Проста система за организиране на сложен съвременен живот

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 03:47

Днес искаме да ви разкажем за система, която ще ви помогне да структурирате всички ваши работни проекти, задачи и дела. С него ще се научите как правилно да си поставяте цели и да разработвате планове за постигането им.

В съвременния свят човек трябва да изпълнява много задачи. Проекти, срещи, дела, задачи, чийто срок неумолимо наближава… Често ни е трудно да организираме живота си по такъв начин, че да имаме време да се справим с работните въпроси.

Днес искаме да ви запознаем със система, която ще ви помогне да организирате всичките си цели, дела и задачи. Тази система е разработена от Крис Уинфийлд, предприемач от Ню Йорк.

Животът е труден.

Приятно ни е да работим 40+ часа седмично, гордеем се с това и обичаме да казваме на всеки и всеки колко сме заети, защото това ни кара да се чувстваме важни и незаменими. Е, или иначе, ние просто смятаме, че трябва да бъде така.

Така беше и с мен. Докато не реших да променя всичко.

Не можеше да продължава така, трябваше да започна отначало и да променя всичко. Исках да живея пълноценно и не исках да пропусна нито един момент.

Но имаше един проблем. Не знаех как да направя това. Губих твърде много време и работех неефективно. Затова започнах да търся начини, които биха могли да ми помогнат да реша проблема.

Прочетох много книги и блогове за производителността и в крайна сметка измислих система от четири части.

Тази проста система, която ще бъде разгледана по-късно, ми помогна да подобря производителността си, с нейна помощ успях да организирам дни, седмици, месеци и дори само часове. Благодарение на нея мога да направя повече за по-малко време.

Наистина бих искал да кажа, че лесно и бързо стигнах до тази система, но това не е така: прекарах стотици часове в експерименти, трябваше да мина през много провали, грешки и разочарования.

Днес мога да направя повече за 17 часа, отколкото в миналото за 40 часа. Дори и това. Мога да постигна повече за една седмица, отколкото през последните няколко месеца.

Мога да работя едновременно с няколко проекта, клиенти, компании и в същото време да поддържам баланс между работа и личен живот.

Работя, прекарвам време със семейството си, разхождам се, общувам с хората, уча другите на това, което сам знам, и правя много повече. Всеки ден. И всичко това се дължи само на факта, че съм разработил система, която ме устройва, към която непрекъснато се придържам. Тази система е доста проста, но никога не трябва да забравяте, че:

Просто не винаги означава лесно.

Едно от основните неща, които осъзнах е, че ако отделите време да планирате деня си и имате ясна представа какво искате да постигнете (създайте определена картина на дните си), тогава всичко ще върви по-лесно. Ще работите по-малко и ще успеете повече, защото ще работите със страст, ще виждате цел пред себе си.

Моята система има четири основни елемента:

1. Мечтайте и си поставяйте цели. Какво наистина искаш от живота? Какви са вашите мечти, цели, амбиции? Ако не знаете отговорите на тези въпроси, тогава останалите компоненти в този списък няма да ви помогнат.
2. Разтоварете мозъка си. Прехвърлете мислите от главата си на хартия. Не е нужно да мислите за външни детайли, ако наистина искате да сте продуктивни.
3. Правете ментални карти. Те ще ви помогнат да намерите вратички в основните си цели. С други думи, ще разберете как бързо да получите или да получите това, което искате.
4. Управлявайте времето си и разбивайте сложните задачи на съставните им елементи. Това ще ви помогне да постигнете основните си цели в най-кратки срокове.

Никой никога няма да оспори очевидния факт, че всички хора имат 24 часа в денонощието. Успешните хора имат две качества:

• Те знаят точно какво искат.
• Полагат усилия да получат това, което искат.

Готови ли сте да поемете риска и да положите усилия, за да станете успешни? След това прочетете.

1. Мечтайте. Поставяне на цели. Поемам инициатива

Започнете, като си представите крайната цел.

Стивън Кови

Първата стъпка е да създадете голяма картина на живота си. Трябва да разберете какво искате да постигнете, какъв човек искате да станете, с други думи, да помислите как трябва да изглежда идеалният ви живот.

Когато за първи път направих това, исках да променя много в живота си. Може би като мен тогава ще ви се стори, че много неща не могат да се променят, но не се отчайвайте и не се отказвайте, защото това чувство е напълно нормално.

Следвайки съвета на Марк Алън, отделих по една страница за всяка моя цел. Такова ограничение на пространството е необходимо, за да имате възможност да нарисувате всяка цел в детайли, да я разбиете на основни елементи, да създадете подробен план за постигане на тази цел, но спецификацията на целта трябва да бъде без вода.

Има нещо важно, което трябва да запомните: не държите плана си в кръв, целите ви могат да се променят по всяко време. Не можем да кажем със сигурност какво ще се случи с нас след час и още повече никой не може да каже, че целите и житейските му планове няма да се променят през следващия месец или следващата година.

Но такова планиране е изгодно с това, че имате ясна представа какво искате да постигнете, какъв човек мечтаете да станете.

Също така не се притеснявайте, ако не сте успели да съставите план за постижения за всяка цел. Всичко е наред, основното е, че имате цел и когато му дойде времето, ще намерите начини да ви помогнат да я постигнете.

2. Разтоварете мозъка си

Нека умът ви винаги да бъде светъл и ясен, като необятното небе, големия океан и най-високия планински връх.

Морихей Уешиба

Паметта ни в много отношения е инструмент за оцеляване. Най-лесно запомняме неща, които са важни и необходими за нас. Паметта е невероятно нещо: в форсмажорна ситуация, например, можем да си спомним училищните уроци по безопасност на живота и да предоставим на човек първа помощ.

Имате стотици мисли в ума си, дребни подробности, ненужни подробности. Например, опитвате се да запомните всички нюанси, дори и най-малките детайли на проекта, който правите. Въпреки че такова осъзнаване е достойно за уважение, то също често е тревожно и стресиращо. Заключение: отървете се от този боклук, разтоварете мозъка си.

Не дръжте всички тези подробности в главата си – запишете ги в дневника си, оставете всичко да се съдържа на твърдия диск на вашия компютър или някъде другаде. Това ще ви позволи по-добре да се съсредоточите върху това, което е важно в момента, като същевременно не забравяте за текущите дела.

Организирайте, разделяйте и владейте

Сега, след като сте се спасили от огромен брой ненужни или не толкова важни мисли, е време да започнете да организирате делата си. Вижте собствения си план. Може би не сте били мързеливи и сте направили план не само за следващите седмици и месеци, но и за цели години.

Трябва да структурирате всичко, което трябва да направите. Опитайте се да планирате всичките си проекти, задачи и други дела по такъв начин, че да не си пречат един на друг: отделете отделно време за всяка задача, не преследвайте две птици с един камък, а разделяйте и владейте.

Не се притеснявайте, ако нямате конкретен план за изпълнение на всичко, което сте планирали. Основното е, че имате цели, а подсъзнанието ви ще ви помогне в останалото.

В този случай вашето подсъзнание може да се сравни с GPS навигатор. Задавате вашата дестинация и разбирате как да стигнете до там.

3. Създайте мисловна карта

Всичко, от което се нуждаете, е план, пътна карта и смелост, за да стигнете до вашата дестинация.

Ърл Найтингейл

Мисловната карта е диаграма, която ви помага да визуализирате и организирате информация. Мисловните карти могат да се използват за почти всичко - от водене на бележки до разработване на сериозна стратегия. Те ще ви помогнат да разложите сложен обект на съставните му части.

С помощта на мисловна карта можете да изградите йерархия от проекти, резултати и задачи. Използвайте размера и цвета на шрифта, за да подчертаете това, което е важно или спешно. Можете също да включите връзки към важни интернет ресурси или документи на вашия компютър.

Тази карта ще ви помогне да видите с един поглед кой проект отнема най-много време от вас или изисква най-голямо внимание (задачи и крайни срокове, подчертани в червено, ще крещят за тяхната спешност и важност).

Като преглеждате вашата мисловна карта ежеседмично, ще забележите кои проекти са близо до завършване и това ще ви мотивира да продължите напред. Изтрийте завършените проекти и ги попълнете с нови.

4. Управлявайте времето си и разбивайте трудните задачи на основни елементи

Решете днес, че ще станете експерт в управлението на времето и собственото си представяне.

Брайън Трейси

Сега, когато имате план, трябва да сте сигурни, че можете да се справите с всички предстоящи задачи навреме. Има различни техники и системи, предназначени да ви помогнат в това. Например:

• Kanban е система, която ще ви помогне да се справяте ефективно със задачите. Има удобен онлайн инструмент KanbanFlow, който е предназначен не само за соло, но и за работа в екип.
• Познатата техника за лична ефективност на GTD, която ще ви помогне да свършите нещата до края.

Не забравяйте за днешния ден

Мисловните карти, GTD, Kanban са страхотни и безспорно необходими, за да постигнете целите си. Но не забравяйте, че това е стратегическо планиране. Понякога имате нужда от прост, практичен план за деня. Не за утре. Не за месец или година. За днес.

Една мечта се превръща в цел, когато се предприемат действия за нейното постигане.

Бо Бенет

Има техника Pomodoro, която може да ви помогне да планирате времето си ефективно. Можете да научите повече за това тук.

Винаги да постигате целите си, да изпълнявате задачите навреме, да постигате успех - това е, към което всеки трябва да се стреми. Но никога не забравяйте седмото умение на Стивън Кови – заточването на триона.

Представете си човек, който реже дърво от пет часа, но когато му кажете да спре за няколко минути, за да наточи триона, той отговаря: „Нямам време да заточвам триона! Трябва да режа!"

Не забравяйте да отделите време за вашето здраве, семейството и приятелите си и винаги се опитвайте да си почивате, когато почувствате, че имате нужда от това.