Защо няма достатъчно време и енергия за най-важните неща и какво да правим по въпроса

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 03:47

Виновен е капанът за спешност. Разбираме как работи и как да не навлизаме в него.

Колко пъти в края на тежък, натоварен ден сте осъзнавали, че сякаш се въртите като катерица в колело в продължение на много часове и сте решили много проблеми, но не сте отделили време на наистина важни проекти? Колко пъти сте си обещавали да се заемете с лични неща, които са значими за вас: спорт, творчество, учене, но дори не сте могли да ги започнете с месеци? Ако това ви се е случило, значи, както повечето хора, сте попаднали в капана на спешността.

Какъв е капанът за спешност

Изследвания от Училището по бизнес към университета Джон Хопкинс показват, че по-често изоставяме интересни и важни задачи в полза на спешни. И ние буквално сме предразположени да отлагаме значими проекти за по-късно, на първо място, поемайки тези, които, както ни се струва, трябва да бъдат направени точно сега.

Това се нарича капан за спешност. Това ни води до стрес, емоционално изтощение и, колкото и да е странно, загуба на пари. Изследователите са открили, че сме склонни да поемаме задача, която изглежда по-спешна, дори ако плащаме по-малко за нея, отколкото за задача с по-мек срок. Това се случва поради няколко причини.

Защо попадаме в капана на спешността

1. Страдаме, ако не можем да изпълним задачата

Това беше установено през далечната 1927 г. и след това се потвърди повече от веднъж: хората се чувстват неудобно, ако над тях виси недовършена работа. Тази особеност на мисленето се нарича ефект на Зейгарник. И тъй като спешните задачи по правило са достатъчно малки и не отнемат много време, не можем да ги отлагаме, защото тогава следващият елемент от списъка със задачи няма да бъде зачеркнат. И ние се хващаме за тези малки задачи, решаваме ги една по една и не можем да спрем. Като с пакет чипс: докато не изядеш всичко, няма да се успокоиш.

2. Заседнали сме в тунел и не виждаме нищо наоколо

Тоест, ние се оказваме толкова затрупани от краткосрочни афери, че буквално не можем да издишаме, да погледнем графика си отвън и да преценим кое е наистина важно и кое не. Тази ситуация може да се сравни с тунелното виждане: ние не виждаме пълната картина, а само фрагмент, който в момента е в центъра на нашето внимание.

3. Не можем да организираме правилно работния ден

Ако процесите не са отстранени по ваша вина или по вина на ръководството, рутинните задачи започват буквално да отнемат време и усилия. Да приемем, че сте твърде мързеливи да създавате шаблони за документи и писма - и всеки път прекарвате много ценни часове в работа с документация или входяща поща. Или вашият ръководител на проекта не се е съгласил с клиента да направи всички редакции наведнъж и вие трябва да се разсейвате от нови коментари безброй пъти.

4. Струва ни се, че ако пренебрегнем спешна задача, ще се случи бедствие

Ще дойде зъл водач или клиент и ще псува много, ще ви лишат пари, небето ще падне на земята, всички ще умрем.

Всички тези известия за нови съобщения, обаждания, редакции, допълнителни малки поръчки създават илюзията, че не могат да бъдат отложени. Въпреки че всъщност няма толкова много наистина изгарящи задачи.

Как да не попаднете в капан при спешност

1. Започнете деня си с важни и неспешни задачи

Класическите книги за управление на времето казват, че първото нещо, което трябва да направите, е „да изядете жабата“. Тоест да се отървете от една малка и не особено приятна задача. В този подход има логика: след като направим трудно обаждане или отговорим на скучни писма, ние се чувстваме победители и във възход се захващаме с други неща.

Но има риск първата "жаба" да бъде последвана от втората, след това третата, четвъртата … И сега е вечер, "жабите" са изядени неизмеримо, но ръцете не са стигнали до наистина важното задачи. Ето защо можете да опитате обратното: започнете деня с това, което е по-важно, но не и спешно, и едва след това преминете към цялата тази купчина малки задачи.

2. Научете се да си почивате

Не бързайте да отговаряте незабавно на нови съобщения и да изпълнявате всякакви малки задачи и заявки. Вдишайте и издишайте и оценете колко спешно е това наистина. Ако задачата страда, отложете я, като дадете приоритет на по-големия и по-ценен проект.

3. Опитайте се да работите на блокове

Да кажем 40 минути за важни задачи и 15 минути за спешни задачи. Задайте таймер, така че малката рутина да не ви изсмуква твърде много, и веднага щом избипка, се върнете към големите неща. Най-вероятно обаждането или писмото ще могат да изчакат следващите 40 минути.

4. Комбинирайте нещата

Много малки неща могат да се правят, докато се возите в метрото, стоите на опашка в пощата, чакате дете от урок по рисуване. Малко вероятно е в такива моменти да се занимавате с дисертация, книга, доклад или план, но е напълно възможно бързо да отговаряте на съобщения, да попълвате някои формуляри, да правите малки редакции.

5. Не забравяйте, че спешните задачи никога няма да свършат

Много голяма грешка е да мислите, че сега бързо ще изчистите цялата тази рутина: уговорете час при лекар, отговаряйте на писма, поръчайте на детето си нови маратонки, попълнете талон - и след това, с леко сърце, вие ще се заемете с важни работни и лични проекти: актуализирайте портфолиото и автобиографията си, прочетете книга на чужд език, потърсете информация за проучване. Уви, това няма да е така. Малките неща ще продължат да падат върху вас, докато не поемете контрола над тях.