бързи и ефективни срещи. От подготовката до получаването на желания резултат."

С разрешението на издателство "Алпина ПРО" Lifehacker публикува откъс от втора глава.

Самите срещи не са проблем. Те дори са необходими и са управленски атрибут на властта. Трябва да се отървете от продължителните безполезни и неефективни събирания.

Най-често срещаните видове срещи:

• седмично;
• стратегически;
• работници;
• отчитане;
• планиране на срещи;
• мозъчна атака;
• бизнес разговори и срещи;
• брифинги.

Всички тези видове могат да бъдат групирани в четири основни групи:

1. по продължителност: бързо (до 30 минути) и продължително (повече от един час);
2. по брой участници: до 10 души и повече;
3. по предназначение: работни, политически и информационни;
4. по време: планирани и непланирани.

Задължителни атрибути за планиране на срещи

Какво да планирате:

• цели;
• дневен ред;
• списък на поканените;
• график;
• информационни материали;
• отговаря за воденето на протокола;
• срок за изказвания.

На първо място, лидерът трябва да вземе предвид целите на срещата. Това е отправната точка за дневния ред и списъка на участниците, времето и правилника.

Основните цели на срещите:

1. Нова информация - за информационната среща:

• важни новини и промени в политиката;
• обсъждане на планове и стратегии;
• краткосрочно прогнозиране;
• представяне на нови продукти и подходи;
• обсъждане на бюджета;
• кадрови въпроси.

2. Мониторинг на събития и вземане на оперативни решения - за редовни срещи:

• основни рискове и трудности;
• параметри за оценка на напредъка;
• оценка на ключови процеси и необходимите промени;
• обсъждане на случващото се: какво върви добре, какво се нуждае от подобрение;
• ключови уроци и резултати от действията;
• координация на усилията;
• комуникации.

3. Мотивация – творчески срещи, разработване на нови подходи и изграждане на екип:

• мотивация за действие;
• колективно вземане на решения;
• почитане на индивидуален и колективен успех.

Така целта влияе върху вида на срещата и модела за нейното организиране. Например, брифинг сесиите се различават по броя на участниците и продължителността на времето. Редовните са с планов характер, по-бързи са във времето и с ограничен брой участници. Творческите срещи изискват специална подготовка: организиране на мебели (обикновено отделни маси), чай, кафе и неформална обстановка; не изискват спазване на дрес кода.

Матрица на Айзенхауер за класиране на въпроси за среща

Трябва да се помни, че срещата е платформа, на която се вземат важни решения и се преодоляват проблемите. Матрицата на Айзенхауер е полето, където са събрани всички проблеми и въпроси. Те са подредени по важност и спешност.

	спешно	Не бързай
Важно	А	Б
Без значение	° С	д

Квадрат А: важни и спешни въпроси

Квадратът с важни и спешни въпроси трябва да е празен или малък. Това ще означава, че спазвате срока. Ако има много такива случаи, това е знак за дезорганизация. Примери за случаи, които могат да бъдат квадратирани:

• случаи, пряко свързани с вашите функционални задължения и засягащи работата ви;
• случаи, чийто провал може да създаде проблеми;
• въпроси, свързани със здравето и психологическия климат в екипа;
• въпроси, засягащи безопасността на екипа;
• случаи, резултатите от които трябва да бъдат координирани или представени на Вашето ръководство.

Квадрат Б: важни, но не спешни въпроси

Когато задачи или въпроси нямат спешност и няма конкретика кога трябва да бъдат изпълнени, изпълнителят сам определя времето. Този квадрат включва всички неща, които са свързани с вашата функционалност в предприятието, нещата, които правите редовно и като правило тяхното изпълнение е обвързано с общия график в предприятието (например изготвянето на окончателен отчитане). Към такива случаи могат да се отнесат и изследователски задачи, които изискват определено време, но размерът на разходите за труд е неясен до момента на приключване. Задачите на първия и втория квадрати трябва да се следят постоянно и затова е препоръчително да се включат в дневния ред на срещите.

Квадрат C: спешна, но маловажна работа

Това са отвличащи вниманието. Често те просто пречат на фокусирането върху важни задачи и намаляват ефективността. Винаги помнете целите си и се научете да различавате важното от второстепенното.

Струва си да влезете в този квадрат:

• срещи или преговори, наложени от някого отстрани;
• обсъждане на въпроси, които подчинените могат да решат;
• обсъждане на небизнес въпроси;
• обсъждане на абстрактни теми.

Квадрат D: неспешни и маловажни въпроси

Случаите от тази категория не ви насърчават в проекти, но ви отвличат от работата по тях.

• не носят никаква полза;
• полезно е изобщо да не се занимаваме с тях;
• Изяждащи време.

За всяка цел лидерът задава следните въпроси:

• Кой има информация и познания по разглеждания въпрос?
• Чии интереси засяга този въпрос?
• От кого зависи решението?
• Кой трябва да знае информацията за обсъждане?
• Кой ще изпълнява взетите решения?

Можете да използвате методологията 99/50/1, когато планирате срещи по проекта.

Лидерът организира срещи в три важни точки от проекта:

• в началото - за потапяне на всички участници в темпото на проекта и за тийм билдинг на групата;
• на междинен етап - обсъждане на резултатите от извършената работа и допълнителни корекции, ако е необходимо;
• на финала, когато остава да се реализира 1% от общия обем - за предварително сумиране.

Това време ще ви помогне да използвате по-добре времето си в срещи.

Дневен ред

Дневният ред е план от задачи за решаване на срещата. Необходимо е ясно да се определи времето на всяка реч, да се отдели отделно време за обсъждане и обратна връзка от всички участници.

Когато планирате времето на срещата си, важно е да вземете предвид следното:

• важността на точката от дневния ред;
• срокът за всяко изпълнение;
• прекъсвания, ако е необходимо;
• 20% от времето за допълнителна важна информация.

Дневният ред се изпраща на всички участници в срещата.

Дневен ред с фиксиране на време и специфика на изказванията

1. Резултати от работата по сключване на договори. Доклад на И. Иванов (15 минути).
2. Проблеми при транспортирането на доставките. Доклад на И. Петров (15 минути).
3. Резултати и планове от работата по проекта. Доклад на Т. Сидоров (20 минути).

Начало в 11:00ч.

Край в 12:15ч.

Трябва да се обучите да провеждате бързи и ефективни срещи!

Вашите указания за времето:

Важно и спешно	12 минути
Важно и неспешно	24-36 минути Спешно и важно: 12 минути - принципът на Парето работи тук: 20% от времето създава 80% от резултата, със средна среща от един час (60 минути), най-продуктивното време е 12 минути (20% от 60 минути). Важно и неспешно: обикновено планирани. Ефективното време за такива срещи е 24–36 минути. Тук работи методът 60/40, според който при съставяне на план за деня 40% от времето трябва да бъде оставено свободно, 60% трябва да се разпределят за планирана работа, включително 20% за "непредвидими" и 20% за тези, които възникват спонтанно или стават придружаващи. При средно време за среща от един час (60 минути), времето за планирани важни, но неспешни въпроси е 24–36 минути (40–60% от 60 минути).
Малко важно и спешно	Делегиране и контрол по телефон и други средства за комуникация, не повече от три минути за контрол.
Малко важно и неспешно	Делегиране и контрол от ръководството, не повече от една минута на делегация.

Списък на поканените

Оптималният брой участници в бързите срещи е 5-7 души. От 8 до 12 души са приемливи, ако лидерът на срещата има умения за фасилитатор.

За генериране на идеи, поставяне на цели и полети идеалният състав е не повече от 15 души.

В Google има негласно правило - максималният брой участници е не повече от 10.

Amazon има правило за две пици: на срещата трябва да има толкова хора, колкото можете да нахраните две пици.

Има правило 8-18-1800:

• не повече от 8 души - решаване на работни въпроси;
• не повече от 18 - мозъчна атака, колективно решаване на проблеми;
• до 1800 души - информация и възможност за общуване.

Проучване на Bain and Company казва, че в групите за вземане на решения добавянето на повече от седем от всеки участник води до около 10% по-малко ефективност.

Пряко отговорните лица са длъжни да участват в заседанията.

Apple изброява името на отговорното лице до всеки елемент от срещата. По този начин всеки служител има ясна зона на отговорност в рамките на възложената задача.

Ако често организирате срещи, тази книга определено ще ви бъде полезна: Олга Демянова предлага 16 метода и четири инструмента за изучаване, които ще помогнат за повишаване на ефективността на всички участници в такива срещи.