Функции на Microsoft Word, които ще искате да приложите в работата си

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 03:47

Оказва се, че хората от години работят в Word, но не познават основните му характеристики или не следват новостите. Време е да наваксаме!

Няколко думи за това защо се заех да опиша съвсем не уникалните функции на Microsoft Word. Статията отлежава бавно в главата ми. От време на време трябваше да описвам възможностите на един и същи редактор на моите колеги и близки. Тяхната крещяща проницателност, изненада от това, което видяха, ме подтикнаха да напиша този материал. Надявам се и вие да научите нещо ново за себе си.

Всички следните съвети работят в Word 2013. Силно препоръчвам да преминете към това конкретно поколение на програмата, ако по някаква причина отлагате прехода.

1. Започнете да пишете навсякъде

Функцията Click-to-Write не е нова, но не всеки е чувал за нея. Често трябва да наблюдавате как човек щраква върху бутона „Enter“много пъти, за да стигне до края на страницата и, например, да въведете там изпълнителя на букви.

Едно двойно щракване на мишката може да замени десетина натискания на клавиши.

Преместете курсора върху желаното място за печат и направете няколко бързи щраквания с мишката. Самият Word ще постави нови редове, табулатори и серифи за мястото, което сте му посочили. Това е ясно видимо, когато се гледат скритите знаци за форматиране.

2. Превеждайте веднага

Попитайте съседа си кой преводач предпочита и най-вероятно ще чуете за Google, Yandex, PROMT, но едва ли за Bing. По някаква причина брандираният преводач на Microsoft не е много популярен в нашия район. И напразно, защото качеството на работата му е напълно достатъчно за ежедневните нужди. Разбира се, Office осигурява бърз превод на текст с помощта на Bing. Препоръчвам да опитате.

Напълно възможно е да спрете да бързате между браузъра и Word, безкрайно копиране и поставяне на изречения напред-назад.

Има няколко десетки езика и три метода за превод, от които да избирате. Можете да ги намерите в раздела "Преглед".

3. Използвайте кернинг

Дизайнерите знаят добре какво е кернинг и често оперират с него, когато набират текст. С прости думи, кернингът е отговорен за разстоянието (разстоянието) между буквите в зависимост от тяхната форма. Промяната на тази настройка може да свие или разшири същата дума, изречение или абзац в сравнение със стандартното състояние. Виждал съм как хората започнаха да изтриват част от текста или, обратно, да „наливат вода“, само за да го впишат в определена рамка. Kerning решава подобни проблеми по по-сложен начин. Разбира се, грубата игра с него наранява окото, но дребните манипулации може да са подходящи.

Промяната на кернинг ще бъде полезна при използване на големи шрифтове, например при подготовка на заглавни страници на книги, статии, отчети.

Натиснете комбинацията Ctrl + D, за да изведете диалоговия прозорец "Шрифт", отидете на втория раздел "Разширени". Тук можете да играете с кернинг. И още малко по темата. Мимоходом искам да ви представя една интересна браузърна игра, в която трябва да отгатнете най-добрия кернинг за четене. Наслади се!

4. Приложете скрит текст

Може ли празен документ на Word да тежи десетки или стотици мегабайта? Да! И за мнозина има помътняване на ума. Хората не виждат нито една дума пред очите си, но не могат да разберат защо файлът е толкова голям? Зли вируси или вредни хакери? Не. Всичко е за скрита информация. Това могат да бъдат графики, картини и текст.

Подобно на непечатаемите знаци, скритите данни не се показват на екрана и не се отпечатват, но все пак са част от документа.

Със скрит текст можете:

• Скриване на поверителна информация временно.
• Оставете коментари или дайте отговори на въпроси, които не трябва да се смесват с основния текст.
• Отпечатайте няколко версии на един и същ документ, като последователно скривате различни части от него. В този случай не е нужно да се забърквате с множество копия на файла!

Изберете част или целия текст, натиснете Ctrl + D и поставете отметка пред опцията "Скрит". Фрагментът изчезва и става достъпен за разглеждане само при показване на непечатаеми знаци. За по-голяма яснота скритите данни са подчертани с линия от черни точки.

5. Използвайте функцията "Инспектор на документи", преди да запазите

Старият Word не може да отвори файла или се показва неправилно? Познат на всички и всеки! Този вид неприятности около мен се случват с плашеща редовност, защото много организации и хора все още работят в Office 2003. Ето защо, преди да изпратите и/или запишете документ, си струва да го проверите за съвместимост с предишни версии на Word. За това отговаря "Инспекторът по документи".

Той също така знае как да изпълни проверка за четливост за хора с увреждания и, което е важно, да намери скрити свойства и данни в документ.

Например, функцията открива наличието на макроси, вградени документи, невидимо съдържание и други потенциално проблемни файлови елементи.

6. Редактиране на PDF

Изобилието от опции не винаги е от полза. Работата с PDF е отличен пример за това. Понякога хората се губят вече, когато избират инструмента, с който искат да обработят PDF файла. Тук е и класическият Adobe Reader, и алтернативният Foxit Reader, и всеки повече или по-малко модерен браузър и много други онлайн услуги. Един от най-успешните методи обаче лежи на повърхността - това е героят на нашата статия.

Word 2013 не само отваря, но и дава възможност за редактиране на съдържанието на PDF документ.

Редакторът преобразува текст, таблици, списъци, графики и други елементи в DOCX файл, като запазва форматирането на оригинала възможно най-точно. Трябва да се отбележи, че той се оказва много, много достоен. Можете също да добавите PDF файлове към документ на Word като обект за вграждане. В този случай ще се покаже само първата страница на PDF или иконата на връзката към файла.

7. Поставете видео

Не е тайна, че дългосрочното гледане на сух текст бързо намалява вниманието и води до загуба на интерес у читателя. Ето защо почти всички студенти, лектори и офис служители разреждат линиите с диаграми, таблици, графики и други визуални трикове. Само малцина обаче възприемат много по-мощен инструмент - видеото.

Word може да вгражда видеоклипове за търсене в Bing в документ, да добавя видеоклипове от YouTube и да вгражда кодове от различни уебсайтове.

И не се притеснявайте за крайния размер на файла. Документът не запазва самото видео, а само прави връзката му във визуална форма. Разбира се, за преглед е необходима интернет връзка.

8. Работете върху документа заедно и коментирайте редакциите

Спомнете си думите на класика: „Каквото човек не прави – ще направим заедно“? Те са актуални и до днес. Но не всеки разбира как правилно да организира съвместната работа. За съжаление все още е възможно да се види как човек подчертава част от текст с произволен цвят, след което, в скоби, той добавя своята ревизия или възражения и изпраща документа обратно. В такива моменти започва нервно потрепване на клепача. Най-новото издание на Word ви позволява удобно да коментирате и редактирате публичен файл. Това трябва да се използва!

Word 2013 дава възможност да се отговаря на коментари на други хора, което прави редактора чудесен инструмент за дискусия в групова работа.

Прекарайте няколко минути в разглеждане на раздела Преглед, споделете новите си умения с връстниците си и ще почувствате лекотата на съвместната работа.

9. Опростете работата си с таблици

Нека позная, все още ли вмъквате редове и колони в таблицата, като щракнете с десния бутон и навигирате до съответния елемент от менюто? Много по-лесно е!

Поставете курсора точно над/под (ляво/дясно), където планирате да добавите ред или колона. Word незабавно ще предложи увеличаване на таблицата.

Между другото, най-новата версия на редактора има няколко нови функции за дизайн на таблица. Актуализирайте знанията си.

10. Комбинирайте части от документа в блокове

Честно казано, има някои служители, които са готови да обърнат 100+ страници от документ, само за да убият времето. Ако искате бързо да навигирате в големи файлове, трябва да овладеете няколко клавишни комбинации за светкавична навигация или да структурирате правилно произведенията си.

Използването на заглавия на различни нива ви позволява да свивате елементи от документа, върху които в момента не работите.

Поставете курсора до заглавието и програмата ще ви подкани да свиете съдържанието на блока. Така дори най-огромните творби могат да се поберат само на няколко страници.

Не открихте нищо интересно за себе си? За всеки случай прочетете статията на Lifehacker за 20 тайни думи, които да ви помогнат да направите работата си по-лесна. Или дайте съветите си в коментарите.