Как да спрем да губим време за безполезни дейности

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 03:48

За да бъдете по-продуктивни, не се насилвайте да се концентрирате. Просто направете малки корекции в работния си ден.

1. Провеждайте възможно най-малко срещи

Прекарваме до четири часа в срещи седмично. Повече от половината от това е загуба на време. Ако можете, опитайте се да намалите броя на срещите.

• Помислете за броя на участниците. Не канете колеги на среща само за да сте в безопасност. Нека по-добре да прекарват времето си, като вършат работата си по-продуктивно.
• Разговорите лице в лице често могат да бъдат добър заместител на срещите. Много по-лесно е първо да обсъдите детайлите на проекта с отговорния служител и едва след това да представите идеята на целия екип.
• Преди да насрочите или да присъствате на официална среща, внимателно обмислете каква информация възнамерявате да споделите с колегите си. Най-често основната информация може да бъде съобщена по някакъв друг начин, например чрез връзка към документ, писане в чат или дори просто устно предаване на чаша кафе. Тогава служителите ще могат да отговарят на вашата информация, без да нарушават работния си поток.

2. Променете взаимодействието с колегите

Разбира се, сътрудничеството обикновено помага за повишаване на производителността. Но не е толкова просто. Според данните всеки служител се разсейва средно седем пъти на час. И 80% от тези разсейвания са малки, незначителни неща.

Затова, вместо да задавате въпрос веднага щом ви дойде наум, не бързайте да разсейвате колегите си. Направете списък и след това попитайте всички наведнъж кога служителят е свободен. Освен това често се случва след известно време сами да намерим отговора на нашия въпрос или да разберем, че първите три въпроса просто ни доведоха до една голяма четвърт.

Ако сте разсеяни, не е нужно да проектирате сложна комуникация с колегите. Например носенето на слушалки обикновено е достатъчно, за да сигнализира „Не безпокойте“. Ако това не помогне, опитайте да се преместите в друга част на офиса, където няма да ви безпокоят. Повечето колеги ще свикнат с тези сигнали и няма да ви притесняват, когато сте заети.

3. Намалете потока на имейлите

Проблемът не е в самия имейл, а в начина, по който го използваме. Докато по-ранните имейли съдържаха голямо количество информация, сега те станаха по-скоро като SMS. Типичното писмо вече съдържа между 5 и 43 думи - кратка информация и прости последващи въпроси. Такива писма бързо се размножават във входящата ви кутия, заплашвайки буквално да ви удавят в поток от непрочетени съобщения.

Преди да изпратите имейл, помислете дали би било по-удобно да използвате друг метод за предаване на информация.

Например с помощта на различни месинджъри можете бързо да изпращате кратки съобщения и да отговаряте на тях без излишната формалност, която налага електронната поща. А в коментарите към документи с отворен достъп няколко души могат веднага да оставят своите предложения за проект, вместо да затрупват с тях пощенските кутии на колегите си.

4. Работете от вкъщи и спете достатъчно

Добре отпочинал служител често прави повече за шест часа, отколкото сънлив служител за всичките десет. Следователно работата от вкъщи се превръща в идеалния вариант за мнозина. И благодарение на съвременните средства за комуникация, служителите не е необходимо да са в една и съща стая, за да разрешат какъвто и да е проблем.

Като се освободите от необходимостта да прекарате няколко часа в транспорта, можете да спите достатъчно, а това ще има положителен ефект върху производителността.

Разбира се, в някои области на дейност е необходима по-близка комуникация с колеги, но един или два работни дни в седмицата, прекарани у дома, ще бъдат полезни за представители на всяка професия. Това ще ви даде възможност да се съсредоточите върху собствения си проект и просто да поспите. Ключът е да намерите седмичен ритъм, който да подхожда на вас и вашия екип.

5. Правете чести почивки

Почивките са също толкова важни, колкото и самата работа. Обаче простата смяна на дейността често не е достатъчна. За да презаредите, трябва да ставате от масата на всеки час и половина.

По-дългите почивки, като обяд с приятели или разходка, са полезни за творческите хора. Тази почивка е необходима, за да превърнете непродуктивния следобед в творчески пробив.

Няма да си починете, ако се разсейвате за няколко минути на всеки половин час. По-добре е да напускате работното си място за поне десет минути няколко пъти на ден.

Въпреки че тези почивки всъщност ще намалят броя на часовете, които работите, през останалото време ще бъдете по-ефективни. Истински продуктивен работен ден е възможен само чрез почивка и възстановяване.