Какво е онлайн касов апарат и как да изберем правилния

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 03:47

На 1 юли приключва поредното отлагане за монтаж на касови апарати. Проверете дали сте спазили изискванията на закона.

Какво е онлайн плащане

Както подсказва името, това е касов апарат с достъп до Интернет. Той не само отпечатва разписки и съхранява информация за транзакции, но и предава данните на данъчната служба. Освен това с негова помощ чекове могат да се издават на клиентите в електронен вид – като им се изпращат по имейл или чрез SMS.

Онлайн касовите апарати започнаха да се въвеждат постепенно през 2017 г. Сега е в ход заключителният етап от "операцията".

Кой има нужда от онлайн каси

По-лесно е да се каже кой не се нуждае от тях. Можете да правите без устройството, ако продавате за пари:

1. Вестници и списания в специализирани павилиони.
2. ценни книжа.
3. Стоки на пазари, панаири, изложения (с изключение на посочените в списъка).
4. Доставка на стоки, с изключение на технически сложни нехранителни и хранителни продукти със специални условия за съхранение.
5. Сладолед и напитки от сергиите.
6. Квас, мляко, масло, жива риба, керосин от цистерни.
7. Сезонни зеленчуци на руло.
8. Собствено изработени изделия от народно изкуство.
9. Покривала за обувки.
10. Билети за държавни или общински театри.

Някои услуги също попадат в изключения:

1. Осигуряване на храна за ученици и служители в училищата.
2. Приемане на стъклени съдове и скрап от населението.
3. Ремонт и боядисване на обувки.
4. Производство и ремонт на ключове и метална галантерия.
5. Копае градини и цепе дърва за огрев.
6. Надзор и грижи за деца, болни, възрастни хора и хора с увреждания.
7. Портиерски услуги на гари, пристанища и летища.
8. Отдаване под наем на жилища и паркоместа, ако ги притежавате и сте регистриран като индивидуален предприемач.

Не е необходимо да се създават онлайн касови апарати за предприемачи, които са преминали към данък върху професионалните доходи, селски аптеки и медицински центрове, религиозни организации, както и индивидуални предприемачи и организации, които извършват изключително безкасови плащания с други представители на бизнеса.

Физкултурните, спортните и образователните институции, както и работещите в сферата на културата и свободното време, ще могат да се справят без онлайн каси, но само за плащания, които не изискват представяне на пари в брой или банкова карта. Изключение се прави и за тези, които работят в области, включени в специалния списък на териториите, одобрени от субекта на федерацията, които са отдалечени от комуникационни мрежи.

Индивидуален предприемач в системата за патентно данъчно облагане в много случаи може да работи и без касов апарат, но не винаги. По-добре е да изясните дали имате нужда от устройство директно в текста на закона: за това трябва да намерите списъка с изключения в параграф 2.1 на член 2 от закона за касовите апарати и след това да проверите списъка с дейности в Данъчния кодекс.

Дори ако сте в списъка на бенефициентите, по-добре е да се консултирате с адвокат или данъчната служба: може да се появят неочевидни нюанси.

Но това не е всичко. Има отлагане за някои категории бизнес - за тях онлайн касовите апарати се изискват само от 1 юли 2019 г. Ето кой все още има време да вземе устройство:

1. Индивидуални предприемачи и организации по UTII и по патент, които извършват услуги или извършват работа и имат служители.
2. Собственици на вендинг машини, които нямат служители в персонала си.
3. SP на UTII и патент, които препродават стоки, дори и да нямат служители.
4. Индивидуални предприемачи с патент, които не са освободени от инсталиране на онлайн касови апарати.
5. Организации и индивидуални предприемачи, които преди това са издавали формуляри за строги отчети, включително при продажба на билети от шофьор или кондуктор в превозно средство.

За две категории бизнес отлагането беше удължено до 1 юли 2021 г. относно измененията на Федералния закон „За използването на касово оборудване при извършване на разплащания в Руската федерация“. Списъкът включва:

1. Индивидуални предприемачи, които извършват работа и предоставят услуги без наети работници.
2. Индивидуални предприемачи, които продават стоки от собствено производство.

Останалите онлайн касови апарати вече трябва да са. При липса на устройство те могат да бъдат глобени в размер на 10 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация, член 14.5. Продажбата на стоки, извършването на работа или предоставянето на услуги при липса на установена информация или неизползване на хиляди рубли в случаите, установени от федералните закони за касовите апарати - зависи от формата на дейност.

Какво представляват онлайн касовите апарати

Федералната данъчна служба има регистър, в който са изброени всички устройства, които попадат в обхвата на закона за касовите апарати. Те са от три вида:

1. Автономни касови апарати

Това е познато стандартно устройство, което е надградено с модул за интернет комуникация и фискално устройство. Сравнително евтин вариант, който губи от по-модерните колеги по отношение на скоростта и броя на допълнителните функции.

2. Фискален регистратор

Това е устройство за отпечатване на касови бележки, което се свързва с компютър, таблет, смартфон. Общата цена на оборудването ще зависи от това към коя притурка решите да свържете рекордера: има разлика от няколко десетки хиляди рубли между китайски таблет и iPad. Работоспособността ще се определя от софтуера: тук можете да автоматизирате процесите, да инсталирате система за счетоводство на стоки, което ще увеличи скоростта на обслужване на клиентите и ще улесни живота на касата.

3. Интелигентен терминал

Доста скъпа, но и по-напреднала джаджа в света на онлайн касовите апарати. Разполага със собствен сензорен дисплей, с който можете да получите бърз достъп до най-търсените категории стоки, да автоматизирате процеси и т.н.

Въпреки това, когато избирате, не трябва да преследвате формата. По-важно е да разберете какви задачи трябва да решите с помощта на устройството и да започнете вече от това.

Какво да търсите, когато избирате онлайн каса

1. Достатъчен брой конектори

Въпросът не е, че трябва да има колкото се може повече от тях. Броят на конекторите ще зависи от това какъв вид дейност извършвате. Може да се наложи да се свържете с касата:

• Везни, ако имате какво да претеглите.
• Баркод скенер (ако няма вграден). Не можете без това, ако имате голям поток от клиенти и просто няма време да въвеждате информация за продукта ръчно.
• Банков терминал. Но може да се свърже и чрез Wi-Fi.

2. Скорост на отпечатване на касова бележка

Скоростта за различните устройства може да се различава повече от два пъти. При голям поток от клиенти това е основен критерий, тъй като по-бързата машина ще увеличи количествения показател за обслужване.

3. Мобилност на онлайн касата

Има стационарни устройства, има мобилни - изберете в зависимост от вида на бизнеса. Мобилните телефони са много подходящи за обслужване и продажби на място. Ако касовият апарат има функция за приемане на плащания от карти, ще бъде по-удобно за клиентите да плащат, което може да стимулира интереса им.

Стационарните устройства са подходящи за търговски обекти, където касиерът не трябва да се мести някъде.

4. Тип интернет връзка

Кабелната мрежа е отличен избор за стационарни каси. За мобилната версия, която се използва вътре в институцията, Wi-Fi е подходящ. А за устройство, което пътува из града с куриер, се нуждаете от мобилен интернет.

Тук обаче няма твърди ограничения и можете лесно да свържете стационарен касов апарат към мобилната мрежа при липса на алтернативи във вашия район. Основното нещо е да обърнете внимание на тази точка предварително и да изберете правилното устройство.

5. Асортимент от стоки и брой търговски обекти

Колкото повече продукти в магазина, толкова по-модерно решение имате нужда. Ако има повече от 50 артикула, няма да е лесно с офлайн касов апарат. От друга страна, фискалният регистратор и интелигентният терминал ще автоматизират процесите. Например, не въвеждайте продукти ръчно, а просто заредете файл с таблица.

Също така трябва да обърнете внимание на такива устройства, ако имате няколко изхода. Това ще позволи на всички касови апарати да бъдат свързани към единна система за стоково счетоводство, което ще опрости управлението на бизнеса.

6. Вид дейност

Тук законът отново се намесва във въпросите на избора.

• Ако продавате месо, риба, мляко и други стоки, които подлежат на ветеринарен контрол, е необходимо касата да подпомага работата с FSIS "Живак".
• Ако продавате алкохол, касата трябва да бъде оборудвана с модул за прехвърляне на данни към Единната държавна автоматизирана информационна система и 2D скенер за акцизни марки.

Коя онлайн каса да изберете в зависимост от вида на бизнеса

Татяна Глазачева, изпълнителен директор на Robokassa, ще ви помогне да се справите с видовете онлайн касови апарати.

Онлайн пазаруване в социалните мрежи с плащане при доставка

Тук говорим за малки онлайн витрини, които са базирани на Instagram, VKontakte или Facebook. Те могат да предлагат козметични продукти, спортно облекло, актуални бижута, бебешки продукти, автоаксесоари, консумативи за домашни любимци и т.н. По правило самият продавач доставя и приема плащания. „В този случай можете да се справите с мобилен терминал или автономен онлайн касов апарат: бюджетен модел с фискално устройство струва около 15 хиляди рубли“, съветва Татяна Глазачева.

Според нея, освен ниската цена, подобни модели имат и други предимства: много са невзискателни и лесни за работа. Нямате нужда от специален софтуер и можете да го зареждате със зарядно за телефон. Паметта на такива модели може да побере не повече от сто стоки, но при малки търговски обеми това е напълно достатъчно.

Разбира се, на пазара има и по-модерни мобилни касови апарати – със сензорни екрани, възможност за приемане на плащания с банкови карти и други функции. Но тези модели са по-скъпи. Обикновено се купуват от големи куриерски услуги. Основните опции са по-подходящи за малкия и микробизнес: "Mercury 185F", "Elves MF", "ATOL 90F" или "ATOL 91F Nuger".

Онлайн магазин с пункт за вземане и/или повече от 100 артикула

По правило собствениците на онлайн магазини имат поне един компютър или лаптоп, а голям обем от номенклатурата изисква специален софтуер за търговия (1C или подобни програми). Татяна Глазачева съветва закупуването на фискален регистратор, който се свързва с компютър, интегрира се със софтуер за търговия и зарежда имената на стоките от съществуващата база данни.

Цената на фискален регистратор в комплект с фискален акумулатор е около 20 хиляди рубли. Не е необходимо да инсталирате допълнителни програми на такова устройство, а паметта му може да побере до хиляда артикула. Към тази категория принадлежат следните модели: "K1-F", "ATOL 15F", "ATOL 30F", "Shtrikh-Nano-F".

Струва си да споменем и онлайн касовите апарати, предназначени специално за малкия бизнес в областта на интернет търговията (EKAM. Kassa, Dreamkas-F, ModulKassa). Те могат лесно да се интегрират с CMS на сайта и да се използват за онлайн и офлайн продажби. Такъв касов апарат е в състояние както да отпечатва хартиени разписки в мястото на издаване на поръчки, така и да изпраща цифрови разписки до онлайн купувачите.

По правило към фискалните регистри могат да се свързват различни периферни устройства - скенери за проверка, терминали за придобиване. Ако е необходимо, този тип касов апарат се превръща в мобилен KKM - просто трябва да се свържете със смартфон, на който е инсталирано съответното приложение.

Микро магазини, острови в търговски центрове

Ако говорим за микро и малък бизнес офлайн, тогава на такива предприемачи могат да се препоръчат бюджетни POS терминали или интелигентни терминали. Глазачева обяснява, че това са малки компютри, които са и онлайн касови апарати. Такива устройства могат да запомнят толкова търговски имена, колкото искате, да поддържат свързването на периферни устройства и понякога дори да приемат банкови карти. Тази категория включва "Evotor-5", Unika, "Shtrikh-Smartpos-F", aQsi (цена - 27 хиляди рубли и повече).

POS терминалите имат предварително инсталиран софтуер, който ви позволява не само да следите продажбите, но и да използвате различни маркетингови инструменти – бонуси, карти за лоялност, срок на валидност на отстъпките и други. Освен това, използвайки интелигентен терминал, можете да поддържате счетоводство и да използвате някои CRM функции. Тази категория онлайн касови апарати е най-скъпата, но цената им се изплаща напълно от широката им функционалност.

Малък бизнес в сферата на услугите или кетъринга

Татяна Глазачева отбелязва, че секторът на услугите е твърде разнообразен, за да препоръча конкретен тип онлайн каса. Много се определя от целевата аудитория и броя на клиентите. Например, ако вземете салони за красота, тогава те ще се нуждаят от онлайн касов апарат с широка функционалност и поддръжка за програми за лоялност: POS терминали или фискални регистратори, свързани с джаджа с приложение EKAM или подобно. В същото време обикновен фризьорски салон със стандартен набор от услуги може доста успешно да използва най-евтиния автономен касов апарат за микро и малки предприятия (ATOL 90F и други подобни).

Що се отнася до кафенето, тук много зависи от асортимента. Ако няма алкохол и менюто съдържа по-малко от 100 ястия, тогава офлайн онлайн плащане ще свърши работа. Ако кафенето предлага алкохолни напитки, тогава имате нужда поне от интелигентен терминал с вграден UTM модул, който предава данни към EGAIS.

Неща за запомняне

1. Ако все още нямате онлайн касов апарат, има вероятност да не се нуждаете от такъв - проверете с последната версия на закона.
2. Ако сте попаднали под предпоследното забавяне, но не сте попаднали под последното, побързайте: не остава много време до 1 юли.
3. Когато избирате онлайн касов апарат, се ръководете от спецификата на вашия бизнес – може би нямате нужда от скъпо устройство.
4. Преди да купите, проверете в регистъра на Федералната данъчна служба и се уверете, че избраното от вас устройство е в него.