Как да улесним адаптирането към нова работа

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 03:47

Съвети от един от най-успешните HR директори в ОНД, Михаил Притула, специално за читателите на Lifehacker.

Темата за адаптацията на служителите или, както я наричат на Запад, onboarding, е посветена на много изследвания, статии, препоръки и дори книги като „Твоите първи 90 дни на нова работа“. Няма да ви претоварвам с препратки към книги, статистики, линкове и т.н., но се захващайте веднага с бизнеса и ще ви дам няколко съвета от моя 12-годишен опит в HR.

Адаптирането не става от само себе си

Колкото и готин да е професионалистът. Широко разпространено е схващането, че ако наемем супер готин професионалист, той със сигурност ще разбере какво да прави и как да се адаптира. Като, това е почти знак за професионалист. Да не се адаптираш означава да не си професионалист. Следващия!

Всъщност в най-добрия случай адаптацията ще се забави и служителят ще достигне пълен капацитет за 3-6 месеца (в зависимост от нивото на позицията и сложността на позицията). При качествена адаптация този период се намалява наполовина.

Колко плащате на новия си маркетинг директор там? 5000 долара на месец? И как мислите, че вашите усилия струват 15 000 долара, с които ще спасите компанията? Жалко е да плащате на агенции за търсене на кандидати за три заплати, но при адаптация лесно ги губите?

Първият ден е критичен

Така че разбирате, че адаптацията е изключително полезна. Какво да правя, къде да бягам? Наемете спешно HR мениджър, който ще се погрижи за адаптацията на вашите служители? Не, първо се успокой. 90% от успеха на адаптацията е присъщ на първия работен ден, а мениджърът сам може да го направи качествено. Но трябва да се подготвите.

Документите

Уверете се, че документите са подписани до този момент (на служителите не им харесва, когато подписването на документи с компанията се забавя с няколко дни). Най-добре е да направите това предварително, ако е възможно.

В СТБ например изпратихме анкета за кандидат, която човек попълни вкъщи и ни изпрати. В "1С" имахме шаблони на всички договори, където качихме анкетата на кандидата и разпечатахме всички документи за 5 минути. Служителят не трябва да чака, докато вашият HR мениджър въвежда данните си на ръка.

В Preply по принцип подписваме всички договори в DocuSign, дори нямаме такава концепция да отидем в отдела за човешки ресурси. Лицето изпраща скан на паспорта, ние го вписваме в договора, качваме го в DocuSign и го изпращаме на главния изпълнителен директор и служителя за подпис. Подписът е цифров, можете дори да го поставите на телефона си.

Работно място и необходимите достъпи

Всички акаунти трябва да бъдат настроени: поща, Slack и т.н. Правим това веднага след подписване на договора.

Проверете дали компютърът е готов, масата и столът чакат собственика. Черешката на тортата е пакет за начинаещи: химикалка и тетрадка с фирмено лого, тениска, комплект стикери, значка за значка, фирмена значка (бюджет - 10-15 $).

Запознаване с офиса и служителите

Служителите трябва да бъдат информирани. Ако в компанията работят по-малко от 100 души - пишете в Slack, който се присъедини към нас, пуснете връзката към профила в LinkedIn (в Русия - във Facebook). Ако компанията има повече от 100 човека, ние правим същото, но само в рамките на отдела (който също е до 100 човека).

На първия ден организирайте обиколка на офиса: тук имаме кухня, тук тоалетна, тук заседателна зала (която резервираме така), пушим точно там, тук е счетоводният отдел, а тук е нашият директор любимо пони.

Представете новодошлия на тези, които седят до него: „Колеги, момент на внимание, той се присъедини към нас (…), моля обич и благоразположение.“

Как да се държиш, ако…

Ръководител

Поздравления, имате привилегията да приемете нов служител. Никой няма да го направи вместо вас, но определено ще може да помогне. И така, какво се изисква от вас:

1. Запознайте се със служителя сутринта. Отбележете това веднага в календара си или помолете HR винаги да отбелязва датите на освобождаване на нови служители.
2. Разведете го из офиса. Покажете работното място, проверете дали служителят е влязъл навсякъде.
3. Прекарайте един час в разговор с новака. Говорете за вашата компания, за вашия отдел, за основните задачи (общи и лични). Обяснете какво трябва да научи служителят през първата седмица, какво се очаква от него през първите три месеца. Ето документите, от които се нуждаете. Ето имената на тези, с които бих искал да поговорим за това и онова. По-добре е да общувате с мен по такъв и такъв начин, да си уговаряте срещи по този начин, да се свързвате с мен по такива въпроси. Следващия път ще се срещнем тогава и там.
4. Усмихни се. Това е изключително важно. Дори ако половината от лицето ви е парализирано, усмихнете се с останалите. Сериозен съм, не бъди пиян, служителите идват в компанията, но напускат мениджъра.
5. Поставете задачите и ги оправете писмено, поне ги изпратете под формата на писмо по пощата (това е след срещата, когато задачите бяха обсъдени устно).
6. Дайте всички необходими документи и достъп.
7. Изберете опитен и общителен човек във вашия екип и му назначете да наставлява служителя. Начинаещ ще може да се свърже с него за всички въпроси.

Нов служител

1. Помислете каква информация ви липсва и къде ще я получите. Чувствайте се свободни да задавате въпроси.
2. Разберете целите си за първата седмица, месец, три месеца. Ако лидерът не се е изказал, попитайте се.
3. Запишете имената на всички, които срещнете. Като цяло, в началото препоръчвам да запишете всичко: количеството информация е голямо, определено ще бъде забравено.
4. Кажете ни много накратко за себе си всеки път, когато се срещнете, например: аз съм Миша, 12 години в HR, работил съм в Alfa-Bank, STB, Wargaming, направих най-успешните онлайн HR курсове в Laba, автор на статия за лайфхакове за автобиография, която е прочетена 1 милион пъти. В стартираща среда това се нарича насочване или реч на асансьора. Подгответе се предварително. За новите служители вие сте никой, докато не разкажете за себе си. Не пропускайте възможността веднага да направите добро впечатление.
5. Ако позицията включва въвеждане на промени в компанията, най-лесно е да ги направите през първите 60 дни, след това ще бъде по-трудно. Особено ако трябва да вземете непопулярни решения или просто трудни: наемане, уволнение на служители, преместване на друга позиция, преминаване към нов софтуер, нова форма на отчитане, възстановяване на процеса, инвестиране в нещо ново.
6. Планирайте малки победи, те ще ви помогнат да изградите доверие във вас. Например изберете малки задачи, които бихте могли да решите през първите 60 дни и се съсредоточете върху тях. Засега оставете настрана задачи, които изискват повече от 60 дни работа. Тук бих цитирал аналогия с Agile подхода в програмирането, когато не се опитваме да направим много голям и много сложен продукт наведнъж, а го разделяме на части и го развиваме на етапи.
7. Уговорете си 30-минутни срещи с всички, с които работите. Подгответе предварително списък с въпроси и запишете отговорите.
8. Попитайте кое работи добре, кое е лошо, какво трябва да се промени. Съберете много информация и изградете доверие.
9. Направете одит и представете резултатите, ако сте лидер или експерт.
10. Организирайте редовна среща един на един с вашия мениджър, за да споделите резултати и да получите обратна връзка.
11. Усмихнете се на колегите си. Никой не иска да работи с намусени служители, дори ако сте под стрес.

HR

Бих могъл да напиша цяла книга, но ето някои от най-важните съвети:

1. Направете дни за начинаещи: съберете ги пред стари служители и ги помолете да се представят накратко (5 минути). Това правим в Preply и работи много добре.
2. Използвайте специален софтуер, за да настроите известия за служителя и всички участващи, така че да не забравят какво да правят, когато служителят напусне. Ние използваме BambooHR, който има раздел Onboarding, който ви позволява да персонализирате известия за всеки служител с всякакви задачи и срокове. Например, три дни преди служител да напусне, администраторът получава известие за създаване на акаунт, а в деня на освобождаването мениджърът получава известие за необходимостта от задаване на задачи.
3. Разговаряйте редовно с новобранци. Ако нямате бизнес партньор в областта на човешките ресурси, накарайте служителите ви да взаимодействат с нови служители веднъж седмично.

Колега

Разбира се, вие като колега нямате никаква отговорност да адаптирате новодошлите, но определено можете да се възползвате от това. Хората помнят добре кой им е помогнал в трудни моменти (въпреки че не винаги говорят за това публично), така че имате всички шансове да изградите добри отношения с новодошлия и след това да разчитате на неговата помощ. Ето няколко съвета:

1. Бъдете първият, който ще се срещне. Елате и кажете: „Здравейте, казвам се Миша, тук съм ръководител на HR. Виждам, че си нов, нека да се запознаем."
2. Кажете му да се свърже с вас при всякакви въпроси.
3. Кажете ни какво смятате за важно и необходимо.
4. Покани на вечеря.
5. Попитайте начинаещия за минал опит, планове и цели. Предоставете полезна информация за постигането им.

Заключение

Адаптирането в много компании или не се извършва, или е много лошо изпълнено, в резултат на което страдат както бизнесът, така и служителят. Причината е неразбирането на процеса и от двете страни. Простите съвети по-горе ще ви помогнат драстично да подобрите процеса на въвеждане във вашата компания, дори ако нямате служители по човешки ресурси.