15 съвета за Google Календар, които да използвате пълноценно

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 03:47

Прилагайте бързи клавиши, добавете места за срещи и скрийте частни събития.

1. Създайте отделни календари за различни нужди

По подразбиране Google ви предоставя само един календар, който съхранява всички ваши събития. Ако го използвате активно, работните задачи и срещи, домакинските задължения и личните събития ще се смесят и ще се превърнат в истинско бунище.

Ето защо е по-добре да създадете няколко календара за различни видове събития. За да направите това, щракнете върху иконата на зъбно колело в горната част и отидете на настройките. Там изберете опцията "Добавяне на календар" → "Създаване на календар". Дайте заглавие и, ако е приложимо, описание. По този начин можете да запазите работата си в един календар, графика си за тренировки в друг, рождените дни в трети и т.н.

2. Абонирайте се за календарите на колегите

Понякога трябва да следим какво правят нашите приятели или колеги. Ако те използват Google Календар, можете да добавите техните календари към себе си и да следите какви събития се появяват там.

В страничната лента отляво намерете реда, който казва „Намерете хора“. Въведете там името или имейл адреса на вашия приятел. В изскачащия прозорец, който се показва, щракнете върху „Заявка за достъп“и лицето ще получи съобщение с молба да му позволи да види своя календар. Когато той потвърди достъпа ви, създадените от него събития ще се покажат във вашата секция „Други календари“.

3. Изберете час за срещата, който е подходящ за всички

Имате ли нужда да организирате среща с колеги или събирания с приятели, но не можете да намерите момент, в който всички ще бъдат свободни? Вместо да изпращате покани, използвайте функцията „Намерете времето“.

Създайте ново събитие и кликнете върху бутона „Още опции“. На страницата, която се отваря, изберете раздела „Намиране на часа“. В полето Добавяне на гости отдясно въведете имената на хората, които искате да поканите – Google ви позволява да добавите до 20 души. Техните събития ще се появят пред вас. Ако някой е планирал нещо, той ще бъде маркиран като „Зает“. Остава само да намерим време за срещата, когато всички са свободни.

4. Скриване на частни събития

Да приемем, че трябва да проведете поверителна среща. И не искате целият офис да вижда къде отивате. За да направите това, трябва да маркирате срещата като „Лична“. Тогава само тези, на които сте разрешили да редактират (а не само да преглеждат) вашия календар, ще виждат информация за него.

Създайте събитие и отидете на „Още опции“. Кликнете върху бутона „Настройки за поверителност по подразбиране“и изберете опцията „Частен“. Това е всичко, сега външни лица няма да видят къде, с кого и в колко часа се срещате. Ако календарът ви е отворен за други, по време на частно събитие той просто ще показва знака „Заето“, без подробности.

5. Добавете видео срещи

Вместо да излъчвате данните си за вход в Skype или Google Hangouts на всички свои колеги, можете да вмъкнете връзката за видеоконференция директно в събитието в календара си. За да направите това, когато създавате събитие в "Други параметри", кликнете върху бутона "Добавяне на видеоконференция". Когато дойде часът за срещата, поканените ще бъдат помолени да се обадят в Google Hangouts.

6. Прикрепете прикачени файлове

Често на срещи или конференции се нуждаете от достъп до някакъв документ, за изучаването на който всички са се събрали. Google Календар ви позволява да прикачвате файлове и документи директно към събитието. По този начин всички поканени участници ще имат лесен и бърз достъп до тях.

Изберете желаното събитие и кликнете върху бутона с иконата на молив, за да го редактирате. В елемента "Описание" щракнете върху иконата на кламер и качете всички необходими файлове. Те могат да бъдат взети от вашия компютър или добавени от облака на Google Drive.

7. Включете световния часовник

Функцията Световен часовник в Google Calendar е много полезна, ако работите с отдалечени работници по целия свят. С негова помощ можете лесно да разберете колко часа имат, направо от интерфейса.

Отворете "Настройки", като кликнете върху съответния елемент в менюто със зъбно колело отгоре. Намерете "Световен часовник" отстрани. Включете опцията Показване на световния часовник и след това добавете градовете, в които живеят вашите колеги. И тяхното местно време ще бъде показано в страничната лента.

8. Уведомете поканените по имейл

Понякога трябва да информирате поканените на среща да направят нещо – например да донесат лаптопите си със себе си или да прочетат предварително някои материали. По принцип можете да пишете за това в коментарите към събитието, но е по-надеждно да привлечете вниманието на хората по имейл.

За да направите това, отворете предстоящото събитие и кликнете върху иконата на плика. И ще бъдете подканени да напишете съобщение, което ще бъде изпратено до всички поканени участници.

9. Добавете конкретни точки за срещи

Предимството на събитията, планирани в "Google Календар" е, че можете да прикачите връзки към "Google Maps" към тях. Така че не е нужно да се обаждате или пишете на участниците в срещата и да им обяснявате дълго и досадно как да стигнете до там и до там.

Отидете на опциите за среща и намерете полето „Къде“. Въведете адреса там и Google ще го намери. Сега, когато поканеният отвори събитието, той може да щракне върху адреса и да види мястото на срещата на картата.

10. Добавете интересни календари

Google ви позволява да се абонирате за така наречените интересни календари. В тях можете да видите например графика на празниците във вашия район, събития от света на спорта или фазите на луната.

Намерете секцията „Други календари“в левия прозорец и кликнете върху знака „+“. В менюто, което се отваря, изберете Интересни календари. Поставете отметка в квадратчетата, за които искате да се абонирате, и те ще се появят във вашия график.

11. Споделете вашите календари

Ако е необходимо, можете да го направите така, че други потребители да могат да преглеждат (или дори да редактират) вашите календари. Това е полезно, ако управлявате екип от колеги и искате те да са наясно с всички предстоящи събития. Или сте студент и сте създали график за лекции за съученици.

Задръжте курсора на мишката върху желания календар в левия панел и щракнете върху многоточия. Изберете Настройки и споделяне. В менюто, което се отваря, в секцията „Разрешения за достъп“можете да направите календара публичен (за всички потребители на интернет), да добавите отделни познати (за това имате нужда от техния имейл адрес) или да копирате връзката към календара, която трябва след това да бъдат изпратени по всеки удобен начин.

12. Използвайте бързи клавиши

Използването на клавиатурата може да бъде по-бързо и по-ефективно от преместването на курсора на мишката. Google Календар има доста бързи клавиши, чийто пълен списък може да бъде намерен. Ето някои от най-полезните:

• ° С - създаване на ново събитие.
• Backspace или Изтрий - изтриване на събитие.
• / - отидете на лентата за търсене.
• Числа от 1 до 6 - превключете изгледа на календара: ден, седмица, месец, година, дневен ред.
• T - отидете на днес.
• к или стр - превъртете календара до предишния период от време. Тоест, ако имате календар в месечен изглед, той ще превърти до предишния месец. Ако е в дневен режим - на предишния ден и т.н.
• j или - превъртете календара до следващия период от време.

13. Плъзнете и пуснете събития

Ако сте създали събитие, но сте пропуснали деня или часа от деня, не е необходимо да влизате в настройките на събитието и да въвеждате числата ръчно. Вземете събитието и го плъзнете до желания ден или час - така ще бъде по-бързо.

14. Използвайте Google Tasks

Google Tasks е прост мениджър на задачи, интегриран направо в Google Календар. За да ги отворите, щракнете върху синята икона в панела вдясно и ще видите списък с вашите задачи. Няма толкова много функции, колкото някои Wunderlist, но Google Tasks винаги са пред очите ви.

Можете да добавяте нови случаи, да ги редактирате, да им задавате краен срок и честота на повтаряне или чрез панела в уеб интерфейса, или чрез Google.

15. Отменете ненужните действия

И накрая, малък трик. Да приемем, че сте създали събитие, прилежно сте му предоставили описание, прикачили сте куп файлове към него, координирали сте го с всичките си колеги и след това неволно го изтрили.

Спокоен! Не е нужно да го пресъздавате. Просто натиснете клавишната комбинация Ctrl + Z, и изтритото събитие ще бъде възстановено. По този начин можете да отмените всяка неволна дейност в календара. Това е малко неясно, защото интерфейсът няма бутон „Отмяна“, но е много полезен.