Неочевиден, но работещ начин да намалите времето си за изпращане по пощата

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 03:47

За да оптимизирате времето, което прекарвате в работа с пощата си, не се опитвайте да подреждате имейлите си в перфектен ред. Всичко е много по-просто, казва служител на MailChimp. Няколко прости стъпки - и ще ви трябват само час и половина на ден, за да се справите с всички писма.

Джон Смит от екипа за поддръжка на MailChimp разбра идеалната формула за имейл чрез проба и грешка. Първо, той създаде много папки, след това изтри всяка една, но нито един от тези подходи не работи. И тогава той стигна до съвсем различна система.

Въпреки факта, че отговорите на писма са почти централни в работата му, той успя да намали времето, прекарано в различни действия с поща, до един час и половина на ден. Той откри, че дори когато пощенската кутия е пълна с писма, няколко прости действия могат да обърнат нещата.

За какво не бива да си губите времето

Както казва Джон, в началото той се опита да класифицира писма и създаде всякакви папки: за съобщения от шефа, за информация за различни проекти, съобщения, върху които е необходимо да се предприемат някакви действия и т.н. Той вярваше, че това трябва да му помогне да спести време. Но всъщност той започна да отделя повече време, опитвайки се да запомни своята система за класификация и по-малко време за самата работа.

Например получих съобщение от шефа си за проект, по който работех, и това съобщение също изискваше от мен да предприема определени действия. В коя папка трябва да се постави? И каква беше вероятността да си спомня къде да търся това писмо по-късно?

Джон Смит

Така Джон решил да се отърве от всички папки и в пощата му цари пълен хаос. Липсата на система не беше по-добра от прекалено сложна система. Тогава Джон реши още веднъж да преразгледа подхода си към работата с поща. Той реши да сортира писмата не по тема, а според вида на действието, което трябва да извършат. Ето как да го направите.

Не усложнявайте прекалено

Просто оставете във входящата си кутия само съобщенията, на които трябва да отговорите. Най-важните, ако не можете да ги разберете веднага, маркирайте ги като непрочетени.

Може би това ще ви се стори нелогично, защото най-горещите неща трябва да се правят възможно най-бързо. Така е и понякога наистина има нужда да се отговори незабавно на такива съобщения. Но като маркирате важни съобщения като непрочетени, определено няма да ги загубите в общата маса. Освен това, по този начин не е нужно да местите тези имейли: те остават във вашата входяща поща и продължават да привличат внимание, докато не стигнете до тях.

Опитвам се да се уверя, че повече от 60–70 съобщения не се натрупват в пощенската ми кутия наведнъж. Точно това е броят на буквите, с които лесно се справям на един дъх.

Джон Смит

Създайте редовен график за изпращане по пощата за себе си

Джон отделя един час всяка сутрин за почистване на пощенската кутия. Както вече споменахме, той често оставя спешни съобщения „непрочетени“. Джон бързо преглежда бюлетините и вътрешните комуникации на компанията и отговаря на толкова неспешни съобщения, колкото може да се справи в рамките на този час.

Когато часът за изпращане по пощата свърши, Джон Смит не затваря пощенската кутия, а й обръща много по-малко внимание. Когато пристигат нови съобщения, той бързо сканира тяхното съдържание и имената на подателите, за да им даде приоритет. Ако на съобщение може да се отговори, без да се прекъсват други дейности за дълго време, Джон го прави. Но той не започва да изпраща поща отново.

Към края на работния ден Джон отделя още 30 минути, за да ги посвети изключително на работа с поща. По това време той се занимава с писма, които изискват от него да предприеме каквито и да било действия: да даде одобрение, да напише подробен отговор или да вземе каквото и да е решение. Тогава той обръща внимание на съобщенията, които е отбелязал като непрочетени.

Бих могъл да прекарам много повече време в работа с поща, но такива ограничения във времето ми помагат да се концентрирам по-добре и да бъда по-продуктивен.

Джон Смит

Класифицирайте имейлите по тип отговор

За някои съобщения Джон все пак създава отделни папки. Определени писма, които не отбелязва като непрочетени, раздава само в две посоки. Съобщения, които изискват някакво действие или отговор от колега (не непременно спешни), Джон поставя в папката „To Do“. Това е за имейли, които могат да бъдат обработени на следващия ден или по-късно през седмицата.

Още по-малко спешни писма Джон премества в папката „Прочетене“. Освен това използва специални филтри, които автоматично поставят бюлетина в тази папка. Инсталирането на филтрите отнема само няколко минути, но тази проста стъпка ще ви спести много време и усилия по-късно.

Ако използвате този метод, ще получите три активни папки, които се различават по спешността на отговор на съобщения: Входяща кутия с непрочетени съобщения, Задачи и Прочетени.

Архивни съобщения

За всичко останало Джон Смит използва функцията за архивиране на съобщения. Това му помага да изчисти пощенската кутия и главата от ненужни задачи.

Веднага след като прочета съобщението и предприема необходимите действия, било то фирмени новини или бюлетин, за който съм се абонирал, го архивирам.

Джон Смит

Ако съобщение съдържа важна информация, която Джон би искал да запази за бъдещи справки, той маркира архивираното съобщение със звездичка, за да може да бъде намерено по-бързо.

Бъдете особено внимателни, когато решавате да изтриете публикация

Джон рядко използва функцията за изтриване на съобщение. Това е урок, който той научи от реалната практика. Един ден Джон изтри съобщение от свой колега, съдържащо информация, която не смята за важна по това време. След като този служител напусна компанията, Джон се нуждаеше от информация от това писмо. Тогава той разбра, че е в беда.

След това започнах да изтривам само онези писма, които определено няма да ми бъдат полезни в бъдеще. Не се обиждайте, скъпи колеги, които ми изпращате сладки гифчета с котки, но това са съобщенията, които се озовават в "Кошчето".

Джон Смит

За да стигне до тази система, Джон Смит опита много различни подходи, които не бяха достатъчно ефективни за него. Той изпробва методите, използвани от други хора, но много скоро осъзна, че трябва да опита нещо различно. Джон стигна до заключението, че всяка система работи само когато се вписва добре в условията на вашата конкретна работа.

Опитайте този метод или намерете нещо свое. Може да успеете да намерите начин да прекарвате още по-малко време в пощата.