„Пази се, офис!“, или Как най-накрая да си свършиш работата, когато всички и всичко наоколо са против

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 03:47

Моят опит в работата в офиси - от обикновен търговски офис в апартамент вместо офис до луксозен офис на Yandex - беше почти 8 години и това разбрах. Постоянното „работата е офис“е толкова упорито, че е много трудно да го избием от главите си.

Идеята за статията ми хрумна, след като реших да изчисля опита си от наетата работа в офиси и да го противопоставя на същата отдалечена работа, към която се придържам и се опитвам да я популяризирам по всякакъв възможен начин. Офисната работа е такъв здрач на работния процес, през който минаваме днес, като Антон Городецки в „Патрули“. И колкото повече опитът на "служебния самурай", толкова по-високо е той, толкова по-свободно се движи в тази неспокойна вода и толкова по-щастлив изглежда отвън.

Стар модел на офиса

Гледайте телевизионния сериал Mad Men, който разказва историята на рекламна агенция по време на разцвета на рекламния пазар в САЩ през 60-те години. Хората там работеха в огромни претенциозни офиси. Всеки достоен имаше симпатична секретарка, която замени смартфона и компютъра с календар, мениджър на задачи, текстов процесор, електронни таблици, интернет и изобщо всичко, което правите сами днес. Имаха и офиси, алкохол на няколко крачки във всяка част на офиса и много други неща, които днес са загубили смисъла си.

Офисът е преобразен. Вече нямате нужда от човек, който да помни важни неща, да не забравя за срещи и просто да си върши работата. Стана неприлично да се пие през работния ден. Малцина имат офиси. Но самият офис остана. Постоянното „работата е офис“е толкова упорито, че е много трудно да го избием от главите си. Това е проблем не само за пожизнените топ мениджъри на корпорации и „червени директори“, но и за младите стартиращи компании, които по някаква причина веднага харчат първите си „начални“пари за офис, а не за продукт или продажби.

Какво да правя. Ако сте принудени да работите в офис и да носите цялата тежест на задълженията на "офис самурай", тогава съветите по-долу ще ви бъдат полезни.

Глава "на ластик"

Като цяло всеки мениджър постоянно се притеснява, че работата няма да бъде свършена, а присъствието на служители в офиса е много успокояващо за него. Той, като кокошка, събира своите „пилета“и се заблуждава от факта, че процесите вървят, защото той е наблизо. Това не е истина. Служителите еднакво силно харесват Facebook и гледат YouTube у дома от таблет, от тоалетна от смартфон или от работно място.

Какво да правя. Трудно е да смените шефа, но можете да промените комуникацията с него: станете по-отворени в докладването и просто кажете без ритник какво правите. Всичко това ще намали стреса и ще го направи по-малко "еластичен" шеф. Започнете 5-минутна сутрешна среща, в която кажете какво правите днес и как ще завърши вечерта. Напомнете за седмичния си план със задачи. Попитайте за съвет. Дайте му усещане за контрол и той, ако е адекватен човек, постепенно ще започне да се „слиза“с вас.

След това просто трябва да преведете такива неща в сутрешни разговори по Skype и може би да убедите мениджъра си, че е по-удобно за вас да изпълнявате задачи у дома. Успях да приложа това многократно.

Корпоративна култура и работно време

Много хора обясняват желанието да се влачат служители в офиса с наличието на един вид "корпоративна култура". Ето класическата дефиниция на корпоративната култура "по книгата".

Корпоративната култура е съвкупност от ценности, норми и модели на поведение, преобладаващи в организацията, които определят смисъла и модела на дейността на служителите, независимо от служебното им положение и функционалните отговорности.

Нито дума за офиса, за разположението на масите, за "от 9 до 6", за срещи с всеки, в продължение на дни наред. Корпоративната култура всъщност е как разбирате вашата мисия и целта на това, което правите, как разговаряте с клиент, колко етично се държите и как впечатлението от вашата компания отвън съвпада с това, което се случва вътре. Няма нищо общо между това защо ви тласкат в офиса и какво всъщност представлява корпоративната култура. Никакво количество задръствания и гняв от пътуването в метрото по време на пиковия час не помагат за изграждането на тази фирмена култура. Седенето от 9 до 6 не е корпоративна култура. Мотането с колеги до вечерта в Counter Strike не изгражда корпоративна култура. Не й прави бира и пица. Това са просто човешки взаимоотношения, но не и култура. И със сигурност не корпоративната култура.

Какво да правя. Ако искате да работите постоянно или периодично от разстояние, тогава не приемайте фразата: „Това е нашата корпоративна култура“като причина за отказ. Когато ми казват това, чувам нещо от рода на: „Просто нямам доверие и искам да се грижа за теб. Но не се притеснявайте не само за вас, но и за всички тук. Така че чакам в 9:00 и без забавяне! Можете да се опитате да изградите доверие с вашите успехи и последователни, навременни комуникации, в които вие сте инициатор, или веднага да напуснете мястото, където имате толкова недоверие.

Шумът и разговорите на колегите

Колкото по-отворени и добродушни са вашите колеги, толкова повече споделят опита си с вас. Говоренето за работа заема по-малък дял от тях. Признавам, че това наистина пречи на работата ми. Някой е невероятно ядосан. Попитах.

Какво да правя. Донесете непринудени дискусии в групов чат като Telegram, Skype или Slack. Деактивирайте известията за всички съобщения и ги активирайте само в случаите, когато името ви е споменато (всички месинджъри, които изброих, ви позволяват да направите това). Свикнете да общувате с вас отложено и прехвърлете всички дискусии към съвместен обяд или вечер след работа (ако нямате по-интересни часове). Това не е просто подреждане на връзките, но и още една стъпка към дистанционната работа в бъдеще.

Обяд или бизнес обяд

Въпреки факта, че повече от един човек се препоръчва да вечеря, аз предпочитам да го направя по този начин. Причината не е, че не се интересувам от това, за което говорят колегите ми, а защото наистина трябва да мисля за първата половина на деня и да реша какво ще правя през втората. Винаги пазя този час за себе си. Понякога правя изключения, когато има желание да обсъдим нов филм или нещо друго. Но основният проблем при бизнес обедите в офиса е това, което ядете, най-вероятно нещо, което някой в ресторанта не е доял вчера, а днес ви е донесен под формата на котлети или кисела кисела. Не ми вярвате? Попитайте познат ресторантьор или някой, който е работил в общественото хранене.:) Освен това офисният обяд рядко се вписва в определения час, а пътят напред-назад, чакането на храна, плащането и просто колективното събиране за това отнемат твърде много време.

Какво да правя. Ако все още сте в офиса през цялото време, тогава развийте навиците си и ги следвайте. И също така знайте, че обядът, когато работите вкъщи, обикновено винаги отнема по-малко от час, дори и да приготвите този обяд сами. Приготвянето на спагети отнема 15-20 минути, зеленчукова супа 20 минути, пилешки сандвич 10 минути. И всичко това е днешната прясна храна, а е 2-3 пъти по-евтина и по-вкусна.

Неудобни мебели, уреди и всичко това

Само сериозни компании могат да си позволят да закупят за вас ергономичен стол, удобна маса и добра техника. В повечето от моите творби това бяха счупени столове, които всеки новобранец получава (най-доброто винаги се взема от старите хора, преди да дойдете), компютри, които ме вбесиха с грозотата си и наличието на Windows върху тях…

Какво да правя. Купете удобен стол за вашия офис за вашите пари. Защо страдате от ужасни мебели с години, ако това е гърба и тялото ви? Как си обяснявате това мъчение? Предложете своя удобен лаптоп като офис компютър: VPN, HDD/SSD криптиране и други, направете го безопасно за компанията да го вземе у дома. Това ще докаже вашата лоялност и също така ще ви предостави готов инструмент за работа от вкъщи – още една стъпка към работа от разстояние. И не пестете от домашния си офис и купете най-доброто там. аз винаги правя това.

Посетителите и времето, прекарано за приемането им

Ако сте работили с голяма компания като изпълнител и сте посетили тези чудовищни офис сгради, тогава знаете колко време отнема. Обикновено става така:

1. Стигате до бизнес центъра чрез задръствания.
2. Търся паркинг за още 15–20 минути.
3. Чакате във фоайето на бизнес центъра, докато получите пропуск или се обадите на лицето, което ви е поканило.
4. След това чакаш той/тя да слезе да те вземе. Понякога може да отнеме 10-20 минути или повече.
5. Настанявате се в заседателна зала, предлагате ви кафе/чай/уиски и в това време всички участващи са събрани. И те не винаги са на мястото си. Случва се така, че е дошло времето за среща и някой е на друга среща или на обяд и всички го чакат.
6. Самата среща.
7. Превъртане.
8. Елементи 1 и 2 са в обратен ред.

Такива срещи всъщност могат да продължат половин ден!

Какво да правя. Предварително съгласувайте с клиентите графика на подобни срещи. Опитайте се да запазите клиента част от процеса и не го оставяйте нервно да чака крайния срок. Той сам те привлича и излиза. Поканете го във вашата система за управление на проекти като наблюдател. Например Bitrix24, Basecamp или просто споделен и редовно актуализиран документ на Google Документи, в който можете да активирате сигнали по имейл, могат да направят това. Нека върху него падне потокът от писма, което показва, че всички са заети с проекта му с максимална концентрация. Нека отиде в Dropbox, оставете го да живее с вас виртуално. И не забравяйте, че ако вие и вашият екип можете да настроите правилно работа с нервен отдалечен клиент, тогава да го направите във вашата компания е тривиален въпрос.

Срещи и мозъчни бури

Хората са като компании – имат куп пробивни идеи, но по някаква причина всички лежат в килера. Но както хората, така и компаниите са обсебени от създаването на все повече и повече нови идеи, вместо да прилагат тези, които са били изобретени отдавна. За да направят това, мениджърите непрекъснато организират срещи и дискусии, те постоянно искат да говорят с вас за нещо и да обсъждат нещо в различни конфигурации. Не съм виждал нищо по-тъпо и по-неефективно от среща с цяла компания или цял отдел, за да „измислим нещо ново“или „да споделим опит“. Това наистина е истинско бедствие. Катастрофа, утайки и глупости.

Какво да правя. Споделянето на идеи няма нищо общо с тези събирания. Много скъпо, между другото, ако се брои часовете, прекарани от всички присъстващи. Например в рекламните агенции има такова нещо като „творческа двойка“. Това е, когато 2-3 души (обикновено конфигурацията е: "скучен мениджър и креативен" или "скучен мениджър и няколко творци") сядат да създават идеи. Това е фино настроен процес, който не толерира ненужни хора или, не дай боже, цялата компания или отдел. Идеи могат да се генерират и по време на разговор по Skype и двойките не трябва да се събират в офиса. Като цяло следете измислените и реализирани идеи. Повдигайте въпроси относно изпълнението на тези идеи и се заемете с тяхното изпълнение. Това е независима работа, която изисква пълен фокус, а най-лошото място на земята за това е офис с неговото движение.

Работа с други континенти

Ако работите с европейски партньори, тогава всичко е малко по-просто - разликата във времето не е значителна и не внася корекции в работата ви. Ако работите със САЩ, Австралия или азиатски страни, тогава разликата може да бъде до няколко часа, или „ние имаме ден, те имат нощ“. Това ще изисква от вас да общувате с хората рано сутрин или късно вечер.

Какво да правя. Отново не е много ясно защо трябва да бързате или да напускате офиса в 7:00 сутринта или да го напуснете в 23:00 или по-късно. Направих такива обаждания от вкъщи сутринта и продължих бизнеса си там – не исках да губя време на път през деня. Ако имате вечерно обаждане, планирайте да го направите от вкъщи и когато приключи, вече ще сте вкъщи и няма да ви се налага да стигате до него през нощта. Ако аргументът на вашия шеф е „телефонът е в офиса!”, тогава му кажете за SIP телефонията или намерете друго приемливо решение. Повечето комуникационни системи днес имат уеб шлюзове, отворени протоколи и могат да бъдат достъпни от компютър или смартфон. Западните колеги охотно прескачаха към Skype, Google Hangout или WebEx, ако ги помоля. Политиката за сигурност е готина, но всеки има смартфони.:) И ако трябва да ти продадат нещо или да решат проблем, ще са там, където ги поискаш.

Персонална файлова система GTD

Никакъв хаос не създава ред. Ако искате да свършите нещата и да подредите, тогава няма нищо по-добро от системата GTD. Нека наоколо бушува ураган, но на фронта ви ще има пълен ред и празна глава вечер, както и увереността, че имате всичко под контрол.

Какво да правя. Инсталирайте Todoist или Omni Focus за себе си, ако вашата книга със задачи на работа не отговаря на изискванията на GTD. Разберете тази система и я накарайте да работи за вас. Мисленето и говоренето за дистанционна работа трябва да започне с доверие между вас и вашия шеф. Ако не ровиш в себе си, ако винаги имаш всичко под контрол, тогава нямаш нужда от надзор. Това означава, че можете да работите навсякъде.

Обща сума

Надявам се, че успях да ви убедя, че си струва да се опитате да работите дистанционно – дори и не всичките 5 дни в седмицата, а само 1-2 дни. Ако сте овчарски лидер, започнете да уважавате служителите, които са помолени да работят от вкъщи. Създайте пътна карта за прехода с тях. Ако сте подчинен, тогава бъдете търпеливи и започнете лични трансформации.

Приемете, че това е дълъг път напред.

Трябва да можете да работите дистанционно. Никой не знае как да го направи просто така. Как да четете, плувате или карате кола - трябва да се научите!

Ако темата за дистанционната работа ви е близка или е вашата мечта, ако сте изпълнени със съмнения, тогава искам да споделя моя опит и много практически съвети. И ако не сте безразлични към темата за офиса и отдалечената работа или искате да разпространите темата допълнително, споделете тази публикация в Twitter или Facebook.