Методът Inbox Zero е най-добрият начин за справяне с хиляди непрочетени имейли

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 03:47

Лесно е да запазите входящата си кутия празна. Това ще ви помогне да бъдете по-продуктивни и никога да не пропускате важни съобщения.

Куп непрочетени имейли, които постоянно висят във входящата ви кутия, ще изпаднат в паника на всеки. Ако имате много бизнес партньори и колеги, с които общувате чрез кореспонденция, просто трябва да поддържате входящата си поща чиста и подредена.

Главният изпълнителен директор на JotForm Aytekin Tank е интересен начин за организиране на имейл, наречен Inbox Zero. Както подсказва името, методът е просто да запазите входящата си кутия празна.

Като цяло Tank не е изобретил нищо ново. Inbox Zero е създаден преди много време от писателя и блогър Мерлин Ман и е доказан и добре познат метод. Приблизително същата техника на работа с документи е описана от Дейвид Алън в книгата си "Как да приведем нещата в ред". Tank току-що го адаптира за уеб интерфейса на Gmail.

Aytekin Tank предприемач, основател и главен изпълнителен директор на JotForm

Получавам и изпращам стотици имейли всеки ден. Но в края на деня пощенската ми кутия неизменно е празна. Нямам секретарка, която да се занимава с кореспонденцията ми. Придържам се към принцип, наречен Inbox Zero. Това не е трудно.

Tank изброява предимствата на метода Inbox Zero:

• Няма да пропуснете важно съобщение, ако входящата ви кутия е празна.
• Няма да карате вашите адресати да чакат дълго, защото можете веднага да отговорите на техните писма.
• В пощенската ви кутия няма да се натрупват стотици и хиляди непрочетени писма.
• Ще спестите повече време за наистина важните задачи и няма да прекарвате часове да се занимавате с имейл.

Познавам много хора, които внимателно съхраняват всичките си писма, без да изтриват нито едно. В резултат на това входящата им кутия започва да изглежда като емисия в Twitter. Не е удобно. Постоянно ще се губите в имейли.

Айтекински танк

Да приемем, че използвате Gmail – въпреки че този метод може да бъде адаптиран към всеки интернет доставчик (Hotmail, Yandex, Yahoo) или имейл клиент (Outlook, Thunderbird или Sylpheed). Нека да разгледаме депозитите от непрочетени съобщения и да започнем.

1. Изпразнете пощенската си кутия

Така че с метода Inbox Zero трябва да действате решително. Отворете „Входящи“, изберете всички писма, които са се натрупали там, и ги архивирайте наведнъж. За някои това ще изглежда като чиста лудост, но Танк препоръчва да направите точно това.

Трябва да започнете с празна пощенска кутия. Това ръководство няма да ви помогне, ако имате десетки хиляди имейли във входящата си поща. Така че архивирайте всичко и започнете с чист лист.

Айтекински танк

2. Обработвайте имейлите си в хронологичен ред

За да развиете този здравословен навик, имате нужда от известна дисциплина. Докато обработвате имейлите си, започнете с най-старото съобщение и продължете към най-новото. Така ще спазвате хронологичния ред и няма да се объркате.

Има две функции, които да ви помогнат да обработвате имейли в Gmail:

Включете Auto Switch. За да направите това, отворете "Настройки" → "Общи", намерете елемента "Автоматично превключване" и го активирайте. Сега, когато отговаряте или архивирате имейл, Gmail няма да ви върне във входящата кутия, а ще покаже следващия имейл. По този начин ще можете да обработвате писмата едно по едно в реда, в който са получени, без никакви разсейвания.

След това активирайте бутона Изпращане и архивиране, ако го нямате. Отворете "Настройки" → "Общи" и потърсете елемента "Покажи бутон" Изпращане и архивиране "в отговор". Това ще ви спести време. В крайна сметка, ако вече сте отговорили на писмото, няма смисъл да го съхранявате във входящата си кутия, нали? Кликнете върху бутона за изпращане и имейлът автоматично ще бъде архивиран.

И ето още нещо важно:

Не използвайте имейл като чат. Няма нищо по-лошо от пораждането на дълги вериги за отговори от постоянно цитирани писма. Ако трябва да говорите, използвайте месинджър, Slack чат или се свържете по телефона. Имейлът не е подходящ за това.

Айтекински танк

3. Отговорено - архив

Основното правило на метода Inbox Zero е, че вашата входяща кутия не е мястото за съхранение на вашата поща. Всички имейли във входящата кутия трябва да бъдат обработени незабавно. Прочетете ги един по един и или отговорете и архивирайте, ако съобщението изисква отговор, или просто архивирайте, ако съобщението не изисква отговор.

Ако не можете незабавно да отговорите на имейл, има две опции:

• Запазете го в приложението си органайзер. Може да е Evernote, OneNote или някакъв вид мениджър на задачи. Задайте дата, така че програмата да ви напомня да напишете отговора си в точния момент.
• Ако можете да напишете отговор веднага, но адресатът трябва да го получи след известно време, използвайте функцията за отложена доставка в Gmail. Outlook, Thunderbird и други клиенти могат да направят същото.

4. Просто го направи

Всичко е според заповедите на великия и могъщ Дейвид Алън. Ако имейлът изисква действие, което ще отнеме няколко минути, просто го направете сега. Не копирайте писмото в списъка си със задачи. Не го оставяйте във входящата си поща.

Ако трябва да извършите плащане, просто го направете сега. Ако трябва да изпратите обратна връзка на колега, изпратете я веднага. Ако случаят отнема няколко минути, няма смисъл да го отлагате.

Айтекински танк

5. Използвайте клавишни комбинации

Клавишните комбинации намаляват значително времето, прекарано в обработка на имейл. С тях не е нужно да местите курсора на мишката напред-назад. Tank препоръчва да запомните и използвате три бързи клавиши:

• Бутонът E ви позволява бързо да архивирате съобщение. Прочетохме го, натиснахме Е, архивирахме го. Просто е.
• Бутонът R се използва за бързо писане на отговор. Ако трябва да отговорите на писмо, натиснете го, въведете отговора, натиснете Enter.
• Клавишът F препраща получените писма на други получатели.

Не мисля, че имате нужда от други бързи клавиши. В Gmail използвам само три клавишни комбинации. За всичко останало има мишка. Но тези бързи клавиши ви позволяват бързо да изпълнявате три от най-често срещаните действия с имейл, така че могат да ви спестят много време.

Айтекински танк

6. Настройте филтри

Имейл филтрите са невероятно удобен инструмент, който върши голяма част от работата вместо вас. Просто трябва да ги конфигурирате веднъж и те ще ви спестят много време.

Ако във входящата си кутия редовно намирате маловажни писма (известия за интернет услуги, автоматични имейли и т.н.), тогава или се отпишете от тях, или настройте филтри, така че тези писма да се архивират автоматично.

7. Входящата кутия е празна - затворете пощата

Когато се опитвате да се съсредоточите върху работата си, не бива да се разсейвате постоянно от имейл. Така че нека се придържаме към правилото: Когато входящата ви кутия е празна, затворете раздела Gmail или вашия имейл клиент и забравете за пощата за следващите няколко часа. Просто се заемете.

Изключете всички входящи известия по имейл. Те са много разсейващи.

Можете да отворите пощата си отново след няколко часа, да обработите съобщенията, които са се натрупали там, и след това да се върнете на работа. Целта на метода Inbox Zero е да се принудите да не се разсейвате от входящи имейли. Вие трябва да управлявате пощенската си кутия, а не вие.

Айтекински танк

Ако сте изпробвали техниката Inbox Zero и сте готови да ви кажете какво сте получили или искате да предложите по-добър метод, пишете в коментарите.